Wir werden jeden Tag ein Stück digitaler, die Dichte an verschiedenen IT-Systemen in den Unternehmen nimmt von Jahr zu Jahr zu und die Komplexität des Arbeitsalltags steigt kontinuierlich an. Gerade die Bereiche Legal und Controlling sind mit Herausforderungen rund um das Thema Verträge konfrontiert, aber auch andere Fachbereiche sind während des gesamten Vertragslebenszyklus in den Prozess eingebunden.
Dieser Blogartikel soll dem Leser Ideen mit auf den Weg geben, wie das Vertragsmanagement nicht als weitere Insellösung genutzt wird, sondern als Teil der Gesamtstrategie zur Nutzung der Microsoft Plattform integriert werden kann.
Schritt 1: SharePoint als technologische Plattform
Wie gehe ich bei der Einführung einer neuen Vertragsmanagement-Softwarelösung vor? Nutze ich vorhandene Systeme, welche evtl. Funktionalitäten bieten, die primär erstmal gar nicht auf das Thema ausgelegt sind, aber adaptiert werden können? Dieser Ansatz geht generell mit Kompromissen einher, da man Software verwendet, die überhaupt nicht dafür vorgesehen ist.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, eine komplett neue Lösung anzuschaffen. Das gibt Flexibilität bei der Abdeckung der Anforderung und bietet umfangreiche Funktionalität in Bezug auf das Thema Vertragsmanagement. Das Problem ist hier sicherlich, dass ich unter Umständen eine weitere Insellösung erschaffe. Im schlimmsten Fall erkaufe ich mir einen größeren Funktionsumfang (den ich vielleicht gar nicht benötige) mit dem Nachteil von Medienbrüchen.
Eine Alternative liefert der SharePoint als Plattform. Er vereint Vertragsverwaltung, -Prozesse, -Controlling und -Archivierung in einer einzigen Lösung. Oftmals sind sogar schon Lizenzen vorhanden und der SharePoint an anderer Stelle produktiv im Einsatz.
Schritt 2: Den SharePoint zum Vertragsmanagement veredeln
Der SharePoint beherrscht im Standard bereits viele Dokumentenmanagement-Disziplinen und bietet dadurch auch rudimentäre Ansätze für das Thema Vertragsmanagement. Die Bereiche Kollaboration, Business Intelligence und Workflow sind von Haus aus starke Kompetenzen des SharePoint. Daneben gibt es aber auch Felder, die nur wenig oder gar nicht beherrscht werden, wie die Bereitstellung fertiger Lösungen (z.B. Vertragsverwaltung) out oft the box, Erstellung von digitalen Signaturen oder Möglichkeiten zur Erfassung & Klassifizierung. Genau an dieser Stelle ergänzt die Lösung d.velop contract for m365 den SharePoint und veredelt diesen durch den Ausbau genau dieser Teilbereiche zu einem vollwertigen Vertragsmanagement:
- Geführte Vertragserstellung über einen Wizard
- Darstellung Dashboard
- Fristen- und Laufzeitenmanagement
- Digitale Unterschrift
- Vorlagenverwaltung
- Prüfungs- und Freigabeworkflows
- Umfangreiche Suche
Schritt 3: Integration in Microsoft Dynamics 365 Business Central
Der Begriff Digital Workplace ist eines der Buzzwords der Digitalisierung. Dahinter versteckt sich der Ansatz, eine zentrale und digitale Arbeitsplattform zur Verfügung zu stellen, welche dem Anwender alle benötigten Funktionen für seinen Arbeitsalltag in einer Oberfläche zur Verfügung stellt. Welches Tool im Unternehmen ist nun aber diese zentrale Plattform? Die Antwort darauf wird je nach Fachabteilung anders ausfallen. Der Vertrieb arbeitet im CRM, übergreifend wird Outlook benutzt und ein Großteil der Belegschaft verbringt seine Zeit im ERP-System. Auch der SharePoint kann als zentraler digitaler Arbeitsplatz dienen. Das Problem ist, dass dieses geniale Konzept schlichtweg nicht mit einer einzigen bestimmten Software erreicht werden kann. Darum sind Integrationen elementar wichtig.
D.velop contract for m365 verbindet jetzt den SharePoint mit Microsoft Dynamics 365 Business Central und baut es zu einer vollwertigen Vertragsverwaltung aus. Zum Beispiel werden Vertragsdaten damit direkt in der Debitoren- oder Kreditorenmaske angezeigt. Die Vertragserstellung wird erleichtert und stellt jedem Beteiligten im Prozess die benötigten Informationen in der von ihm genutzten Applikation zur Verfügung.
Sämtliche Unternehmensbereiche, angefangen beim Controlling, über Legal bis hin zur Personalabteilung arbeiten kollaborativ an ihren Dokumenten. Während alle Kollegen auf denselben Datenstamm zugreifen, sorgt ein zentrales Berechtigungssystem dafür, dass jeder Benutzer nur jene Informationen einsehen kann, die für ihn und seine aktuelle Aufgabe relevant sind.
Durch die Office-Integration wird aus Word, Outlook & Co ein Fenster zum SharePoint. Parallel lassen sich dort abgelegte E-Mails anschließend direkt im Microsoft Dynamics 365 Business Central Client öffnen.
Die Integration des SharePoint in Microsoft Dynamics 365 Business Central bringt für den Anwender verschiedene Vorteile mit sich:
- Arbeiten in der gewohnten Umgebung
- Alle Informationen automatisch kontextbezogen auf einen Blick
- Medienbruchfreies Arbeiten
- Vorteile des SharePoint in BC Oberfläche verfügbar
- Erfüllung der Compliance Richtlinien
- Revisionssicherheit
- Unabhängiges Berechtigungssystem
Und was ist mit Microsoft Dynamics NAV?
Selbstverständlich ist eine Integration auch mit einer älteren NAV Version möglich. Auch andere ERP Systeme wie SAP, Finance & Operations und viele weitere können über Konnektoren angebunden werden.
Die letzte Meile – digitale Signatur
Egal ob ein Unternehmen noch völlig analog in der Papierwelt verweilt oder schon digital unterwegs ist, oft sorgt der Schritt zur Unterschrift eines Vertragsdokuments für einen Medienbruch. Das kann ein harter Bruch sein, bei welchem die Dokumente ausgedruckt, unterschrieben und verschickt werden, oder ein weicher Bruch, bei welchem die Dokumente aus dem Prozess ausgesteuert werden, um digital mit einer Insellösung elektronisch signiert zu werden.
Auch hier sollte wieder der Plattformgedanke verfolgt werden, bei welchem die Lösung für die digitale Signatur in den SharePoint integriert und innerhalb des Vertragsmanagements verfügbar gemacht wird. Durch die oben dargestellte Integration können so Dokumente bequem über Business Central direkt nach der Erstellung signiert werden. Der Erstellungsprozess wird dabei nicht unterbrochen. Das signierte Dokument verweilt im SharePoint und kann von dort direkt an den Vertragspartner zur Unterschrift geleitet werden.
So geht Vertragsmanagement: ALLE Verträge und Fristen im Blick mit Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Fazit
Eine weitere Insellösung für ein neues Thema ist schnell implementiert. Schärft man aber den Blick für seine bestehende Infrastruktur und schöpft die Integrationsmöglichkeiten seiner vorhandenen Lösungen aus, so eröffnen sich völlig neue Potenziale. Der SharePoint bietet eine hervorragende Basis für eine umfangreiche Vertragsverwaltung und lässt sich eingebettet in die Oberfläche von Business Central intuitiv von Anwendern bedienen. Dadurch wird das führende System im Unternehmen ohne individuelle Anpassungen und Programmieraufwand zum vollwertigen Vertragsmanagement veredelt.
