Bereits 2008 hatte Sir David Tweedie, ehemaliger Vorsitzender des International Accounting Standards Board (IASB), ein Ziel: „One of my great ambitions before I die is to fly in an aircraft that is on an airline’s balance sheet.“ Das IASB ist ein Gremium, das verbindliche Grundsätze für alle Unternehmen, die nach den Rechnungslegungsvorschriften „International Financial Reporting Standards” (IFRS) bilanzieren, festlegt. Was IFRS 16 bedeutet und welche Anwendungsbeispiele es gibt, zeigen wir in diesem Blogartikel.
Was bedeutet IFRS 16?
Die International Financial Reporting Standards (IFRS) sind internationale Rechnungslegungsvorschriften für Unternehmen, die vom International Accounting Standards Board (IASB) herausgegeben werden. Diese regeln losgelöst von nationalen Rechtsvorschriften die Aufstellung international vergleichbarer Jahres- und Konzernabschlüsse. Die IFRS werden von zahlreichen Ländern für kapitalmarktorientierte Unternehmen vorgeschrieben.
Seit dem 01. Januar 2019 sind Leasingnehmer nach dem IFRS 16 verpflichtet, die meisten Leasingverhältnisse in der Bilanz zu erfassen. Die bisherige Unterscheidung zwischen dem operativen Leasing („off balance“) und dem Finanzierungsleasing („on balance“) entfällt. Durch IFRS 16 soll mehr Transparenz und damit eine bessere Vergleichbarkeit der Jahresabschlüsse möglich sein.
Ein Beispiel für die Bilanzierung nach IFRS 16
Ein typisches Beispiel aus dem Alltag: Die Firmenwagen der Tochtergesellschaft werden als Aufwände in der Bilanz geführt. Die Leasingverträge werden in den Räumen der Geschäftsführung der Tochter archiviert. Die eigentliche Verbindlichkeit wirkt sich nicht negativ auf das Eigenkapital aus.
Durch die Bilanzierung nach IFRS 16 werden die Firmenwagen nun als Verbindlichkeit in der Bilanz aufgeführt und das Eigenkapital sinkt dadurch auf dem Papier.
Am Beispiel des Firmenwagenleasings können wir drei konkrete Schritte zur Bilanzierung nach IFRS 16 aufzeigen:
- Die Muttergesellschaft muss über alle Leasingverträge informiert werden.
- Um den Wert zu berechnen, der letztendlich bilanziert werden muss, müssen alle Verträge inklusive der Leasingverpflichtungen in einem zentralen System erfasst werden. Wichtig ist hierbei, dass am Ende der Vorstand oder der Geschäftsführer einen Überblick über alle Verträge erlangt.
- Die Geschäftszahlen und die Auswirkungen von IFRS 16 können so sauber analysiert werden.
Da die Erfassung und Verwaltung eine zentrale Rolle bei der Bilanzierung nach IFRS 16 spielt, ist es empfehlenswert, auf Produkte und Lösungen eines ECM-Herstellers zu setzen. Dadurch integriert sich die Vertragsverwaltung nahtlos in die bereits digitalisierten Prozesse. Falls dein Unternehmen noch kein Dokumentenmanagement-System besitzt, ist dies ein Anlass, mit der zentralen Digitalisierung zu starten. Durch eine geschickte Integration in die bestehenden Prozesse wird den Anwendern der Arbeitsalltag erleichtert.
Was benötige ich für eine Bilanz nach dem IFRS 16 Standard?
Da für eine Bilanz nach dem IFRS-Standard alle Leasingverhältnisse im Unternehmen erfasst werden müssen, wird ein zentrales Vertragsmanagement benötigt. Auch wenn nicht nach IFRS bilanziert wird, ist ein digitales Vertragsmanagement sinnvoll. Überleg einmal, wie lange Du benötigst, um alle Handyverträge und deren monatliche Kosten zu ermitteln? Mit einem ECM-System bleibst Du entspannt im Bürostuhl und benötigst dafür nur Sekunden.
Wann sollte ich mit der Erfassung und Verwaltung von Verträgen starten?
Alle Verträge im Unternehmen zu erfassen, benötigt seine Zeit. Es ergibt also durchaus Sinn, diesen Prozess sowie die spätere Vertragsverwaltung durch eine digitale Vertragsverwaltung zu unterstützen. Die strategischen Planungen gehen oft weit über ein Jahr hinaus, also warum nicht bereits heute mit einer digitalen Vertragsverwaltung starten?
An dieser Stelle möchten wir Dir gerne zeigen, wie Software (und in diesem spezifischen Fall: Software von d.velop) bei dieser Herausforderung unterstützen kann und muss.
Vertragsverwaltung at it’s best – 7 Fakten zum Vertragsmanagement mit Microsoft 365.
Erfassung aller Verträge
Der Einsatz von d.velop Software bietet die Möglichkeit, sowohl zentral als auch dezentral Verträge zu erfassen. So lässt sich beispielsweise an jedem Unternehmensstandort ein Scanner platzieren, sodass die Verträge nicht erst zur zentralen Scanstelle geschickt werden müssen. Durch eine intelligente Volltextanalyse können bereits bei der Digitalisierung der Verträge Eigenschaften und Daten aus dem Vertrag vollautomatisch extrahiert und (dem ECM-System) zur Verfügung gestellt werden.
Darüber hinaus unterstützt ein digitales Vertragsmanagement bei der Vertragsanlage dabei, relevante Informationen an den Dokumenten zu pflegen. So kannst Du an den entsprechenden Verträgen, wie Leasing- und Mietverträge, die Relevanz für IFRS 16 kennzeichnen. Diese Markierung erleichtert zu einem späteren Zeitpunkt die Übersicht und Transparenz bei der Suche.
Verwaltung der Verträge
Nachdem die Verträge digitalisiert sind, wird ein Produkt zur Verwaltung der Verträge benötigt. Mit dem d.velop contract for Microsoft 365 setzt Du auf eine Lösung innerhalb Microsoft 365, die Deinen SharePoint zu einem vollständigen ECM-System veredelt. Wenn bei Euch ein eigenständiges DMS im Einsatz ist, können wir mit dem d.velop Vertragsmanagement Euer System um diese Fachlösung erweitern. Hinter beiden Szenarien steckt die Erfahrung von zahlreichen Installationen in den unterschiedlichsten Branchen.
Um auch die Kosten eines Vertrages zentral zu erfassen, sollte ein digitales Vertragsmanagement die Funktion eines Zahlplans inkludieren. So können Forderungen und Verbindlichkeiten aus Leasingverhältnissen jederzeit eingesehen und über tagesaktuelle Reportings weiter ausgewertet werden.
Wie die Integration in den Alltag gelingt
Auf Basis von SharePoint lässt sich das Vertragsmanagement perfekt in den Arbeitsalltag integrieren. So ist es zum Beispiel möglich, direkt aus Outlook heraus Verträge im ECM-System zu recherchieren, E-Mails per Drag-and-Drop-Funktion abzulegen und den Vertrag inklusive abhängiger Dokumente in der Outlook-Oberfläche anzuzeigen. Du musst Deine gewohnte Umgebung nicht verlassen.
Ein Großteil der Kommunikation findet bei Unternehmen mittlerweile in Microsoft Teams statt. Auch hier integriert sich das d.velop contract for Microsoft 365 nahtlos, sodass Du die gemeinsame Bearbeitung in Deinen bekannten Applikationen weiter fortführen kannst.
Ein digitales Vertragsmanagement kann Dir also helfen, den Überblick über Leasingverträge sowie der zugehörigen Zahlpläne zu behalten und Dich dabei unterstützen, die Bilanzierung nach IFRS 16 zu meistern.
Neugierig geworden? Dann schau Dir unser Webinar an und erlebe die Software live und in Farbe. Erfahre, wie Du in wenigen Tagen ein digitales Vertragsmanagement auf Basis von SharePoint Online in Deinem Unternehmen einführst und so Verwaltung der Verträge vereinfachst.
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Häufige Fragen und Antwporten zu IFRS 16
Einfach erklärt ist IFRS 16 ist ein internationaler Rechnungslegungsstandard, der die Bilanzierung von Leasingverhältnissen regelt. Er wurde im Januar 2016 veröffentlicht und trat am 1. Januar 2019 in Kraft.
Da laut IFRS 16 alle Leasingverhältnisse in der Bilanz ausgewiesen werden müssen hat der Standard einen erheblichen Einfluss auf die Bilanz eines Unternehmens. Vermögenswerte, Schulden und Kennzahlen des Unternehmens können sich dadurch erheblich verändern.
Um die IFRS 16 umzusetzen, müssen Unternehmen zuerst ihre Leasingverhältnisse identifizieren. Dazu müssen alle relevanten Daten gesammelt werden und die Auswirkungen auf Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung berechnet werden. Dabei kann eine Software zum Vertragsmanagement helfen.