Warum jede Personalabteilung diese 3 HR-Prozesse digitalisieren sollte

Personalabteilungen haben in den vergangenen Jahren eine immer zentralere Rolle in Unternehmen eingenommen. Weg von reinen Verwaltungsaufgaben hin zu komplexeren Aufgabenbereichen rund um die Themen Recruiting, Weiterbildung, strategische Ressourcenplanung und beratende Funktionen im Hinblick auf fundierte Personalentscheidungen im Unternehmen – und das alles datenbasiert. Nur wer die eigenen KPIs im Blick hat und wiederkehrende Prozesse digitalisiert, kann am vorherrschenden kompetitiven Markt bestehen und wettbewerbsfähig bleiben. Dabei spielt die Förderung der Unternehmenskultur und -entwicklung eine wesentliche Rolle. Diese wachsende Verantwortung geht mit dem heutigen Arbeitsmarkt und dem Arbeitskräftemangel Hand in Hand. Die Suche und Bindung von Mitarbeitenden stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen. Herausforderungen, die der vollen Aufmerksamkeit bedürfen. Umso wichtiger ist es, die interne Effizienz, also Zeit- und Kostenersparnisse, aber auch eine niedrige Fehleranfälligkeit bei wiederkehrenden HR-Prozessen, sicherzustellen.

Warum HR-Abteilungen digitaler werden müssen

In der täglichen Arbeit existieren, wie bei allen Bereichen, auch in der HR viele Standardprozesse und grundlegende Aufgaben. Diese wiederkehrenden und oftmals administrativen Aufgaben können durch die Unterstützung von digitalen Lösungen vereinfacht werden, um den Personaler:innen wieder mehr Zeit für die Mitarbeitenden zu geben. Die Ergänzung und der Einsatz von digitalen Prozessen führt wiederum zu einem besseren Arbeitsklima bei jedem selbst und im gesamten Unternehmen. HR-Digitalisierung ermöglicht Freiräume, persönliche Daten unkompliziert zu verwalten und sich somit auf die Förderung und Weiterentwicklung zu fokussieren.

Daher die klare Empfehlung: Unternehmen sollten HR-Prozesse digitalisieren und automatisieren. So werden wiederkehrende Aufwände in der Personalabteilung reduziert. Denn für viele Prozesse rund um Dokumente – ob Rechnung, Vertrag oder Gehaltsabrechnung – gibt es Tools und digitale Lösungen für die HR-Abteilung.

Für 24 % der befragten Unternehmen stellt die Transformation von HR-Prozessen aktuell die größte Herausforderung dar.

HR-Trendstudie 2022

Folgende 5 Gründe sprechen für digitale HR-Prozesse:

1. Steigerung der Prozessqualität
2. Kostensenkung und Zeitersparnis
3. Steigerung der Flexibilität
4. Entscheidungshilfe durch Datenanalyse
5. Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung

Welche HR-Prozesse sollten digitalisiert werden?

Standardisierte und wiederkehrende HR-Prozesse können sich auf viele Anliegen über den gesamten Employee-Life-Cycle beziehen. Von der Erstellung von Arbeitsverträgen, Änderungsvereinbarungen, Adressänderungen, Gehaltsabrechnungen, Urlaub, Hochzeiten, Geburten bis hin zum Renteneintritt – im Laufe einer Karriere fallen einige Dokumente zur Übermittlung, Archivierung, Änderung und Unterschrift an.

Wie schafft man es, typische HR-Prozesse schlanker zu gestalten?

Um den heutigen Anforderungen schlanker HR-Prozesse gerecht zu werden, wird geeignete Software benötigt, die zuverlässig, sicher und einfach zu bedienen ist. Hier bedarf es im ersten Schritt einer Strategie mit einem Konzept, bevor es um die Einführung und Implementierung von Software gehen kann. Ein gemeinsames Verständnis und die gezielte Vorbereitung mit allen Beteiligten ist notwendig, bevor digitale Lösungen im Unternehmen erfolgreich eingeführt werden können.

Erfolgskriterien definieren & Trainingskonzept aufsetzen

Dafür müssen Erfolgskriterien definiert und die Einführung systematisch über ein ausgearbeitetes User- sowie Trainingskonzept geplant werden. Warum? Am Ende sollte es um den Menschen gehen und der Freiraum geschaffen werden, um die Mitarbeitenden auf der individuellen Employee Journey zu begleiten und die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen.

3 HR-Standardprozesse, die sich problemlos digital gestalten lassen

Die folgenden drei HR-Prozesse sollte nach Erfahrung von d.velop jede Personalabteilung zukünftig digitalisieren. Warum und wie? Wir verraten es dir.

1. Die Unterschrift: Signiere zukünftig schnell, nachhaltig und digital

Denken wir zum Beispiel an Signaturprozesse, die im Unternehmen traditionell mit Stift und Papier und somit auch orts- und zeitgebunden stattfinden. Das Skurrile daran: In den meisten Fällen erstellen Unternehmen, Dokumente und Verträge bereits vollkommen digital. Für die Unterschrift treten diese allerdings oft noch den Weg zum Drucker und Scanner an – ein klassischer Medienbruch, der sich erfolgreich vermeiden lässt: Durch den Einsatz der digitalen Unterschrift am PC, Smartphone oder Tablet sparen Unternehmen Papier und gleichzeitig Kosten- und Zeitaufwände für Vertragsabschlüsse jeglicher Art.

d.velop senkt Time-to-Hire mit digitaler Unterschrift um 45 %

So spart ein Unternehmen abhängig von der Größe bis zu 100.000 DIN-A4 Seiten Papier p.a. ein und minimiert Kosten- und Zeitaufwände für Vertragsabschlüsse aller Art. Egal ob Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen, Urlaubsanträge oder Krankmeldungen – die Anwendungsmöglichkeiten von digitalen Unterschriften sind vielseitig. Durch die Einführung der digitalen Unterschrift konnte d.velop selbst die Time to Hire um ca. 45 % senken.

So funktioniert die erfolgreiche Einführung der digitalen Unterschrift im Unternehmen

Die Vorteile der digitalen Signatur liegen also auf der Hand. Aber wie gehe ich jetzt aber am besten bei der Umsetzung vor? Der typische Ablauf sieht wie folgt aus:

1. Zunächst werden alle Dokumententypen gesammelt, die im Unternehmen bisher noch analog unterschrieben wurden.
2. Im zweiten Schritt wird pro Typ ein sogenanntes Signaturlevel (einfach, fortgeschritten oder qualifiziert) zugeordnet. Denn einige Dokumente sind erst durch Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES), die der gesetzlichen Schriftform entspricht, rechtsgültig. Wir empfehlen, für diesen Schritt unser Webinar anzuschauen und eine Rechtsberatung zu konsultieren.
3. Um qualifiziert zu signieren, registriert und identifiziert man sich einmalig direkt in der Software bei einem Vertrauensdiensteanbieter. Im Anschluss kann man das Signaturbild einstellen und anpassen. Abschließend können hochgeladene Dokumente direkt digital unterschrieben werden.

Mit d.velop sign bleiben die Personalprozesse 100 % digital und Unternehmen in Bezug auf Datenschutz und Rechtssicherheit nach eIDAS immer auf der sicheren Seite.

Warum sich Unternehmen für d.velop sign als Signaturlösung entscheiden

• Software made in Germany
• Intuitive und mobile Nutzung
• eIDAS- und DSGVO-konform
• Zahlreiche Integrationsmöglichkeiten
• Alle Signaturlevel inkl. QES im Standard verfügbar
• Persönlicher Support aus dem eigenen Hause

2. Die Gehaltsabrechnung: So erhält sie jede/r Mitarbeitende digital

Keine Person im Unternehmen möchte stundenlang kuvertieren und Gehaltsabrechnungen an Mitarbeitende manuell verteilen. Das ist nicht nur zeitaufwändig, sondern teilweise mit Sicherheitslücken und Fehlerquellen verbunden. Mitarbeitende wünschen sich heute ein einfaches, digitales Handling ihrer Gehaltsdokumente. Durch vermehrte Home-Office-Regelungen muss der Zugriff von verschiedensten Orten, zu jeder Zeit möglich sein.

Umsetzung der digitalen Gehaltsabrechnung mit d.velop postbox

d.velop ist diesem Wunsch nachgekommen und hat mit d.velop postbox eine digitale, rechtssichere und einfache Zustellung der Gehaltsabrechnungen inklusive Nachweis in ein privates Postfach umgesetzt. Dort können die Nachweise ohne großen Aufwand und auf unbestimmte Zeit archiviert werden, sodass lästiges Sortieren und Archivieren von Papierdokumenten entfällt.

Aber damit nicht genug: HR-Dokumente jeglicher Art werden mit der d.velop postbox digital zugestellt. Dabei wird die d.velop postbox durch d.velop sign ergänzt, um so einen ganzheitlichen Workflow abzubilden.

5 Gründe für die digitale Zustellung von Gehaltsabrechnungen

• Entlastung der lohnverrechnenden Stelle
• Zeit- und Kosteneinsparungen
• Prozessvereinfachung/ -verbesserung
• Bidirektionaler Austausch möglich
• Start in eine transparente digitale Kommunikation

3. Employee Self Services: Krankmeldung und Urlaubsanträge funktionieren per App

Wie schön wäre es, wenn Mitarbeitende Prozesse wie Urlaubsanträge oder Krankmeldungen zukünftig selbst in die Hand nehmen könnten und somit wertvolle Zeit der Mitarbeitenden und der Personalabteilung gespart wird, oder?

Aus Sicht der Mitarbeitenden stellen digitale Self Services einen absoluten Mehrwert dar. Die Autonomie der Mitarbeitenden wird gestärkt, da sie orts- und zeitungebunden Zugriff auf Employee Self Services haben. Insbesondere, wenn diese krank im Bett liegen und sich keine Gedanken um die rechtzeitige Krankmeldung machen können/möchten. Aber auch Flexibilität von Mitarbeitenden, die Remote arbeiten oder keinen festen Arbeitsplatz besitzen (sog. Non-Desk-Workers) wird durch App-Lösungen auf dem Smartphone oder Tablet erhöht und kürzere Kommunikationswege werden ermöglicht.

Gründe für Employee Self-Services

Für HR-Abteilungen

• Prozessbeschleunigung
• Entlastung und mehr Zeit für strategische Aufgaben
• Verringerung der Fehlerquote
• Verbesserung der Datenqualität und Transparenz
• Reduzierung von Druckkosten und Senkung des Papierverbrauchs

Für Mitarbeitende

• Verstärkte Autonomie
• Ortsunabhängiger Zugriff auf Services
• Erhöhte Flexibilität durch bequeme Anwendung vom Smartphone
• Kürzere Kommunikationswege
• Schnellere Prozesse

Fazit: Spare wertvolle Zeit für mehr aktives People Management

Es ist höchste Zeit, HR-Prozesse schlanker und einfacher zu gestalten, um einen Mehrwert für HR-Abteilungen und Mitarbeitende zu schaffen und weiterhin nachhaltig, effizient und sicher arbeiten zu können. Die Basis dafür ist eine Digital Workplace Strategie, die von allen Beteiligten akzeptiert und angewendet wird. Die elektronische Signatur Software, digitale Gehaltsabrechnung und Mitarbeiter-App sind passende Beispiele für Softwarelösungen, die der d.velop selbst und ihren Kunden tagtäglich dabei helfen, digital und ortsunabhängig erfolgreich zusammenzuarbeiten.