Welche Qualifikationen brauchen wir an welcher Stelle in unserem Unternehmen? Wie gestaltet sich ein reibungsloser und effizienter Kommunikationsprozess zwischen uns und unseren Mitarbeitenden? Wie können wir ein Arbeitsumfeld schaffen, das Mitarbeitende bestmöglich darin unterstützt, motiviert und engagiert im Sinne der Unternehmensziele zu handeln? Mit diesen und vielen weiteren Fragen sind HR-Verantwortliche heute konfrontiert. Sie müssen den Spagat zwischen ihren täglichen bzw. wiederkehrenden To-dos und strategischen Entwicklungsmaßnahmen und Planungen hinbekommen. In diesem Beitrag erfährst du, wie der aktuelle Stand der Digitalisierung im HR-Bereich ist und womit digitale Tools Personalabteilungen beim HR-Management unterstützen können.
HR-Management Definition
Das HR-Management, auch Human Resource Management oder kurz HRM, hat die Aufgabe, die immateriellen Ressourcen der Mitarbeiter:innen wie Wissen, Fähigkeiten, Motivation und Engagement optimal im Sinne der Unternehmensziele einzusetzen.
HR-Management (HRM) im Wandel
Werfen wir zunächst einen kurzen Blick in die Geschichte der Personalabteilung.
HRM als administrative Aufgabe
Früher bestand die Hauptaufgabe des HR-Management darin, administrative Tätigkeiten wie Einstellungen und, wenn es sein musste, Kündigungen rechtssicher durchzuführen. Meist wurden diese Aufgaben von Juristen übernommen. Auf diese folgten Sozialwissenschaftler, die sich stark mit dem Lernen im Allgemeinen auseinandersetzen.
Personalabteilungen wandelten sich von Paragrafenreitern zu Betreibern von Wohlfühlzonen.
Prof. Dr. Karlheinz Schwuchow
Professor für internationales Management
Hochschule Bremen
Das führte dazu, dass sie aufgrund mangelnder Unternehmensrealität häufig nicht mehr ernst genommen wurden. 1997 entwickelte der amerikanische Experte für Personalmanagement und Professor an der Ross School of Business der Universität of Michigan Dave Ulrich das sogenannte HR Business Partner-Modell mit dem Ziel, HR-Prozesse zu reorganisieren. Werte traten mehr in den Vordergrund und es kam nicht mehr nur noch auf Leistung an. HR stand plötzlich auf Augenhöhe mit Mitarbeitenden und Vorgesetzten – ein gewaltiger Schritt.
HR-Management im Umfeld neuer Technologien und starken Wettbewerbes
Heute ist HR eingebettet in ein Umfeld neuer Technologien und starken Wettbewerbes. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, geeignete Mitarbeitende zu finden und diese vor allem zu halten. Der demografische Wandel und Fachkräftemangel kombiniert mit einem Arbeitnehmermarkt macht es unerlässlich, dass sich Unternehmen an heutige Standards anpassen und sich im besten Fall von der Masse abheben. Nur dann sind sie eine interessante Option für potenzielle Mitarbeitende am Arbeitsmarkt.
[Personalabteilungen haben dabei eine neue Rolle eingenommen, denn:] Aus Business-Partnern werden Business-Enabler.
Prof. Dr. Karlheinz Schwucho
Professor für internationales Management
Hochschule Bremen
Ihre Aufgabe besteht darin, als Neudenker Innovationen im Unternehmen voranzutreiben und Digitalisierungspotenziale sinnvoll auszuschöpfen – immer mit dem Ziel vor Augen, Arbeitsprozesse für Mitarbeitende effizienter, einfacher und nachhaltiger zu gestalten. Dabei stellt sich die Frage, wie sie diese wichtige Rolle neben ihren administrativen, wiederkehrenden Aufgaben bewältigen sollen.
HR-Entlastungsmaßnahmen durch die Digitalisierung von Prozessen sind gefragt
Denkt man an die zu erstellenden und zu verschickenden Gehaltsabrechnungen oder an das Erfassen von Urlaubsanträgen, stecken dabei häufig noch zeitraubende und sperrige Prozesse dahinter. Hinzukommt, dass HR-Abteilungen die Ansprechpartner:innen für ihre aktuellen und potenziellen Mitarbeitenden sind und daher viele Einzelangelegenheiten zu klären haben. Wie sollen sie also noch Zeit für strategische Personalplanungen und -entwicklungsmaßnahmen des Unternehmens aufbringen?
Erste HR-Entlastungsmaßnahmen durch die Digitalisierung von Prozessen wurden bereits identifiziert und sind bei einigen Unternehmen schon im Einsatz – Doch da ist noch deutlich Luft nach oben!
Status Quo der Digitalisierung im HR-Bereich
Die Ergebnisse aus einer Benchmarking-Studie, die das Personalmagazin 2022 in Kooperation mit der Universität Mannheim und Hochschule Rhein-Main durchgeführt hat, sprechen für sich:
Nach dieser wird die Relevanz der Digitalisierung im HR-Bereich zwar von 44 % der Befragten als sehr hoch eingeschätzt, jedoch stimmen nur 25 % der Befragten auch einem sehr hohen Umsetzungsgrad zu. Besonders auffällig ist die große Differenz zwischen diesem Umsetzungsgrad und dem von 55 % der Befragten sehr hoch eingeschätzten Potenziale.
Trotz der benötigten Entlastung der HR-Verantwortlichen kommt die digitale Transformation des HR-Managements häufig zu kurz. HR-Verantwortliche führen unter anderem fehlendes Budget oder zu großen (zeitlichen) Aufwand als Gründe auf (HR-Studie 2020: So steht es um die Digitalisierung der Personalarbeit).
Welche digitalen Tools werden heute bereits genutzt?
In der Benchmark-Studie des Personalmagazins wurde ebenfalls gefragt, welche Technologieansätze in welchem Umfang im Einsatz sind.
Social Media Plattformen
An der Spitze sind dabei die externen Social-Media-Plattformen, wie etwa Instagram, LinkedIn oder Xing, die zumindest rudimentär vom Großteil der befragten Firmen genutzt werden. Das ist laut der Studie durch den hohen Digitalisierungsgrad im Recruiting zu erklären.
Interne Kollaboration und Kommunikation
Ein weiterer HR-Bereich, in dem die Digitalisierung langsam, aber sicher Fuß fasst, ist die interne Kollaboration und Kommunikation. Wie die Studie zeigt, sind für diesen Bereich bereits interne Social-Collaboration-Plattformen, digitale Personalakten, Cloud-Lösungen und Mitarbeitenden Self-Services im Einsatz. Nicht zuletzt die Pandemie hat gezeigt, dass Arbeiten heute in vielen Bereichen flexibler und von verschiedenen Orten aus möglich sein kann.
Um als Unternehmen zukunftsfähig zu bleiben, ist die Digitalisierung des eigenen HR-Managements eine Erfolgsgrundlage. Denn nur, wenn operative Prozesse reibungslos laufen, kann eine erfolgreiche Zukunft geplant werden.
Um das Ganze greifbarer zu machen, geben wir Praxisbeispiele von Softwarelösungen an die Hand, die die interne Kommunikation erleichtern und die Zusammenarbeit effizienter gestalten.
Gängige Lösungen zur internen Kommunikation und Kollaboration
Gerade in großen Unternehmen arbeiten Kolleg:innen häufig nicht an einem Ort, sondern sind auf verschiedenste Standorte verteilt. Auch die heutige Möglichkeit des Homeoffice wird von einigen Mitarbeitenden genutzt, sodass räumliche Flexibilität geschaffen wurde. Der Gang in die Personalabteilung, um beispielsweise einen Urlaubsantrag einzureichen, ist häufig nicht mehr notwendig. Anträge und HR-Dokumente werden stattdessen auch postalisch oder per E-Mail zwischen Personalmanagement und Arbeitnehmer:innen verschickt. Allerdings werden auch die per E-Mail verschickten Dokumente daraufhin in vielen Personalabteilungen noch ausgedruckt, händisch ausgefüllt bzw. unterschrieben, erneut eingescannt und zurückgeschickt. Neben den kontinuierlich steigenden Portokosten, die bei einem postalischen Versand anfallen, tragen diese Prozesse auch zu einem vermeidbar hohen Papierverbrauch bei. Dieser sollte im Sinne der Nachhaltigkeit so gering wie möglich sein.
Geht es um die alltägliche Kommunikation, werden meist verschiedenste Wege genutzt. Der eine ruft direkt an, während der andere sämtliche Angelegenheiten per E-Mail klärt und wieder ein anderer nutzt Teams oder Zoom – Ein echter Kommunikations-Wirrwarr! Gleichzeitig können bei Prozessen dieser Art wichtige Informationen durch Medienbrüche falsch weitergegeben werden oder gar verloren gehen.
Medienbruch Definition
Unter Medienbruch wird ein Wechsel des Mediums bei der Übertragung von Informationen innerhalb der Übertragungskette verstanden. Medienbrüche entstehen also immer dann, wenn einmal digital erfasste Daten nicht durchgehend für weitere Arbeits- und Geschäftsprozesse weiterverarbeitet werden können
Wenn du diese sperrigen Prozesse im Personalmanagement nur zu gut kennst, dann können wir dich beruhigen: Das geht auch anders!
Smarte, digitale Lösungen zur zeitgemäßen Kommunikation und Kollaboration
1. Die digitale Postzustellung von HR-Dokumenten
Der postalische Versand von HR-Dokumenten kann durch die Nutzung eines digitalen Briefkastens, wie der d.velop postbox, umgangen werden. Diese bietet für jeden Mitarbeitenden ein persönliches Postfach, in das seine HR-Dokumente zugestellt werden können. Durch die cloudbasierte Lösung werden sowohl Druck- und Papierkosten als auch natürliche Ressourcen wie Papier gespart.
Auch in puncto Sicherheit ist das HR-Management damit gut aufgestellt. Die Entwicklung und das Hosting finden in Deutschland nach deutschem Recht statt, Dokumente werden verschlüsselt zugestellt und können zudem dauerhaft verschlüsselt abgespeichert werden. Für alle versendeten Dokumente und Dateien existiert ein rechtlich gültiger Zustellnachweis, sodass Personalabteilungen gesetzkonform arbeiten können.
Was das Schaffen eines positiven Arbeitsumfeldes angeht, kann das HRM mit einem digitalen Briefkasten dafür sorgen, dass Mitarbeitende in Sekundenschnelle und ortsunabhängig Zugriff auf wichtige persönliche Dokumente erhalten – Denn er kann sowohl auf dem PC als auch in Form einer App auf dem Smartphone verwendet werden.
Die Zeitersparnis, die HR-Mitarbeitende durch den Wegfall sperriger Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse haben, können sie damit für ihre eigentlichen Aufgaben aufbringen.
Klingt verlockend, oder?
2. Komfortable Employee-Self-Services als Entlastung für HR-Mitarbeitende
Einige Mitarbeitenden-Prozesse, an denen die Personalabteilung zuvor noch aktiv eingebunden war und die viel Zeit in Anspruch genommen haben, können Mitarbeitende heute mühelos selbstständig übernehmen.
Wir alle stecken viel Zeit, Energie und Engagement in unsere Arbeit. Dabei ist es essenziell,
Maria Uebbing
die eigenen Mitarbeiter:innen mitzunehmen und transparent einzubinden. Eigenverantwortliches Arbeiten und das Vertrauen in die Ideen der einzelnen Mitarbeiter:innen sind dabei die Grundpfeiler des täglichen Miteinanders. Nicht zuletzt durch den Einsatz digitaler Lösungen werden die notwendigen Freiräume geschaffen, um sich selbst und die eigene Arbeit weiterzuentwickeln.
People & Culture
d.velop AG
Denken wir etwa an Urlaubsanträge oder die Buchungen für das Mittagessen oder einen Sitzplatz im Büro – Das sind wenige der Beispiele für Prozesse, die Mitarbeitende durch eine Mitarbeiter-App bequem von überall aus selbstständig durchführen können. Dafür benötigen sie lediglich ihr Smartphone und ersparen sich Medienbrüche und Kommunikationsdurcheinander.
Diese Employee-Self-Services bieten nicht nur den Mitarbeitenden die nötige Flexibilität durch einfache Prozesse, sondern entlasten gleichzeitig die Personalabteilung, die keine Papierberge mehr wälzen muss.
Mitarbeitende finden in der d.velop Mitarbeiter-App auch betriebsbezogene Informationen und Social News, sodass das Schwarze Brett der Vergangenheit angehört. Hierdurch kann die gesamte Belegschaft per Knopfdruck und ganz unkompliziert erreicht werden. Es wird eine gleichberechtigte Informationsverbreitung geschaffen, sodass jede/r die Chance hat, alle wichtigen Informationen sofort zu erhalten, ohne sie erst durch den Flurfunk mitzubekommen. Dieser Aspekt erhöht gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit und zudem die Reaktionsgeschwindigkeit auf Veränderungen.
Auf der Suche nach Ansprechpartner:innen kann die Suchfunktion des Kontaktbuchs der Mitarbeiter-App weiterhelfen. So kann der Anruf in der Personalabteilung als erste Anlaufstelle entfallen und Mitarbeitende sind autonom handlungsfähig. Es besteht zudem die Möglichkeit, dass Mitarbeitende Feedback über die App teilen können, sodass das Stimmungsbild im Unternehmen ermittelt und darauf reagiert werden kann.
Fazit: Ein digitaler Briefkasten und eine Mitarbeiter-App als wichtiger Schritt in Richtung HR-Digitalisierung
Dass das HR-Management viel Potenzial zur Digitalisierung von Prozessen hat, wurde von vielen Beteiligten bereits erkannt. Auch, dass die Zukunft der Arbeit digital sein wird, ist nichts Neues. Dennoch bleiben einige Potenziale der Digitalisierung von Personalabteilungen bisher unausgeschöpft. Digitale Postzustellungen, wie die der d.velop postbox, können dazu beitragen, natürliche Ressourcen wie Papier und Zeit der HR-Mitarbeitenden einzusparen. Die d.velop Mitarbeiter-App ermöglichen Mitarbeitenden ihre personenbezogenen Prozesse selbst in die Hand zu nehmen und die Personalabteilung zu entlasten.
Also, worauf wartest du noch, wenn auch du denkst, dass das HR-Management deines Unternehmens einen Digitalisierungs-Feinschliff verdient hat?
Weniger Aufwand und mehr Nachhaltigkeit durch digitales Personalmanagement