Darum solltest du HR-Dokumente digital an Mitarbeitende übermitteln

Personalabteilungen verfügen im Laufe der Zeit über eine Masse an HR-Dokumenten, die gespeichert, verwaltet und gepflegt werden müssen. Ein Teil davon wird regelmäßig an Mitarbeitende versendet – ein Klassiker darunter: die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Wir fangen vorne an und klären zunächst den Begriff „HR-Dokumente“, zeigen auf, welche Arten von HR-Dokumenten es gibt und nennen mindestens 6 gute Gründe, die für das digitale Übermitteln dieser an Mitarbeitende sprechen. (Spoiler: Nicht nur Mitarbeitende, sondern auch die Personalabteilung profitiert davon!)

Welche HR-Dokumente gibt es?

Vom Recruiting bis hin zum Austritt aus dem Arbeitsverhältnis – während des Beschäftigungsverhältnisses sammeln, archivieren und pflegen Personaler:innen eine Vielzahl an HR-Dokumenten. Entlang der gesamten Employee Journey sind unterschiedliche HR-Dokumente zu verzeichnen, die entweder in der jeweiligen Personalakte abgelegt oder regelmäßig an den Mitarbeitenden übermittelt werden.

Eine Übersicht der wichtigsten HR-Dokumente zeigt folgende Abbildung. Je nach Unternehmen variieren und unterscheidet sich das Portfolio der HR-Dokumente. Immer mehr Unternehmen führen beispielsweise Mobile-Office-Vereinbarungen ein, aber auch andere zusätzliche Vereinbarungen, wie die Firmenwagenvereinbarung kann hier aufgeführt werden.

HR-Dokumente entlang des Employee Lifecycle

Voraussetzung für das digitale Versenden von HR-Dokumenten

Damit Mitarbeitende relevante HR-Dokumente empfangen können und die rechtssichere Zustellung von Dokumenten gewährleistet werden kann, benötigt es das passende System. Dabei kann eine flexible Integration in das vorhandene IT-System eine geeignete Lösung darstellen. Die verschlüsselte und sichere digitale Postzustellung von HR-Dokumenten ist dabei das A und O. Orientierung bietet hierbei die Zertifizierung nach ISO 27001, mit der Anbieter die Wirksamkeit ihres Informationssicherheitsmanagementsystems objektiv und glaubwürdig nachweisen können. Wichtige Elemente sind dabei zum Beispiel die Zwei-Faktoren-Authentifizierung, die mitarbeiterindividuellen Verschlüsselungen und das revisionssichere Archivieren. 

6 gute Gründe HR-Dokumente digital an Mitarbeitende zu übermitteln

1. Orts- und zeitunabhängiger Zugriff

Junge Fachkräfte erwarten ein Umfeld, das flexibles Arbeiten, sowohl zeitlich als auch örtlich, als Standard bietet. Dazu zählt auch der Vorgang der digitalen Speicherung von HR-Dokumenten, um von überall und jederzeit auf wichtige Unterlagen zugreifen zu können. Auch von unterwegs haben Mitarbeitende auch von verschiedenen Endgeräten Zugriff auf beispielsweise die aktuelle Lohnabrechnung. Besonders die Corona-Krise hat gezeigt, dass Unternehmen, die auf das digitale Versenden von HR-Dokumenten setzen, besser durch die Krise gekommen sind. Dank digitaler Speicherung.

2. Kosten sparen

Viele Unternehmen schicken ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie andere HR-Dokumente noch immer per Post an ihr Personal. Die Reduzierung von Druck-, Kuvertierungs- und Portokosten, aber auch wegfallende Arbeitsaufwände ermöglichen hohe Kostenersparnisse.

3. Schnelles Verschicken

Besitzen die Mitarbeitenden ein digitales Postfach, ist das Verschicken und Empfangen von HR-Dokumenten in wenigen Sekunden möglich. Personaler:innen können mit wenigen Klicks einzelne HR-Dokumente zur Verfügung stellen, die der Mitarbeitende kurzfristig benötigt. Somit reduziert sich die Versandzeit von 2 bis 3 Liefertagen (klassischer postalische Weg) auf wenige Sekunden (digitaler Versand).

4. Neue Generation von Fachkräften verlangt einen digitalen Arbeitsplatz

Digital Natives stellen hohe Ansprüche an Unternehmen – bspw. Mobile Office oder Digital Workplace. Viele Arbeitgeber disqualifizieren sich schon durch einen langwierigen, nicht-digitalen Bewerbungsprozess. Um auch in Zukunft noch Fachkräfte zu bekommen, die bereit sind, lange bei ihnen zu bleiben, sind Investitionen notwendig, um Nachhaltigkeit zu erzeugen: Ein modernes Arbeitsumfeld und die Verwendung wegweisender Technologien gehören mindestens dazu.

Die Generation Y stellt neue Anforderungen an Arbeitgeber – und somit auch an das Recruiting. (…)

Manuel Huhmann, Founder und CEO von BrainTalents GmbH

5. Entlastung der HR-Abteilung

Beim Versenden von digitalen HR-Dokumenten geht es auch darum, die Mitarbeitenden der HR-Abteilung von monotonen Aufgaben zu entbinden, sie also psychisch zu entlasten und den Spaß an der Arbeit zu fördern. Wer für eine große Belegschaft beispielsweise Gehalts- und Lohnabrechnungen auf dem klassischen postalischen Weg verschickt, kennt den hohen Arbeitsaufwand vom Drucken über das Konvertieren bis hin zum Verschicken der Unterlagen. Um den Workload in der HR-Abteilung weiter zu reduzieren, ermöglichen Employee Self Services Freiraum für administrative Aufgaben und schnellere Prozesse.

6. Ressourcen schonen

Nicht zu vergessen: der Nachhaltigkeitsaspekt. Die Senkung des Papierverbrauchs und die Einsparung von CO₂ durch die digitale Postzustellung sprechen für eine umweltfreundliche Alternative. Der CO₂-Abdruck des Unternehmens reduziert sich erheblich, was sich nicht zuletzt auch positiv auf das Employer Branding des Unternehmens auswirkt.

Fazit

Eins ist klar. Viele Gründe sprechen für das digitale Übermitteln von HR-Dokumenten an Mitarbeitende. Und das Tolle daran: Es profitieren Mitarbeitende und die HR-Abteilung. Insbesondere junge Talente, die als „Digital Natives“ aufgewachsen sind, erwarten, dass ihnen HR-Dokumente schnell, einfach und vor allem digital und zentral gespeichert zur Verfügung stehen. Somit hat eine Personalabteilung, die selbst digital denkt und beispielsweise in Bewerbungsprozessen nach außen hin auftritt, das Potenzial, junge Talente und Top-Fachkräfte für sich zu begeistern.

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