Große Dateien teilen – sicher und über Organisationsgrenzen hinaus

Die interne Vernetzung in Organisationen und Unternehmen – zwischen Teams, Abteilungen oder Einheiten – ist das A und O für funktionierende Prozesse und eine erfolgreiche Kommunikation. Eine bessere Vernetzung innerhalb einer Organisation kann dazu beitragen, den Informationsfluss zu erleichtern, Synergien zu schaffen und die Effizienz zu steigern. Dazu gehört es manchmal auch, große Dateien zu teilen.

Doch wie vernetzen sich Organisationen untereinander, die beispielsweise partnerschaftlich zusammenarbeiten, oder in einer Auftraggeber-Dienstleister-Beziehung stehen, aber unterschiedliche Software- und Kommunikationskanäle nutzen? Die oftmals größte Hürde innerhalb der organisationsübergreifenden digitalen Vernetzung ist der sichere Dokumentenaustausch – insbesondere beim Teilen von großen Dateien.

Noch immer werden unsichere Wege zum Dokumentenaustausch gewählt, wie die E-Mail (Achtung: Phishing-Risiko!), ZIP-Ordner, WeTransfer-Links oder weitere Plattformen. Ein zusätzliches Problem stellt die Dokumentengröße dar. Nicht alle Dateien können komprimiert verschickt werden, sondern müssen in Originalgröße übermittelt werden. Wir klären darüber auf, wie Organisationen sicher, digital und vertrauensvoll große Dateien mit anderen Partnern teilen können.

Große Dateien teilen – Fluch und Segen zugleich?

Nicht immer ist es ratsam, große Dateien für den Versand zu komprimieren. Wenn es beispielsweise um die Handhabung umfangreicher Datenmengen oder die Bereitstellung hochauflösender Inhalte geht, die weiterverarbeitet und in ihrer Qualität nicht vermindert werden sollen, sollten Dateien von ihrer Größe unberührt bleiben. In einigen Situationen bringen sie aber auch Nachteile mit sich, die die Effizienz und den reibungslosen Ablauf von Prozessen beeinträchtigen.

In welchen Fällen sollten große Dateien vor dem Teilen nicht komprimiert werden?

1. Detaillierte Informationen: Große Dateien können umfassendere und detailliertere Informationen enthalten, was insbesondere bei hochauflösenden Bildern, Videos oder komplexen Datenbanken von Vorteil ist. 

2. Hohe Qualität von Medieninhalten: Bei Grafiken, Videos oder Musikdateien ermöglichen größere Dateigrößen eine höhere Qualität und Auflösung. Dies ist wichtig, wenn es um professionelle Anwendungen wie Grafikdesign, Videoproduktion oder Audiobearbeitung geht. 

3. Wissenschaftliche Forschung: In wissenschaftlichen und forschungsbezogenen Anwendungen können große Dateien komplexe Datenstrukturen oder umfangreiche Datensätze enthalten, die für Analysen, Simulationen oder Forschungsprojekte notwendig sind. 

4. Archivierung von großen Datenmengen: Große Dateien eignen sich gut für die Archivierung von umfangreichen Datensätzen, zum Beispiel im Gesundheitswesen, in der öffentlichen Verwaltung oder im Finanzsektor, wo große Mengen an Daten über einen längeren Zeitraum gespeichert und analysiert werden müssen. 

5. Professionelle Designprojekte: In Bereichen wie Architektur, 3D-Modellierung oder CAD-Design können große Dateien wie Baudokumente komplexe Modelle und Entwürfe enthalten, die für die Zusammenarbeit und Präsentation notwendig sind. 

6. Längere Videopräsentationen: Bei Videoproduktionen oder Schulungen können große Dateien längere Videopräsentationen enthalten, die nicht in kleinere Dateiformate gepackt werden dürfen, um die Qualität zu erhalten. 

7. Datenintensive Anwendungen: In bestimmten Softwareanwendungen, wie beispielsweise simulationsbasierten Programmen oder Software für maschinelles Lernen, sind große Datensätze erforderlich, um aussagekräftige Ergebnisse zu erzielen. 

8. Durchführung umfangreicher Analysen: Große Dateien können für umfangreiche Datenanalysen und statistische Auswertungen verwendet werden, insbesondere wenn es darum geht, Muster oder Trends in großen Datensätzen zu identifizieren. 

Die größten Nachteile beim Teilen großer Dateien

1. Zeitaufwand beim Hochladen und Herunterladen: Große Dateien erfordern mehr Zeit für den Transfer über Netzwerke, insbesondere bei langsamen Internetverbindungen. Dies kann zu Verzögerungen bei der Zusammenarbeit führen. 

2. Speicherplatzbedarf: Das Speichern großer Dateien erfordert beträchtlichen Speicherplatz. Dies kann zu höheren Speicherungskosten führen und die Verwaltung von Speicherressourcen erschweren. 

3. Überlastung von Netzwerken: Das Übertragen großer Dateien kann Netzwerke belasten und zu Engpässen führen, was sich negativ auf die Leistung anderer Dienste auswirken kann. 

4. Schwierigkeiten bei der Synchronisation: Bei der Bearbeitung großer Dateien in Echtzeit können Probleme bei der Synchronisation auftreten, vorwiegend wenn mehrere Personen gleichzeitig an denselben Dateien arbeiten. 

5. Eingeschränkte Mobilität: Das Übertragen großer Dateien kann problematisch sein, wenn Mitarbeiter:innen mobil arbeiten müssen. Mobile Internetverbindungen haben oft begrenzte Bandbreite, was zu langsamen Transferraten führen kann. 

6. Kollaborationshindernisse: Große Dateien können die digitale Zusammenarbeit beeinträchtigen, insbesondere wenn Teammitglieder in verschiedenen geografischen Standorten arbeiten. Die Dateien müssen erst übertragen werden, bevor alle darauf zugreifen können. 

7. Risiko von Datenverlust: Je größer die Datei, desto größer ist das Risiko von Datenverlusten während des Transfers. Störungen oder Unterbrechungen können zu beschädigten Dateien führen. 

8. Kompatibilitätsprobleme: Bestimmte Softwareanwendungen oder Betriebssysteme können Schwierigkeiten beim Öffnen und Bearbeiten großer Dateien haben, hauptsächlich wenn die erforderlichen Ressourcen nicht verfügbar sind. 

Hohes Risiko der organisationsübergreifenden Zusammenarbeit via E-Mail

Die E-Mail ist weiterhin eine der beliebtesten Versandkanäle von Dokumenten im organisationalen Kontext. Aber sie weist als Übermittlungsweg die meisten Schwachstellen auf. Denn neben der festgelegten Größe des maximalen Dateiversandes (bei den meisten Organisationen bis zu 10 MB) sind E-Mails der Gefahren von Cyberangriffen wie Phishing & Co. ausgesetzt.  

Im Rahmen der G DATA-Studie „Cybersicherheit in Zahlen“ von 2023 kam etwa heraus, dass jeden Monat rund 34.000 E-Mails mit Schadprogrammen in deutschen Regierungsnetzwerken abgefangen werden. In der Wirtschaft war laut Bundeskriminalamt (BKA) im Jahr 2022 weltweit wie auch in Deutschland der Finanzsektor jener mit dem höchsten Aufkommen an Phishing-Mails. 

Große Dateien teilen leicht gemacht – d.velop trust spaces als Austausch-Plattform für Organisationen

In einigen Fällen können große Dateien für den Versand nicht komprimiert werden. Wie bereits in den obigen Ausführungen erwähnt, sind dies zum Beispiel Videomaterialien, Grafiken, Präsentationen, komplexe Analysen oder Datenstrukturen, die eins zu eins an einen Partner, Dienstleister oder Projektunternehmen geteilt werden müssen. Gerade in regulierten Märkten wie dem Finanzsektor, der Gesundheitsbranche und der öffentlichen Verwaltung kommt zudem hinzu, dass bei der organisationsübergreifenden digitalen Zusammenarbeit mit höchst schützenswerten und oftmals personenbezogenen Dokumenten gearbeitet wird. Ein Datenklau oder -verlust während des Versandes kann zu folgenschweren Problemen führen.  

Was wird für das Teilen von großen und oftmals schützenswerten Dateien von diesen Branchen nun gefordert? Ganz klar: Ein DSGVO-konformer, verschlüsselter Dokumentenaustausch, bei dem keine (personenbezogenen) Daten in ein Drittland übermittelt werden. Für die organisationsübergreifende Zusammenarbeit bedarf es einer digitalen Austausch-Plattform eines europäischen Auftragsverarbeiters mit einem deutschen Rechenzentrum, das eine eigenständige, niederschwellige Vernetzung mit Geschäftspartnern ermöglicht. Maximale Sicherheit bei größtmöglicher Flexibilität – genau das bietet d.velop trust spaces.  

Das richtige digitale Werkzeug zum Teilen von großen Dateien ist wichtig

Je kleiner die Datenmenge, desto schneller und reibungsloser funktioniert der Versand – das ist klar. Aber auch das Teilen von großen Dateien muss sicher, schnell und verschlüsselt erfolgen können. Gerade in der organisationsübergreifenden Zusammenarbeit werden im Zuge von gemeinschaftlichen Projekten eine Vielzahl an Dokumenten und Daten miteinander ausgetauscht. Oftmals auch große Dateien, die per E-Mail gar nicht versendet werden können. Hinzu kommt, dass die E-Mail mit zu den unsichersten Versandkanälen zählt – Stichwort Phishing. Ein DSGVO-konformer, verschlüsselter und medienbruchfreier Dokumentenaustausch über die digitale Plattform d.velop trust spaces ist zum Teilen von (großen) Dateien zwischen externen Organisationen die bessere Lösung. So steht der organisationsübergreifenden Zusammenarbeit nichts mehr im Wege – jedenfalls technischer Natur.