Geschäftsprozesse digitalisieren: Ein Leitfaden von der Analyse bis zur Implementierung

Ein offenes Geheimnis: Verantwortliche, die ihre Geschäftsprozesse digitalisieren, realisieren einen enormen Mehrwert. Dieser reicht von Kosteneinsparungen über schnellere Abläufe bis hin zu zufriedeneren Mitarbeiter:innen. Aber wie gehe ich am besten bei der Prozessdigitalisierung vor? In unserem Blogartikel erfährst du, warum die Digitalisierung von Geschäftsabläufen nicht nur ein Trend, sondern ein unverzichtbarer Schritt zur Zukunftssicherung ist und wie es Organisationen gelingen kann, alle Mitarbeitenden an der digitalen Transformation zu beteiligen.

Warum müssen wir Geschäftsprozesse digitalisieren?

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist ein tiefgreifender Wandel, der Unternehmen und Organisationen dazu zwingt, über die herkömmlichen Grenzen hinauszudenken. Geschäftsprozesse digitalisieren geht weit über die bloße Automatisierung oder den Ersatz von Papierdokumenten durch digitale Dateien hinaus. Bei diesem Wandel müssen Verantwortliche ihre Arbeitsabläufe, Organisationsstrukturen und Kundeninteraktionen ganzheitlich überdenken und neugestalten. Das Ziel besteht nicht nur darin, vorhandene Geschäftsprozesse zu digitalisieren, sondern vielmehr darin, ihre Funktionalität, Effizienz und Benutzerfreundlichkeit von Grund auf neu zu konzipieren.

Die traditionellen Ansätze und Gewohnheiten müssen infrage gestellt werden, um Raum für Innovationen zu schaffen. Es geht darum, den gesamten Lebenszyklus eines Prozesses zu betrachten – von der Identifikation ineffizienter Schritte im alten System über die Gestaltung einer neuen, digitalen Prozessarchitektur bis hin zur Implementierung und fortlaufenden Optimierung. Eine erfolgreiche Digitalisierung erfordert, dass Unternehmen ihre Geschäftsprozesse nicht einfach eins zu eins digital replizieren, sondern sie radikal neu strukturieren, um das volle Potenzial der digitalen Technologien auszuschöpfen.

Es ist entscheidend, dass Unternehmen die Bedürfnisse ihrer Nutzer:innen und Kund:innen in den Mittelpunkt stellen, während sie ihre Geschäftsprozesse digitalisieren. Die Integration von Technologien wie Künstlicher Intelligenz, Datenanalyse, Automatisierung und Cloud-Computing eröffnet Möglichkeiten zur Steigerung der Effizienz, zur Verbesserung der Kundeninteraktion und zur Schaffung neuer Wertschöpfungsketten.

Kurz gesagt, die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bedeutet nicht nur die Einführung digitaler Werkzeuge, sondern auch eine tiefgreifende Neugestaltung von Arbeitsabläufen und Strategien. Unternehmen müssen sich von traditionellen Denkweisen lösen und die Chancen erkennen, die eine komplett neue, digitalisierte Prozesslandschaft bietet, um wettbewerbsfähig zu bleiben und einen echten Mehrwert für ihre Kund:innen zu schaffen.

Geschäftsprozesse digitalisieren, aber IT-Fachkräfte entlasten?

Die stetig wachsenden Anforderungen an Organisationen, sich digital weiterzuentwickeln, und der zunehmende IT-Fachkräftemangel haben einen Wandel in der Herangehensweise an die Digitalisierung von Geschäftsprozessen eingeläutet. Es ist zunehmend klar geworden, dass die alleinige Verantwortung, um Geschäftsprozesse zu digitalisieren, nicht mehr ausschließlich bei der internen IT-Abteilung liegen kann.

Die Rolle aller Mitarbeitenden in der Digitalisierung

Um erfolgreich zu sein, müssen Organisationen alle Mitarbeitenden aktiv bei der Prozessdigitalisierung einbinden. Die Vorteile dafür sind vielfältig: Auf der einen Seite ermöglicht die Beteiligung aller Mitarbeitenden an der Digitalisierung von Geschäftsprozessen eine breitere und vielfältigere Perspektive. Jede Abteilung und jeder Mitarbeitende hat einzigartiges Fachwissen und Kenntnisse darüber, wie Geschäftsprozesse aktuell funktionieren und am besten verbessert werden können.

Auf der anderen Seite können alle Mitarbeitenden auch ohne IT-Skills und Programmierkenntnisse die IT-Abteilung aktiv unterstützen und enorm entlasten. Durch ihre Beteiligung können innovative Ideen und kreative Lösungsansätze entstehen. Weiterhin führt die aktive Einbindung der Mitarbeitenden dazu, dass sie sich in den Transformationsprozess integriert fühlen. Das steigert nicht nur die Motivation und das Engagement, sondern fördert auch eine Kultur des Wandels und der kontinuierlichen Verbesserung im gesamten Unternehmen. Schlussendlich ermöglicht die Beteiligung aller Mitarbeitenden an der Digitalisierung eine schnellere und effektivere Umsetzung von Veränderungen, da die Expertise und das Engagement der gesamten Belegschaft genutzt werden können, um Hindernisse zu überwinden und Innovationen voranzutreiben.

So kannst du in 6 Schritten deine Geschäftsprozesse digitalisieren

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist ein entscheidender Schritt für Unternehmen und Organisationen, um sich an die sich ständig verändernde Geschäftswelt anzupassen. Es ist jedoch verständlich, dass dieser Übergang auf den ersten Blick überwältigend erscheinen kann. Mit einer klaren Strategie und einem strukturierten Ansatz können Verantwortliche jedoch erfolgreich ihre Geschäftsprozesse digitalisieren. Hier sind 6 Schritte, die dir zur Orientierung helfen können:

1. Analyse und Bewertung der aktuellen Geschäftsprozesse (IST-Analyse)

Der erste und grundlegende Schritt besteht darin, deine bestehenden Geschäftsprozesse zu verstehen und zu analysieren. Identifiziere manuelle oder ineffiziente Abläufe sowie Bereiche, die von einer Digitalisierung profitieren könnten. Dokumentiere detailliert, wie diese Prozesse ablaufen, um eine klare Ausgangsbasis für die Weiterentwicklung zu haben.

2. Ziele für die Prozessdigitalisierung formulieren (SOLL-Analyse)

Definiere klare Ziele und Erwartungen für die Digitalisierung deiner Geschäftsprozesse. Diese könnten die Steigerung der Effizienz, die Verbesserung der Kundenerfahrung, die Reduzierung von Fehlern oder die Erhöhung der Produktivität umfassen. Die Festlegung klarer Ziele hilft dabei, den Fokus während des gesamten Prozesses zu bewahren.

3. Auswahl der richtigen Technologien und Werkzeuge

Entscheide, welche Technologien und Tools am besten geeignet sind, um deine Prozesse zu digitalisieren. Dies kann die Implementierung eines Prozessmanagement-Tools, einer CRM-Software (Customer Relationship Management), Cloud-Plattformen oder Automatisierungstools umfassen. Wähle Werkzeuge, die nicht nur zu deinen aktuellen Anforderungen passen, sondern auch zukunftsfähig sind.

4. Entwurf und Entwicklung neuer digitaler Geschäftsprozesse

Basierend auf den Analysen und den definierten Zielen entwirfst du nun neue digitale Prozesse. Dieser Schritt erfordert kreatives Denken, um innovative Lösungen zu finden, die deine Unternehmensziele unterstützen. Stelle sicher, dass diese neuen Geschäftsprozesse die Effizienz steigern und die gewünschten Ergebnisse liefern.

5. Geschäftsprozesse digitalisieren, implementieren und schulen

Nachdem die neuen digitalen Geschäftsprozesse entwickelt wurden, ist es an der Zeit, sie in deinem Unternehmen einzuführen. Stelle sicher, dass alle Mitarbeiter:innen entsprechend geschult sind, um diese neuen Prozesse effektiv nutzen zu können. Der Schulungserfolg und Akzeptanz der Mitarbeiter:innen sind entscheidend für den Erfolg der Implementierung.

6. Überwachung, Anpassung und kontinuierliche Verbesserung

Die Digitalisierung ist ein fortlaufender Prozess. Überwache und messe die Leistung deiner digitalen Prozesse regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie die gewünschten Ergebnisse erzielen. Passe sie bei Bedarf an und strebe kontinuierliche Verbesserungen an, um mit den sich ändernden Anforderungen Schritt zu halten.

Geschäftsprozesse zu digitalisieren erfordert Zeit, Ressourcen und Engagement, aber sie bietet langfristige Vorteile für die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit deines Unternehmens. Indem du diese Schritte befolgst und kontinuierlich an der Verbesserung arbeitest, kannst du den Wandel erfolgreich gestalten und dein Unternehmen fit für die Zukunft machen.

Geschäftsprozesse digitalisieren: Mit dem d.velop process studio durchstarten

In den vorherigen Kapiteln haben wir gelernt, warum es wichtig ist, Geschäftsprozesse neu zu denken und ganzheitlich zu digitalisieren. Das d.velop process studio ist eine Workflow Management Software, die es Organisationen ermöglicht alle Mitarbeitenden an der digitalen Transformation zu beteiligen. In der Anwendung können neue Prozesse nach dem Industriestandard Business Process Management Notation (BPMN) modelliert und direkt implementiert werden. Mitarbeitende können so Routineaufgaben eigenständig digitalisieren und die IT-Abteilung nachhaltig entlasten. Stellt sich nur noch eine Frage: Wann startest auch du mit der Prozessdigitalisierung durch?