Geschäftspost direkt aus SAP versenden – so einfach geht’s!

Unternehmen sind heute bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen durchaus motiviert. Denn wo 2022 der Anteil deutscher Unternehmen, die komplett papierlos arbeiten, noch bei 8 % lag, ist er mittlerweile auf 12 % gestiegen.¹ Dennoch sehen sich 49 % der Unternehmen als Nachzügler in der Digitalisierung.²

Insbesondere Personalmanagement-Angelegenheiten sind häufig mit Papierbergen und zeitfressenden Prozessen verbunden und bieten daher viel Einsparungs- und Automatisierungspotenzial. Aber auch weitere Geschäftsprozesse, wie etwa die Rechnungsverarbeitung oder der Dokumentenverkehr mit Spediteuren bieten Automatisierungspotenzial. Einige Unternehmen setzen bereits auf SAP-Software, welche die Erstellung von Dokumenten unterstützt und vereinfacht. Jedoch folgen Zustellprozesse dieser Dokumente häufig noch dem altbekannten Muster: Ausdrucken, kuvertieren und postalisch verschicken. Dank smarter Lösungen wie einem digitalen Briefkasten kann dies der Vergangenheit angehören und optimiert werden.

In diesem Beitrag zeigen wir dir Beispiele von SAP-Lösungen und wie du mit SAP-Software in Kombination mit einer digitalen Zustellung von Geschäftspost deine Prozesse im Unternehmen optimieren kannst.

HR-Prozesse in SAP

Der Software-Hersteller SAP bietet zum einen eine On-Premises-Lösung (Human Capital Management HCM) und zum anderen eine cloudbasierte Lösung (Human Experience Management HXM – SuccessFactors) an, um HR-Prozesse zu automatisieren. Meist nutzen Unternehmen beide Lösungen in Kombination, da sie sich gut ergänzen. Aber was können sie und worin liegen ihre Vorteile?

HCM: Human Capital Management Software

Als On-Premises-Lösung hilft HCM dabei, die Personalverwaltung effizienter und automatisiert zu gestalten. Sie ist Teil des umfassenden SAP ERP –Systems und ihre Integration mit anderen SAP-Modulen ist nahtlos möglich. HCM deckt nicht nur strategische HR-Kernfunktionen wie die Verwaltung von Personalinformationen ab. Darüber hinaus bietet sie auch effiziente Lösungen für Gehaltsabrechnungen, das Zeit- und Talentmanagement, das Employee Experience Management und für Leistungsbeurteilungen.

HXM: SAP SuccessFactors

Die cloudbasierte Human-Experience-Management-Software erweitert HCM und schafft mitarbeiterorientierte Nutzererlebnisse. HXM unterstützt bei HR-Prozessen während der gesamten Laufbahn von Beschäftigten – angefangen beim Recruiting und Onboarding, über Gehaltsabrechnungen, bis hin zum Ziel- und Kompetenzmanagement bzw. Schulungen. Sie soll die bestmögliche Employee-Experience schaffen.

Nice to know: Bei Gehaltsabrechnungen nutzen Unternehmen die verschiedensten Programme, um diese zu erstellen. Wir haben einen Blick auf die Zustellung der Gehaltsdokumente aus verschiedenen Lohnabrechnungsprogrammen geworfen.

SAP bietet durch seine umfangreiche Produktpalette im Bereich des HR-Managements viele Lösungen, um HR-Abteilungen durch Automatisierung und Effizienzsteigerung zu entlasten. Hierbei gibt es für nahezu jeden HR-Bereich spezielle Produkte, die die Erstellung entsprechender Daten und Dokumente unterstützt.

Jedoch reichen die Lösungen von SAP weit über den HR-Tellerrand hinaus und können in nahezu allen Geschäftsbereichen zum Einsatz kommen. So bietet SAP unter anderem in den Bereichen der Rechnungsverarbeitung und Logistik weitere hilfreiche Lösungen für andere Fachabteilungen.

Rechnungsverarbeitung in SAP

Was die Optimierung der Rechnungsverarbeitung angeht, kann SAP unterstützen. Viele Unternehmen kennen es: Rechnungen gehen auf verschiedenste Weise ein. Ob per E-Mail, als elektronisches Rechnungsformat oder papierbasiert per Post. Letztere werden anschließend eingescannt und in ein digitales Dokument umgewandelt. SAP ArchiveLink begleitet den Eingangsrechnungsprozess von Anfang an und d.velop invoices for SAP verhilft zu einer durchgängig digitalisierten Rechnungsverarbeitung in SAP. Die Software liest die Daten der Rechnungen aus, klassifiziert sie und ordnet sie daraufhin einem Lieferanten und einer Bestellung zu. Anschließend erfolgt die Übergabe an das SAP Rechnungscockpit, in dem der Bearbeitungsstatus aller eingegangenen Rechnungen transparent eingesehen werden kann. Der dahintersteckende, nativ in SAP integrierte Workflow reicht von der Vorerfassung, über die sachliche Prüfung, Freigabe und Kontierung bis hin zur Buchung der Rechnungen. Zuletzt kann die Buchung und Zahlung der Rechnung im Finanz- und Rechnungswesen abgewickelt werden.

Logistikprozesse in SAP

Bezüglich der Logistik- und Lagerprozesse in Unternehmen bietet SAP ebenfalls Lösungen. SAP Business Network Freight Collaboration etwa unterstützt bei der reibungslosen Zusammenarbeit mit Spediteuren und Logistikdienstleistern. Diese Lösung ermöglicht eine Zusammenarbeit mit vielen Partner:innen auf einer globalen Cloud-Plattform. Dabei dient sie der Verwaltung von Angeboten über Frachtaufträge bis hin zur Abrechnung mit Spediteuren.

Wie diese Beispiele zeigen, bietet SAP als Marktführer für Unternehmenssoftware verschiedenste Lösungen an, um Geschäftsprozesse zu optimieren und zu digitalisieren. Gerade dokumentenbasierte Prozesse, die häufig noch in Papierform stattfinden, können heute ohne Probleme digital abgebildet werden. Dass diese Dokumente anschließend rechtssicher an entsprechende Empfänger:innen zugestellt und archiviert werden können, spielt für Unternehmen eine wichtige Rolle, um ihren Pflichten nachzukommen.

d.velop postbox als digitaler rechtssicherer Postbote und Briefkasten

Sollen wichtige Dokumente wie beispielsweise Gehaltsabrechnungen, Rechnungen oder Liefernachweise an Empfänger:innen aus dem gewohnten Erstellungs-System wie SAP zugestellt werden, ist ein digitaler Briefkasten eine smarte Lösung dafür. So können Medienbrüche vermieden und ein ganzheitlich digitaler Prozess umgesetzt werden. Wenn du Dokumente immer noch auf verschiedene Weise wie etwa postalisch oder per E-Mail an entsprechende Empfänger:innen zustellst, kann das nicht nur ineffizient, sondern auch mit Unsicherheiten behaftet sein.

Die gute Nachricht: Wir haben eine rechtssichere Lösung dafür – die d.velop postbox. Jede:r Empfänger:in erhält mit der postbox einen eigenen digitalen Briefkasten, in den entsprechende Dokumente zugestellt werden können. Die cloudbasierte Lösung ermöglicht einen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf zugestellte Dokumente und eine sichere Archivierung. Über die Funktion der automatischen Push-Benachrichtigungen sind Empfänger:innen immer auf dem neusten Stand, wenn ein Dokument zugestellt wurde. Auch können die Nutzer:innen die Dokumente aufgrund einer Volltextsuche und einer individuell möglichen Ordnerstruktur in der postbox schnell wiederfinden. Die Sicherheit steht hierbei im Fokus. Denn der digitale Briefkasten erfüllt höchste Sicherheitsstandards nach deutschem Datenschutz und die Unterlagen liegen in einem ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland.

Fazit: SAP x d.velop postbox

Um Geschäftsprozesse von A bis Z digital und somit papiersparend und optimal zu gestalten, können SAP und die d.velop postbox Hand in Hand gehen. In SAP erstellte, digitale Dokumente können in der postbox empfangen und archiviert werden. So tragen sie gemeinsam zu einer digitalen und nachhaltigen Zukunft von Dokumenten-Prozessen bei und erleichtern die Arbeit in verschiedenen Abteilungen von Unternehmen.

Gehörst du noch zu den 49 %, die sich als Nachzügler in der Digitalisierung sehen? Dann können die hier genannten Beispiele der Anfang einer ganzheitlichen Digitalisierungsstrategie von etlichen Geschäftsprozessen sein. Die Anwendungsfälle für SAP und die d.velop postbox sind dabei vielfältig und können neben HR-, Logistik- und Rechnungsprozessen auch für weitere Geschäftsprozesse zum Einsatz kommen.

Klingt spannend? Dann verpasse nicht den Anschluss, sondern profitiere von schlanken und digitalen Geschäftsprozessen mit SAP und der digitalen Postbox. Wir beraten dich gerne bezüglich möglicher Anwendungsfälle und Schnittstellen.