Genehmigungsprozesse sind ein wesentlicher Bestandteil vieler Unternehmen und Organisationen. Sie gewährleisten, dass wichtige Entscheidungen und Aktivitäten von den richtigen Personen überprüft und genehmigt werden. Allerdings können ineffiziente und zeitraubende Genehmigungsprozesse die Produktivität beeinträchtigen und Verzögerungen verursachen. In diesem Artikel betrachten wir die Bedeutung effizienter Genehmigungsprozesse und zeigen dir, wie du mit dem d.velop process studio Genehmigungsprozesse zukünftig selbst erfolgreich automatisierst – auch ohne IT-Kenntnisse.
Was sind Genehmigungsprozesse?
Bevor wir uns die Implementierung von automatisierten Genehmigungsworkflows anschauen, gilt es zunächst zu verstehen, was Genehmigungsprozesse überhaupt sind und welche Arten es in Unternehmen und Organisationen gibt. Denn nur wer seine Prozesse kennt, kann diese auch automatisieren und optimieren. Hier kann die Erstellung einer Prozesslandkarte helfen.
Definition Genehmigungsprozesse
Genehmigungsprozesse sind strukturierte Abläufe, die es Unternehmen und Organisationen ermöglichen, Entscheidungen, Transaktionen oder Freigaben auf effiziente und kontrollierte Weise zu verwalten. Ein Genehmigungsprozess umfasst typischerweise mehrere Schritte, in denen Anträge, Vorschläge oder Dokumente von relevanten Parteien überprüft, genehmigt oder abgelehnt werden. Die Definition von klaren Zuständigkeiten, Regeln und Eskalationsmechanismen gewährleistet, dass die Prozesse reibungslos ablaufen und Ausnahmesituationen adäquat behandelt werden.
Arten von Genehmigungsprozessen
Genehmigungsprozesse finden in unterschiedlichen Unternehmensbereichen Anwendung, sei es in der Beschaffung, im Finanzwesen oder im Personalmanagement. Zu den gängigen Arten von Genehmigungsprozessen zählen:
- Finanzielle Freigaben: Hierzu gehören unter anderem Budgetfreigaben, Rechnungsfreigaben und Genehmigungen für Ausgaben. Solche Prozesse gewährleisten, dass finanzielle Entscheidungen innerhalb definierter Richtlinien getroffen werden.
- Personalmanagement: Genehmigungsworkflows können in HR-Abteilungen eingesetzt werden, um Urlaubsanträge, Arbeitszeitflexibilität und Neueinstellungen zu genehmigen.
- Beschaffungsprozesse: Bestellanforderungen, Lieferantenverträge und Einkaufsfreigaben können mithilfe von Genehmigungsworkflows effizient koordiniert werden.
- Vertragsmanagement: Vertragsfreigaben und Verlängerungen können in gut strukturierten Workflows bearbeitet werden, um die Einhaltung von Fristen und Bedingungen sicherzustellen.
Die Vorteile von Genehmigungsprozessen für Unternehmen und Organisationen
Die Bedeutung von Genehmigungsprozessen für Unternehmen und Organisationen betrifft verschiedenste Bereiche. Eine erste Einordnung lässt sich anhand der folgenden Gliederung vornehmen:
- Kontrolle und Compliance: Genehmigungsprozesse sind ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmenskontrolle und -compliance. Sie helfen sicherzustellen, dass Entscheidungen und Transaktionen im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorschriften stehen.
- Ressourcenoptimierung: Durch die Automatisierung von Genehmigungsworkflows können Unternehmen Zeit und Ressourcen einsparen. Mitarbeiter:innen müssen nicht mehr manuell Anträge verfolgen oder nachfragen, was den Arbeitsaufwand reduziert.
- Transparenz und Nachverfolgbarkeit: Die klare Struktur von Genehmigungsprozessen ermöglicht es allen beteiligten Parteien, den Status von Anträgen oder Freigaben zu verfolgen. Dies fördert die Zusammenarbeit und minimiert Missverständnisse.
- Risikominderung: Genehmigungsprozesse tragen dazu bei, Risiken zu minimieren, indem sie sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen und Prüfungen vor einer Entscheidung vorliegen. Dadurch werden Fehler und potenzielle negative Auswirkungen reduziert.
- Kunden- und Partnerbeziehungen: In einigen Fällen können Genehmigungsprozesse dazu beitragen, Vertrauen bei Kunden und Partnern aufzubauen. Ein transparenter und effizienter Prozess zeigt Professionalität und Verlässlichkeit.
Der Einsteiger-Guide: So funktioniert die Einführung digitaler Prozesse in jeder Organisation!
Implementierung von Genehmigungsworkflows mit dem d.velop process studio
Das d.velop process studio ist eine leistungsstarke Plattform zur Gestaltung und Automatisierung von Geschäftsprozessen, einschließlich Genehmigungsworkflows. Es ermöglicht Entscheider:innen und Mitarbeiter:innen in Fachabteilungen, maßgeschneiderte Workflows zu erstellen, ohne tiefgehende technische Kenntnisse zu benötigen. Der Ablauf der Implementierung wird in der nachstehenden Infografik deutlich.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Implementierung
Wie genau die Implementierung eines Genehmigungsworkflows mit dem d.velop process studio abläuft, erklärt unser Experte Andre Thesker Schritt für Schritt im Video:
Weitere automatisierte Geschäftsprozesse im Webinar
Andre Thesker und Christina Elbert präsentieren dir weitere Vorteile und Anwendungsszenarien des d.velop process studios im Webinar:
Das Gold des 21. Jahrhunderts: Geschäftsprozesse – und wie man diese (auch ohne IT-Skills) implementiert