Firmen-App: Warum Unternehmen nicht an mobiler Kommunikation vorbeikommen!

Unternehmen und Organisationen dabei unterstützen, ihr ganzes Potenzial zu entfalten, Menschen verbinden und Arbeitsabläufe vereinfachen – das ist seit Jahren das Credo der d.velop AG. Das ist es, was uns täglich antreibt, um gemeinsam mit unseren Kunden den digitalen Wandel zu gestalten.

Die Zeiten haben sich geändert: Heute arbeiten viele nicht mehr ortsgebunden, sondern benötigen mobilen Zugriff auf Unternehmensinformationen, wenn sie gerade bspw. auf Dienstreise, im Homeoffice oder unterwegs auf der Baustelle oder in der Produktion sind. Dazu strömt eine Generation auf den Arbeitsmarkt, die Kommunikation und Zusammenarbeit auf digitale Art und Weise kennt, schätzt und klar einfordert. Die Gen Z hat gewisse Erwartungen und stellt Anforderungen an ihren Arbeitgeber, die am heutigen Arbeitnehmermarkt nicht auf taube Ohren stoßen sollten. Sie fordert direkte und offene Kommunikation auf Augenhöhe, die eine Feedbackkultur in beide Richtungen beinhaltet und fördert (GenZ metafinanz 2023). Unternehmen stehen also vor neuen Herausforderungen, was die interne Kommunikation mit der gesamten Belegschaft betrifft.

Um auf herrschende Veränderungen zu reagieren, kommt eine Firmen-App, wie wir sie bei d.velop umgesetzt haben, ins Spiel, deren Mehrwerte wir in diesem Blogbeitrag thematisieren.

Flexibilität durch mobile Kommunikation mit einer Firmen-App schaffen

Wir bei d.velop lassen unseren ca. 1.000 Kolleg:innen die Freiheit, nicht nur vom Firmensitz in Gescher aus zu arbeiten, sondern gleich mehrere Office-Spaces im ganzen Bundesgebiet oder das Homeoffice als Arbeitsplatz zu nutzen.

Eine solche Flexibilität bringt dabei sowohl Vorteile als auch Herausforderungen mit sich: Einerseits ermöglicht und unterstützt es die Agilität und Selbstorganisation unserer Mitarbeiter:innen und ist damit fester Bestandteil unserer d.velop Kultur und Strategie. Andererseits muss sichergestellt werden, alle Kolleg:innen bei personalrelevanten Themen mitzunehmen und zu gewährleisten, dass sich jede/r gehört und abgeholt fühlt. Die physische Entfernung durch Office Spaces, Homeoffice und Projektarbeit erschwert eine durchgängige und gleichwertige Kommunikation miteinander.

Lokale Kommunikationskanäle wie bspw. das Schwarze Brett oder die altbekannte Hauspost sind hier nicht zielführend. Es braucht einen Kanal, der orts- und zeitübergreifend für alle Mitarbeiter:innen zugänglich ist. Und genau hier kommt eine Firmen-App bzw. Mitarbeiter-App ins Spiel, auf die wir im Folgenden noch genauer eingehen werden.

Welchen Herausforderungen stehen Unternehmen heute bei der internen Kommunikation gegenüber?

Um eines vorwegzunehmen: Nicht nur die Arbeitswelt befindet sich im Wandel – Stichwort New Work. Auch müssen Unternehmen ihre genutzte Kommunikationswerkzeuge gleichermaßen anpassen, damit diese weiterhin den Bedürfnissen von heute oder sogar von morgen gerecht werden.

Hinterfragt man traditionelle Kommunikationsprozesse in der heutigen Arbeitswelt, geprägt von Flexibilität, Mobilität und Effizienz, so fallen einige Punkte direkt auf:

1. Schnelligkeit der Informationsverbreitung: Die Geschwindigkeit, mit der Informationen durch Unternehmen fließen, sollte nicht abhängig vom Standort verschiedener Kolleg:innen sein. Ein Beispiel: Jemand, der gerade in einer anderen Stadt für einen Kundentermin ist, sollte genauso schnell Informationen teilen und erhalten können wie jemand, der gerade mit Kolleg:innen in der Kantine zusammensitzt.
2. Verbundenheit & Identität: Eine Fernbeziehung aufrechtzuerhalten, war schon immer eine Herausforderung für sich – erst recht im beruflichen Kontext. Unternehmen sollten daher schauen, wie sie die Verbundenheit ihrer Belegschaft zum Unternehmen und ihren Kolleg:innen aufrechterhalten. Denn je geringer die Berührungspunkte zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen, desto weniger werden sich Mitarbeiter:innen mit den Werten und Glaubenssätzen des Arbeitgebers identifizieren können.
3. Reichweite der Kommunikationskanäle: Die altbekannte Hauspost oder das klassische schwarze Brett sind gut und schön. Allerdings büßen diese Kanäle im digitalen Wandel immer stärker an Reichweite ein – Office Spaces und Homeoffice sei Dank. Umgekehrt steckt beispielsweise in einem firmeneigenen Intranet am PC die Herausforderung, dass operative Mitarbeiter:innen ohne PC-Arbeitsplatz davon wenig profitieren.
4. Kommunikationsblase: „Informationen sind nicht abrufbar? Dann frag’ ich halt die anderen!“ – wer kennt es nicht? Informationen werden, wie zu Schulzeiten, im „Stille Post-Stil“ von Kolleg:in zu Kolleg:in getragen. Und was kommt dabei raus? Bestenfalls ein Teil der Wahrheit. Überdies kann zeitversetzte Kommunikation auch zu Unmut unter Kolleg:innen führen.
5. Kommunikations-Einbahnstraße: Informationen kennen häufig, wenn überhaupt, nur einen Weg – und zwar den vom Arbeitgeber zum/zur Arbeitnehmer:in. Ein Austausch über räumliche Distanzen ist entweder mangels digitaler Alternativen oder mangels Berücksichtigung von Feedbackkanälen in den genutzten Kommunikationstools nicht möglich.
6. Nachhaltigkeit der Informationsverbreitung: Papierbasierte Kommunikation, wie etwa Briefe in der Hauspost oder Zettel am Schwarzen Brett, war gestern. Mobile Kommunikation fordert mobile Tools wie eine Firmen-App auf dem Smartphone, die ganz nebenbei die Umwelt schont und Informationen nachhaltig abrufbar macht.
7. Datensicherheit: In Unternehmen existieren vielfältige schützenswerte Daten, seien es personenbezogene oder betriebsinterne. Ausgedruckte Dokumente, Flurfunk oder unverschlüsselte E-Mail-Kommunikation sind Beispiele für Kanäle, die anfällig für Datenverlust oder -manipulation sind.

Warum genau eine Firmen-App?

Eine Firmen-App wie d.velop connect bietet zahlreiche Vorteile für die mobile Kommunikation.  Eine solche App kann erstens auf eine Kultur der agilen, modernen Zusammenarbeit, zweitens auf den Wunsch, alle Kolleg:innen gleichermaßen mit allen nötigen Informationen zu versorgen sowie drittens ihnen ein Mittel zur wechselseitigen Kommunikation zu bieten, einzahlen. 

Eine Firmen-App verfolgt das Ziel, die oben genannten Herausforderungen zu beseitigen, in dem sie… 

• Mitarbeiter:innen bindet: Mitarbeiter:innen das Gefühl zu geben, ein Teil vom Unternehmen bzw. Team zu sein – gleich wo sie sind – ist das beste Werkzeug, Fachkräfte zu binden.
• Die gesamte Belegschaft und auch Externe unkompliziert erreicht: Schätzungsweise 75 % der Beschäftigten in Deutschland haben keinen festen Büroarbeitsplatz (Blue- und Grey-Collar-Report 2022). Gleichzeitig bieten sechs von zehn Unternehmen Homeoffice an (statista.com). Um auf diese Beispiele von räumlichen Distanzen zu reagieren, kann eine Firmen-App auf dem Smartphone, das ohnehin nahezu jede:r bei sich trägt, die Verbundenheit zu Kolleg:innen und Unternehmens-Stakeholdern aufrechterhalten – ganz ohne Firmen-VPN-Zugang.
• Eine zentrale Informationsquelle darstellt: Unternehmen können Flurfunk und stille Post durch eine Firmen-App, die alle, für die Information relevanten Empfänger:innen zeitgleich via Social Intranet informiert, umgehen. Damit gibt es eine „Single Source of Truth“ für alle – egal wann, egal wo.
• Die Umwelt schont: Eine Firmen-App fördert die digitale Kommunikation, denn sie verbannt Papier aus dem Arbeitsalltag und trägt somit zu einem nachhaltigen Büro bei. Nutzen Mitarbeiter:innen darüber hinaus ihr eigenes Smartphone (Stichwort BYOD) für die Firmen-App, müssen Unternehmen dadurch weniger Geräte anschaffen und infolgedessen entsorgen.
• Interaktion erlaubt: Feedback und Austausch sind wichtige Bestandteile einer Unternehmenskultur. Wir wollen den Mitarbeiter:innen nicht nur Informationen zustellen, sondern ihnen auch ermöglichen, per Firmen-App selbst Feedback zu äußern.

• Datensicherheit gewährleistet: Bei einer Mitarbeiter-App spielen Datenschutz und -sicherheit eine große Rolle. Aspekte wie etwa verschlüsselte Verbindungen, Zertifizierungen des App-Anbieters oder DSGVO-Konformität sollten hier unbedingt beachtet werden.

„Wir bei d.velop schreiben Datenschutz groß und daher war dieses Thema eine Herzensangelegenheit bei der Umsetzung unserer Firmen-App d.velop connect.“ 

Pascal Jordin, Senior Product Manager, d.velop

Überrascht, welchen Beitrag eine Firmen-App zur sicheren Ausgestaltung moderner und mobiler Kommunikation leisten kann? Doch das war nur ein erster Einblick in die vielseitigen Möglichkeiten, die eine Mitarbeiter-App bietet. Denn auch Funktionen der Firmen-App wie bspw. Terminvereinbarungen oder persönliche sowie Team-Checklisten oder ein Kontaktverzeichnis können die mobile Zusammenarbeit optimieren.

Unternehmen sollten in der heutigen Arbeitswelt mit einer Firmen-App auf mobile und sichere Kommunikation setzen

Unternehmen müssen heute zunehmend flexibel agieren. Nicht nur, um den Anforderungen einer neuen Generation von Arbeitnehmer:innen gerecht zu werden, die digitale Kommunikation und Mobilität erwarten. Auch, um trotz räumlicher Distanzen zwischen Kolleg:innen, eine effiziente und erfolgreiche Zusammenarbeit zu gewährleisten. Dazu gehört auch die interne Kommunikation. Eine Firmen-App bietet hierfür zahlreiche Mehrwerte, da sie den orts- und zeitunabhängigen Informationsfluss fördert, somit Mitarbeiter:innen (ver-)bindet, nachhaltige Kommunikation fördert und gleichzeitig Datensicherheit gewährleistet.