File Management: Definition, Tipps, Grenzen und Alternativen

Dateimanagement, File Management, Dateiverwaltung, Dokumentenablage, Archivsystem, Dokumentenmanagement – ist doch alles das Gleiche!? Darauf lässt sich mit einem eindeutigen „jain“ antworten. Die Idee hinter all diesen quasi-Synonymen ist das sichere Ablegen oder Archivieren von Dateien, in unterschiedlichen „Ausbaustufen“ – und mit unterschiedlichem Anspruch an komplexe Vorgänge wie Revisionssicherheit, Wiederauffindbarkeit, Kollaborationsmöglichkeiten und Digitalisierung.

Was ist also File Management? 

Beispiele eines File Management Systems 

Klassische File Management Systeme sind der Windows Explorer und der Finder – in Abhängigkeit vom genutzten Betriebssystem. Die Ausgestaltung ist dabei vollständig benutzerabhängig. Die per Ersteinrichtung eines Computers vorgegebenen Ordner sind variabel, bieten aber eine erste Orientierung für die mögliche Struktur. Es gibt auch weitere Dateimanager-Programme, die man erwerben kann und deren Sinn es ist, die Verwaltung der eigenen Unterlagen besser zu organisieren. Je nachdem, wie diszipliniert der Nutzer ist, was die Ordnung auf den digitalen Laufwerken angeht, kann dies mehr oder weniger gut ausgehen. 

File Management kommt insbesondere im Unternehmenskontext schnell an seine Grenzen 

Ein File Management mag für eine strukturierte Privatperson ausreichen. Im Unternehmenskontext wird dies aber schnell kompliziert. Der nötige Detailgrad für Ordnerstrukturen erreicht hier mit wachsender Unternehmensgröße schnell mehr als 7 Ebenen und die Benamung von Dateien muss exakt befolgt werden, da sonst niemals jemand irgendetwas wiederfindet. Gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten ist häufig nur bequem, wenn man nebeneinander am Bildschirm sitzt oder entsprechende Software lizenziert hat, was in Zeiten von dezentralem Arbeiten nicht gerade dem Standard entspricht. Sollen verschiedene Versionen verfügbar sein, wird der Speichervorgang zur Herausforderung, sonst – hoppla, schon hat man die Vorlage überspeichert. 

Sind Aufgaben an einem Dokument erledigt, muss über eine andere Software, wie z.B. Messenger-Programme, oder den klassischen „Zuruf über den Büroflur“ den Kollegen:innen mitgeteilt werden, dass die Unterlagen bereit sind für die nächsten Schritte. Möglich, dass hier auf dem Weg zur Kaffeepause auch mal etwas an Informationen verloren geht. Letztlich sind Geschäftsprozesse mit „klassischem“ File Management so flexibel und angenehm wie vor 15 Jahren, als noch Umlaufmappen durch die Unternehmen kursierten (Ja, ich weiß das. Ich habe in meiner Ausbildung genügend solcher Mappen von A nach B transportiert.). 

Wie unterscheiden sich ein Dokumentenmanagement-System und File Management? 

Ein File Management ist nicht so komfortabel wie ein Dokumentenmanagement System (DMS) und für Unternehmen eher weniger geeignet. File Management ist häufig auf lokale Speichermöglichkeiten ausgelegt und bietet wenige Zusatzfunktionen. Das Erstellen und Bearbeiten von Daten, sowie Speicheroptionen und Suchmöglichkeiten auf der Ebene der Dateinamen sind hier die wichtigsten Optionen. Zudem kann die Struktur nach eigenem Ermessen gestaltet werden, sodass die Verwaltung der Dateien der eigenen Logik folgt. Für Privatpersonen ist dies bequem und häufig ausreichend. Wenn wir hier aber einmal ehrlich sind – in meinem privaten File Management findet niemand außer mir etwas. Aber vielleicht ist das auch Absicht. 😀  

DMS im Überblick

Ein DMS hingegen ist eine gängige Lösung für moderne Dokumentenverwaltung im Unternehmenskontext. Dokumentenmanagement-Systeme bieten in der Regel weiterführende Funktionen, um Dateiverwaltung mit vielen Beteiligten zu vereinfachen. Häufig gehören dazu: 

• Versionierung 
• Freigabefunktionen von Dokumenten für Dritte 
• Integrierte Bearbeitungsoptionen zur Collaboration
• Unterstützung digitaler Unterschriften, um ohne Medienbrüche arbeiten zu können 
• Revisionssichere Archivierung
• Mächtige Suchfunktionen, um per Schlagwort oder Volltextsuche gewünschte Unterlagen einfach wiederzufinden 
• Berechtigungskonzepte, damit nur bestimmte Personenkreise auf spezifische Unterlagen zugreifen können 
• Und weiteres. 

7 Tipps für ein optimiertes File Management 

Wer noch bei seinem File Management System bleiben möchte, kann einige Dinge berücksichtigen, um mehr Ordnung hineinzubringen. Hier sind unsere Tipps zur Optimierung: 

1. Sinnvolle, bzw. „sprechende“ Dateinamen. Aussagekräftige Bezeichnungen helfen, sich zu orientieren. Vermeide Bezeichnungen wie „Dokument1“ oder „NeuesFoto“. 
2. Wähle deine Ordnerstruktur mit Bedacht. Ordner sind dazu da, um Dateien sinnvoll zu gruppieren. Ein Ordner, in dem nie mehr als eine Datei abliegt, ist vielleicht nicht notwendig. Die Ordnerstruktur sollte für alle Nutzer verständlich sein, wenn mehrere Personen Zugriff haben. 
3. Nutze die Suchfunktion, wenn du den Namen der gewünschten Datei in etwa kennst, aber unsicher bist, wo die Datei gespeichert ist. So ersparst du dir ggf. das Suchen in unzähligen Unterordnern. 

4. Das Einpflegen von Metadaten kann zusätzliche Informationen bereitstellen, die die Suchfunktion unterstützen.  

5. Aufräumen und Sichern: Entferne regelmäßig überflüssige Dateien. Vergiss nicht den „Downloads“-Ordner. Der verwandelt sich sonst gern in ein schwarzes Loch der „schnell abgespeicherten Unterlagen“.  

6. Führe in klar definierten Abständen Sicherungskopien durch. So schützt du dich vor Datenverlust, denn auch Festplatten haben eine „Lebensspanne“. Auch im Fall eines Computervirus oder Trojaners bist du so auf der sicheren Seite. 

7. Wenn mehrere Personen die Struktur nutzen: Prüfe, ob du Ordner mit Berechtigungen versehen kannst, um sensible Unterlagen vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. 

Auf ein DMS umsteigen – so einfach geht’s! 

Trotz Optimierung endet die Dateiablage im Chaos? Dann sind die Grenzen des File Managements offenbar erreicht. Für Unternehmen ist diese Variante der Dokumentenverwaltung auch einfach zu begrenzt, nicht mehr dem Standard des modernen Arbeitens entsprechend und irgendwie konservativ, um nicht „altbacken“ zu sagen.  Je mehr Dokumente und Dateien verwaltet werden müssen und je mehr Nutzer darauf zugreifen, desto eher wird das System strapaziert. Es ergibt Sinn, sich um Alternativen zu kümmern, bevor sich niemand mehr zurechtfindet. 

Auch für Jungunternehmer und kleine Betriebe kann sich ein Dokumentenmanagement-System lohnen. Viele Anbieter haben „Einsteiger-Angebote“, die alle elementaren Funktionen abbilden, die bereits oben im Artikel geschildert wurden. Dabei gilt: Mehr geht natürlich immer. Digitalisierungsunternehmen haben häufig Beratungsangebote, die behilflich sind, die passende Produktvariante zu ermitteln und einen Weg ins Digitale zu finden. Per Import kommen die vorhandenen Dateien und Strukturen schneller als gedacht ins neue System und stehen dann direkt zur Verfügung. Hat man einmal mit so einem Prozess begonnen, erschließen sich schnell weitere Möglichkeiten. Durch eine digitale Unterschrift zum Beispiel oder ein Vertragsmanagement kann ein Dokumentenmanagement sinnvoll ergänzt werden. 

Wie die ersten Schritte zum Dokumentenmanagement-System aussehen können, zeigen wir dir gern in einer unverbindlichen Live-Demo der Software.