Vorsicht vor Fake Rechnungen!

Über das Thema Rechnungsbetrug wurde bereits in einem anderen Blogartikel ausführlich berichtet. Aufgrund des großen Interesses an diesem Themengebiet widmen wir uns in diesem Blogartikel noch einmal dediziert dem Unterthema Fake Rechnung.

Das Leben ist heutzutage im beruflichen sowie privaten Alltag gespickt von den unterschiedlichsten Betrugsmaschen. Neben Fake Meldungen von wegen „Dein Konto wurde gehackt, klicke hier auf den Link.“ oder SMS-Nachrichten wie „Hallo Mama, hallo Papa, ich habe einen Unfall verursacht und ihr müsst schnell die Kaution überweisen.“, können auch sogenannte Fake Rechnungen ein Betrugsversuch sein, um Unternehmen oder auch Privatpersonen finanziell zu schaden.

Was ist eine Fake Rechnung und wie könnte sie aussehen?

Eine Fake Rechnung ist in diesem Fall eine gefälschte Rechnung und zählt neben Abdeck-, Strohmann- oder Gefälligkeitsrechnungen zu den sogenannten Scheinrechnungen, die per Post oder auch per Mail zugestellt werden können und einen Geschäftsvorfall vortäuschen oder verschleiern sollen. Als Aussteller der Rechnungen fungieren in diesen Fällen meist sogenannte Schein- oder Briefkastenfirmen.
Bei gefälschten Rechnungen wird der Rechnungsbogen bzw. der Briefkopf oder ein Angebot eines Unternehmens herangezogen und verfälscht bzw. nachgemacht, um den vermeintlichen Schuldnern finanziellen Schaden zuzufügen.

Bekannt ist hier unter anderem die Manipulation der Bankdaten oder der Rechnungsbeträge bzw. die Erstellung neuer oder weiterer Rechnungen. Auch Mahnschreiben von fiktiven Inkasso-Unternehmen zählen dazu. Mit der gefälschten Rechnung geht gleichzeitig eine weitere Straftat in Form der Urkundenfälschung einher, da eine unechte Urkunde mit der Absicht, den Rechtsverkehr zu täuschen, hergestellt wurde.

Wie erkenne ich Fake Rechnungen?

Sogenannte Fake Rechnungen, egal ob per Mail oder per Post, sind kaum von einer ganz normalen Rechnung zu unterscheiden. Häufig nutzen Betrüger oft das gleiche Rechnungsmuster, beispielsweise von einem bestimmten Dienstleister.

Beispiel

Ein Dienstleistungsunternehmen bestellt regelmäßig bei Unternehmen XY Büromaterial und bekommt daher viele Rechnungen mit kleinen Beträgen zugeschickt. Unternehmen XY erstellt alle Rechnungen nach einem bestimmten Muster. Diese sehen immer gleich aus und können von einer Fake Rechnung kaum unterschieden werden. Betrüger übernehmen das Rechnungsmuster und tauschen in der Regel dann nur noch die IBAN und den Namen des Geschäftspartners aus. Häufig wird die Rechnung ohne großartiges hinterfragen bezahlt.

So erkennst du Betrugs-E-Mails und Briefe

Auch wenn Betrugs-E-Mails und Briefe immer professioneller wirken, gibt es dennoch einige Anzeichen, an denen du Fälschungen erkennen kannst:

• Zuerst solltest du dich fragen, ob die Rechnung legitim sein kann und du diese erwartest?
• Ist der fordernde Betrag plausibel?
• Kennst du die Firma bzw. besteht eine Geschäftsbeziehung und hast du bereits Rechnungen von der Firma erhalten?
• Ist die Rechnung unpersönlich formuliert und es fehlen wichtige Angaben (wie Unternehmensform oder Handelsregisternummer)?
• Sind manche Daten (beispielsweise IBAN oder Kreditinstitut) anders als in den Rechnungen zuvor?

Wie soll ich bei einer vermeintlichen Fake Rechnung reagieren?

Beim Verdacht einer Betrugsmasche mittels einer Fake Rechnung solltest du folgende Schritte beachten:

• Führe einen Datenabgleich durch – Überprüfe die Konto- und Kontaktdaten auf Richtigkeit und speichere dir die richtigen Kontaktdaten von Lieferanten ggf. ab.
• Vorsicht auch bei ausländischen Kontodaten für im Inland erworbene Produkte oder Services. Hier hilft z.B. IBAN-Rechner, die Zahlungsdetails zu überprüfen.
• Sei skeptisch bei hohen Rechnungsbeträgen und kurzen Zahlungszielen
• Im Zweifel direkt nachfragen – Halte Rücksprache mit deinem/deiner Vorgesetzten bzw. mit dem Lieferanten

Schreiben von Inkassofirmen, hohe Mahngebühren oder angedrohte Gerichtsverfahren erhöhen den Druck auf die Bearbeitung und wirken natürlich sehr einschüchternd. Daher ist es wichtig, Ruhe zu bewahren und nicht sofort auf die Forderung einzugehen.
Sichere dich ab, halte Rücksprache, lege Widerspruch ein und informiere bei Betrug ggf. das echte Unternehmen, die Polizei, betroffene Ämter oder auch die IHK, die eng mit dem DSW oder dem DIHK zusammenarbeitet.

So schützt du dich!

Neben einer ausführlichen manuellen Rechnungsprüfung, am besten nach dem 4 Augen-Prinzip, ist es empfehlenswert, auf eine digitale Rechnungsverarbeitung zu setzen. So können Fake Rechnungen schneller identifiziert werden. Die Software liest Belegdaten automatisch aus, gleich diese mit den hinterlegten Stammdaten im System ab und vereinfacht die Kommunikation zwischen Buchhaltung und Freigebenden, sodass eine falsche Rechnung schnell auffallen würde. Zusätzlich kann auch ein sogenanntes 3-Way-Match-Verfahren durchgeführt werden, wo ein Abgleich der Bestellmenge mit der Liefermenge und schließlich mit der Menge, die auf der Rechnung angegebene ist, erfolgt.

So gestaltest du den Prozess des Rechnungsversandes noch sicherer

Rechnungsbetrug wird durch die Versandwege per Post oder E-Mail begünstigt. Unternehmen sollten in ihrem Rechnungswesen und darüber hinaus auf eine sichere digitale Lösung für den Postverkehr zurückgreifen. Mithilfe einer digitalen Postzustellung über ein geschütztes Postfach können Unternehmen Rechnungsdokumente digital und sicher an private und geschäftliche Empfänger:innen zustellen und empfangen. Dabei wird dem Unternehmen ein eigenes Konto bzw. Postfach bereitgestellt.

Eingehende Rechnungen werden dem Unternehmen in seinem digitalen Briefkasten sicher, mit einem elektronischen Zustellnachweis übermittelt und gehen somit direkt in dessen Besitz über – dieser Vorgang wird als „Sphärenübergang“ bezeichnet. Sobald die Rechnungen zugestellt wurden, verlassen sie den Bereich des Rechnungsstellenden und fallen in den Verantwortungsbereich des Rechnungsempfangenden. Von diesem Zeitpunkt an haben ausschließlich die Empfänger:innen der Rechnungen und die Besitzer:innen des digitalen Briefkastens die Kontrolle über die erhaltenen Dokumente. 

Fazit

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass jede Rechnung, die in einem Unternehmen eingeht, genau kontrolliert werden sollte. Insbesondere dann, wenn dein Unternehmen noch keine Software zum Rechnungsmanagement nutzt. Betrachte die Rechnung im Kontext und frage dich, ob du eine solche Rechnung erwartest und ob du von dem Absender schon mal eine Rechnung erhalten hast. Des Weiteren solltest du schauen, ob die E-Mail-Adresse des Absenders passt. Achte auch auf Grammatik, IBAN und die gesetzlichen Anforderungen einer Rechnung und halte bei weiteren Zweifeln immer Rücksprache. Somit lässt sich schon ein Großteil von Fake Rechnung erkennen und du ersparst dir und deinen Kollegen:innen eine Menge Ärger.