Der Employee Lifecycle umfasst alle Phasen, die Mitarbeitende in einem Unternehmen durchlaufen, von der ersten Kontaktaufnahme bis zum Austritt. In Zeiten der digitalen Transformation bietet die Optimierung dieses Zyklus durch digitale Dokumentenprozesse entscheidende Vorteile. Effiziente Abläufe, automatisierte Workflows und transparente Kommunikation tragen dazu bei, den Employee Lifecycle reibungslos und zeitsparend zu gestalten. Unternehmen, die digitale Lösungen integrieren, steigern nicht nur die Effizienz ihrer Personalabteilung, sondern verbessern auch das Mitarbeitererlebnis. Dadurch lässt sich der gesamte Employee Lifecycle gezielt optimieren und an die Anforderungen einer modernen Arbeitswelt anpassen.
Was ist der Employee Lifecycle?
Der Employee Lifecycle („Mitarbeiterlebenszyklus“) bezeichnet den gesamten Prozess in Form eines Kreislaufes, den Mitarbeitende während ihrer Zeit in einem Unternehmen durchlaufen, beginnend mit der ersten Kontaktaufnahme bis hin zur Beendigung der Beschäftigung. Das Hauptziel des Employee Lifecycle ist es, eine positive und produktive Beziehung zwischen Mitarbeiter:in und Unternehmen zu schaffen, indem jede Phase optimal gestaltet wird. Die Ausgestaltung des Mitarbeiterlebenszyklus hat einen entscheidenden Einfluss auf die (innere) Einstellung von Bewerber:innen, Angestellten und ehemaligen Mitarbeitenden gegenüber dem/zum Unternehmen. Er formt demnach die Beziehung zwischen Angestellten und Unternehmen erheblich. Der Zweck dieses Konzepts liegt darin, sicherzustellen, dass Mitarbeiter:innen nicht nur effizient eingestellt und integriert, sondern auch kontinuierlich gefördert und unterstützt werden, um ihre bestmögliche Leistung zu erbringen.
Für Personalabteilungen ist der Employee Lifecycle von großer Bedeutung, da er eine strategische Herangehensweise an das Management von Talenten darstellt. Er hilft dabei, nicht nur die besten Talente zu gewinnen, sondern diese auch langfristig zu binden. Insgesamt ist der Employee Lifecycle ein unverzichtbares Instrument für die Personalabteilung, um sowohl die organisatorischen Ziele als auch die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen in Einklang zu bringen und so den langfristigen Erfolg des Unternehmens zu sichern.
Was ist Employee Lifecycle Management?
Employee Lifecycle Management bezeichnet den systematischen Ansatz zur Verwaltung und Optimierung aller Phasen, die ein:e Mitarbeiter:in in einem Unternehmen durchläuft. Ziel ist es, diesen Prozess strategisch so zu gestalten, dass sowohl die Effizienz als auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen maximiert wird. Beim Employee Lifecycle Management geht es nicht nur um das Verwalten der einzelnen Phasen, sondern um die Schaffung eines nahtlosen Übergangs zwischen den verschiedenen Stadien, um so die bestmögliche Erfahrung für die Mitarbeiter:innen zu gewährleisten.
Ein gut durchdachtes Employee Lifecycle Management trägt dazu bei, Mitarbeiter:innen langfristig zu binden und ihre Produktivität zu steigern. Es fördert das Engagement und schafft eine positive Arbeitskultur, die zu einem gesunden Arbeitsumfeld und besseren Geschäftsergebnissen führt. Gleichzeitig ermöglicht es Unternehmen, interne Prozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten. Durch die klare Struktur und Fokussierung auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen ermöglicht Employee Lifecycle Management eine stärkere Positionierung als attraktiver Arbeitgeber und verbessert die Chancen, Top-Talente langfristig zu halten.
Für Personalabteilungen spielt Employee Lifecycle Management eine zentrale Rolle, da es als Grundlage für nachhaltiges Talentmanagement dient. Die genaue Abstimmung und Optimierung der Maßnahmen während des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus sind entscheidend für die Erreichung strategischer Unternehmensziele und die langfristige Wettbewerbsfähigkeit auf dem Arbeitsmarkt.
Welche Phasen hat das Employee Lifecycle Modell?
Das Employee Lifecycle Modell beschreibt die verschiedenen Phasen, die Mitarbeitende während ihrer gesamten Zeit in einem Unternehmen durchlaufen. Es bietet eine klare Struktur, um das Mitarbeitererlebnis zu verbessern und gleichzeitig die Unternehmensziele zu unterstützen. Das Modell umfasst sieben Phasen: Attraction, Recruiting, Onboarding, Development, Retention, Exit und Alumni. Jede dieser Phasen spielt eine entscheidende Rolle im Employee Lifecycle und beeinflusst die Beziehung zwischen Mitarbeiter:in und Arbeitgeber nachhaltig.
Attraction
Die erste Phase des Employee Lifecycle Modells ist die Attraction-Phase. Hierbei geht es darum, das Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber zu positionieren. Employer Branding ist in dieser Phase besonders wichtig, um qualifizierte Talente auf das Unternehmen aufmerksam zu machen und Interesse zu wecken. Um die Arbeitgebermarke ins rechte Licht zu rücken, sollten Arbeitgeber an mehrere Punkte gleichzeitig anknüpfen, z. B.:
- Unternehmenskultur: Je positiver (ausscheidende) Mitarbeitende Unternehmen, Team und Arbeitsumfeld erlebt haben, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass sie auch über die Trennung hinaus eine positive Einstellung zum Unternehmen behalten – und diese entsprechend in die Außenwelt tragen.
- Unternehmensrepräsentation: Heutzutage ist eine Vielzahl von Unternehmen im Internet und den sozialen Medien vertreten. Durch authentische Einblicke in den Arbeitsalltag oder in die Unternehmenswerte bekommen zukünftige Angestellte einen ersten Eindruck vermittelt.
Recruiting
In der Recruiting-Phase werden die besten Talente identifiziert und rekrutiert. Durch einen gezielten Auswahlprozess werden Kandidat:innen evaluiert und passende Mitarbeiter:innen eingestellt. Eine klare Kommunikation der Unternehmenswerte und -ziele ist in dieser Phase entscheidend, um sicherzustellen, dass die Erwartungen von beiden Seiten übereinstimmen. Der Bewerbungsprozess stellt somit einen wichtigen Teil des Employee Lifecycles dar und sollte sorgfältig geplant werden. Achte z. B. darauf:
- Stellenanzeigen zu verfassen, die sich von der Masse abheben
- Bewerbenden wertschätzend und interessiert entgegenzutreten
- Absagen freundlich und mit Bedacht zu formulieren, da auch abgelehnte Kandidat:innen das Unternehmen bestmöglich in Erinnerung behalten sollen
Onboarding
Nach der Einstellung folgt die Onboarding-Phase, in der der neue Mitarbeitende in die Unternehmenskultur, Prozesse und Arbeitsabläufe integriert wird. Ein strukturiertes Onboarding erleichtert dem Mitarbeitenden den Einstieg und fördert eine schnelle Eingliederung und Produktivität. Das Onboarding beginnt bereits im Vorfeld damit, neue Mitarbeitende mit allen wichtigen Informationen zu versorgen, die diese für einen gelungenen ersten Arbeitstag benötigen. Dazu zählen unter anderem:
- Informationen zum Tagesablauf
- Systemzugänge inklusive Passwörter
- das Bereitstellen von Arbeitskleidung – sofern notwendig
- grundlegende Einblicke in die Unternehmensstrukturen
Damit das Onboarding sich zur Zufriedenheit aller Beteiligten vollzieht, sollten Sie einen strukturierten Ablauf etablieren und in sinnvollen, aufeinander aufbauenden Schritten vorgehen.
Development
Die Development-Phase fokussiert sich auf die kontinuierliche Weiterentwicklung der Mitarbeitenden. Unternehmen fördern das Potenzial ihrer Mitarbeiter:innen durch Fort- und Weiterbildungen, Mentoring-Programme und klare Karrierepfade. Dadurch bauen die Mitarbeiter:innen ihre Kompetenzen stetig aus. Diese Maßnahmen tragen wesentlich zur langfristigen Zufriedenheit und Leistungsfähigkeit bei.
Retention
Die Retention-Phase zielt darauf ab, Mitarbeiter:innen langfristig zu binden. Maßnahmen zur Steigerung der Arbeitszufriedenheit, wie eine attraktive Unternehmenskultur, Work-Life-Balance und individuelle Entwicklungsmöglichkeiten, sind hier von besonderer Bedeutung. Eine hohe Mitarbeiterbindung reduziert die Fluktuation und sichert das Wissen im Unternehmen.
Offboarding
Tritt ein:e Mitarbeiter:in aus dem Unternehmen aus, sei es freiwillig oder unfreiwillig, befindet er sich in der Exit-Phase. Eine strukturierte Offboarding-Strategie sorgt dafür, dass der Austritt professionell und respektvoll gestaltet wird. Dies hinterlässt nicht nur einen positiven Eindruck beim Mitarbeitenden, sondern schützt auch das Unternehmensimage.
Alumni
Die letzte Phase des Employee Lifecycle Modells ist die Alumni-Phase. Hier bleibt der ehemalige Mitarbeitende auch nach seinem Austritt mit dem Unternehmen in Verbindung. Durch Alumni-Netzwerke kann das Unternehmen von ehemaligen Mitarbeiter:innen profitieren, sei es durch zukünftige Kooperationen, Empfehlungen oder als Markenbotschafter.
Das Employee Lifecycle Modell ermöglicht es Unternehmen, jede Phase der Mitarbeiterreise strategisch zu gestalten und somit die Mitarbeiterzufriedenheit, Produktivität und Bindung zu maximieren. Ein effektives Management dieses Modells ist entscheidend, um sowohl die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen als auch die langfristigen Unternehmensziele in Einklang zu bringen.
Dokumentenprozesse als Teil des Employee Lifecycle Management
Im Rahmen des Employee Lifecycle Management spielen effiziente Dokumentenprozesse eine zentrale Rolle. Sie ermöglichen eine reibungslose Verwaltung aller relevanten Informationen über die gesamte Laufbahn der Mitarbeiter:innen hinweg, von der Einstellung bis zum Austritt. Durch den Einsatz digitaler Lösungen standardisierst du diese Prozesse und gestaltest sie homogen. Das vereinfacht die Skalierbarkeit für wachsende Unternehmen erheblich. Die einheitliche und strukturierte Verwaltung der Mitarbeiterdokumente stellt sicher, dass alle Dokumente konsistent bleiben, unabhängig von der Unternehmensgröße oder -entwicklung. Dies reduziert nicht nur den Verwaltungsaufwand, sondern minimiert auch Fehlerquellen und sorgt für eine höhere Effizienz in der Personalabteilung. Personaler:innen können sich somit wieder mehr auf die individuellen Bedürfnisse und Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden fokussieren.
Darüber hinaus bietet die Digitalisierung von Dokumentenprozessen im Employee Lifecycle eine bessere Nachvollziehbarkeit und Transparenz. Sämtliche Daten können zentral gespeichert und leicht abgerufen werden, was nicht nur die Compliance-Anforderungen erleichtert, sondern auch die interne Kommunikation verbessert. Da diese Prozesse einfach skalierbar sind, können Unternehmen problemlos auf Personalwachstum reagieren, ohne die Effizienz der Dokumentenverwaltung zu gefährden. Die Integration homogener Dokumentenprozesse in das Employee Lifecycle Management ermöglicht es Unternehmen somit, langfristig sowohl ihre administrativen Abläufe als auch das Mitarbeitererlebnis zu optimieren.
Mit der d.velop platform den Employee Lifecycle ganzheitlich digitalisieren
Mit der d.velop platform lässt sich der Employee Lifecycle ganzheitlich und effizient digitalisieren. Diese Digitalisierungsplattform der d.velop AG, entwickelt in Zusammenarbeit mit über 500 Partnern, ermöglicht es Unternehmen, alle Dokumentenprozesse innerhalb des Employee Lifecycle zentral und durchgängig zu managen. Jede Phase wird nahtlos durch die Plattform unterstützt. Dies vereinfacht die Verwaltung und macht den gesamten Prozess effizienter.
Die Stärke der d.velop platform liegt in ihrer ganzheitlichen Struktur, die es ermöglicht, sämtliche Dokumente, Daten und Workflows in einer einheitlichen Umgebung zu erfassen und zu steuern. So können Unternehmen alle relevanten Prozesse im Employee Lifecycle zentral und transparent abwickeln. Die Plattform sorgt für eine standardisierte, skalierbare Lösung, die es Unternehmen erlaubt, ihre Personalprozesse unabhängig von der Größe flexibel anzupassen. Durch die zentrale Digitalisierung aller Dokumentenprozesse wird nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Compliance verbessert und die Fehleranfälligkeit reduziert. Mit der d.velop platform schaffen Unternehmen die Grundlage für ein modernes, zukunftssicheres Employee Lifecycle Management.
Beispiel 1: HR-Dokumente digital unterschreiben
d.velop sign ist eine eIDAS– und DSGVO-konforme E-Signatur-Software, mit der Unternehmen und Organisationen Dokumente rechtssicher, digital unterschreiben können. Mit d.velop sign können sie zertifikatsbasierte Signaturen (einfach, fortgeschritten, qualifiziert) erstellen, d.h. Dokumente eigenständig signieren oder mehrere Personen (Kollegen:innen und/oder Externe) zu einem gemeinsamen Signaturumlauf einladen. Wenn du z.B. einen Arbeitsvertrag digital unterschreiben möchtest, kannst du wie folgt vorgehen:
- Arbeitsvertrag in Microsoft Word erstellen
- Arbeitsvertrag direkt aus Microsoft Word in d.velop sign hochladen
- In d.velop sign einen digitalen Signaturumlauf mit Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen starten
- Nach erfolgreicher Signatur den Arbeitsvertrag in der digitalen Personalakte des Dokumentenmanagement-Systems archivieren
- Die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer erhält seinen Arbeitsvertrag automatisch und digital per E-Mail.
💻 Elektronische Signatur für sichere Geschäftsdokumente
Beispiel 2: HR-Dokumente digital zustellen
Jede:r Mitarbeiter:in erhält während einer Beschäftigung vielzählige und teilweise wiederkehrende Personaldokumente, wie bspw. Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Steuerunterlagen oder Sozialversicherungsnachweise. Diese können Personalverwaltungen mit d.velop postbox digital, rechtssicher und mit Zustellnachweis zustellen. Für wiederkehrende Dokumente, die personalisiert an Mitarbeitende zugestellt werden müssen, können sie einen Massenversand mithilfe von Vorlagen und vordefinierten Regeln veranlassen, anhand derer die Personenzuordnung und Zustellung erfolgt. Da es sich bei diesem digitalen Postfach um eine Cloud-Lösung handelt, die sich im Eigentum der Mitarbeitenden befindet, müssen sich HRler nicht weiter um die Stammdatenpflege der Empfänger:innen kümmern, die die eigenen Daten in ihrem Account selbstständig pflegen. Ein schlankerer, kostengünstigerer und sicherer Zustellprozess von HR-Dokumenten wird hiermit ermöglicht.
💡Geschäftspost sicher digital zustellen!
Employee Lifecycle als Digitalisierungsinstrument
Die Optimierung des Employee Lifecycle durch digitale Dokumentenprozesse bietet Unternehmen eine effektive Möglichkeit, ihre internen Abläufe zu verbessern und das Mitarbeitererlebnis zu stärken. Automatisierte und digitale Workflows beschleunigen nicht nur administrative Prozesse, sondern schaffen auch mehr Transparenz und Effizienz über alle Phasen des Mitarbeiterlebenszyklus hinweg. Dies führt zu einer besseren Mitarbeiterbindung, höherer Produktivität und einer nachhaltig positiven Arbeitskultur. In einer zunehmend digitalen Arbeitswelt wird der Einsatz moderner Technologien im Employee Lifecycle somit zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil, der Unternehmen langfristig erfolgreicher macht.