Elektronisches Ablagesystem – Alte Wege öffnen keine neuen Türen!

Die Digitalisierung gibt uns stetig neue Möglichkeiten, uns weiterzuentwickeln. Aus diesem Grund kann man sagen: „Papierordner und Aktenschränke waren gestern“. Das elektronische Ablagesystem hilft Unternehmen nicht nur Zeit, Geld und Platz zu sparen, sondern kann auch den Kostenfaktor um einiges verringern. Wie das funktioniert und wie ein erfolgreiches elektronisches Ablagesystem aussieht, klären wir in diesem Blogartikel.

Welche Möglichkeiten der elektronischen Ablage gibt es?

Vom Softwareprodukt Dokumentenmanagement-System bis hin zu Laufwerkstrukturen, wie Windows Explorer und IOS iDevice Manager gibt es verschiedenste Arten von Strukturierungen der elektronischen Ablage.

Bei Laufwerkstrukturen wird eine eigene Ordnerstruktur erstellt, in die man zahlreiche Dokumente, Bilder und weitere Unterlagen einsortieren kann. Dabei ist man in der Pflicht, selbst zu entscheiden, welche Ebenen und Unterordner man anlegt, damit man seine Dokumente schnellstmöglich wieder findet. Unter anderem ist auch die Dateibenennung ein wichtiges Kriterium, damit für jede:n Mitarbeiter:in eine verständliche Ordnerstruktur herrscht. Man kann sich das System so vorstellen, dass alle Dokumente, die in den verschiedenen Kanälen eintreffen, entweder eigenständig oder automatisch gespeichert und abgelegt werden.

Bei einem elektronischen Ablagesystem in Form eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) werden Dateien hingegen vollautomatisch klassifiziert und in jeweilige oder neu angelegte Akten verschoben. Mit dieser Form können auch komplexe Strukturen effizient im Überblick behalten werden.

Digitale Akten als zentrale Funktion eines elektronischen Ablagesystems in Form eines DMS

Sämtliche Dokumente, die das Unternehmen oder die Organisation erreichen, werden entweder direkt (bei E-Mails und digital erstellten Dokumenten) oder nach dem Einscannen (bei Papierdokumenten) in digitaler Form zentral im digitalen Archiv abgelegt. Das Besondere daran: Neu eingescannte oder anderweitig hinzugefügte Dokumente liest das System vollautomatisch aus und sortiert es selbstständig anhand dieser Informationen in bereits bestehende digitale Akten. Ist noch keine Akte vorhanden, werden auf Basis der erkannten Eigenschaften automatisch neue Akten erstellt, ohne dass du selbst tätig werden musst. Bei einem täglichen Posteingang von zahlreichen Dokumenten führt die digitale Aktenführung zu einer deutlichen Zeitersparnis.

Arten und Funktionen von digitalen Akten

• Branchenabhängige Aktenarten, wie in Krankenhäusern oder Ämtern. Dabei handelt es sich bspw. um Patientenakten oder eAkten, die von der öffentlichen Verwaltung genutzt werden. Bei der öffentlichen Verwaltung soll vor allem eine besser Bürgerauskunft und eine nahtlose Integration in Fachverfahren sichergestellt werden. Bei der Patientenakte stehen dabei eher die Patient:innen und ihre ordnungsgemäße Behandlung im Vordergrund. Um diese zu gewährleisten, gibt es bspw. eine Vorlage, um diskrete Patient:innen-Informationen sicher zu verwalten. Praxen oder Krankenhäuser können dann selber entscheiden, ob und wie sie die Vorlage auf ihre Interessen anpassen oder geben diese an ein IT-Unternehmen. Diese können das dann ganz einfach auf deine Wünsche angepasst werden.
• Branchenunabhängige Aktenarten, wie Personalakten oder Projektakten. Dabei werden die Angaben von Mitarbeiter:innen nicht mehr in Papierform archiviert, sondern fachgerecht in elektronischen Personalakten abgelegt. Auch dort gibt es beispielsweise Vorlagen, die Unternehmen helfen, alle datenbezogenen Inhalte sinnvoll zu speichern. Ein Betrieb kann somit vorher mitteilen, welche Information eines Mitarbeitenden für ihn und sein Unternehmen relevant sind. So kommen bspw. personenbezogene Daten, wie Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge und Zeugnisse in dieses System. Auch die Projektakte ist ein Ablagesystem in Unternehmen, das dabei helfen soll, Projekte von überall aus einzusehen und zu bearbeiten. Dabei sollte insbesondere die Anwenderfreundlichkeit und intelligente Suche Priorität haben.

Was sind die Vorteile eines elektronischen Ablagesystems

Schauen wir uns die Vorteile eines elektronischen Ablagesystems einmal am Beispiel der Aktenablage an. Digitale Akten haben gegenüber Papierdokumenten mehrere Vorteile. Beispielsweise können digitale Unterlagen dank OCR Volltexterkennung in Sekundenbruchteilen durchsucht werden, damit man bestimmte Absätze direkt findet. Zudem wandert eine digitale Akte wesentlich schneller von „Schreibtisch zu Schreibtisch“, als eine echte Papierakte, die womöglich noch per Hauspost durch das Unternehmen oder die Organisation wandert. Nicht zu unterschätzen ist gerade in den Wintermonaten der „Erkältungsfaktor“ – liegt eine Papierakte im Stapel einer erkrankten Kollegin oder eines Kollegen ist sie für die Vertretung nicht immer schnell greifbar. Das gefährdet die Auskunftsfähigkeit des Unternehmens und verschlechtert die Servicequalität. Bei digitalen Akten besteht dieses Problem nicht, zudem ermöglicht ein DMS häufig sogar kollaboratives Arbeiten an den gleichen Unterlagen. Insgesamt verringern sich also die Durchlaufzeiten von Akten, wenn sie digital vorliegen und mit einem klugen Konzept freut sich auch der Datenschutzbeauftragte über die wachsende Sicherheit.

Was macht ein elektronisches Ablagesystem wirklich sicher?

Die Frage, wie sicher die Archivierung in einem elektronischen Ablagesystem wirklich ist, hängt von mehreren Faktoren ab. Es gibt vier Tipps und Tricks, die man eigenständig berücksichtigen sollte, damit sein System sicher wird. Dabei spielt es weder eine Rolle, welches Betriebssystem man verwendet noch welche Laufwerkstrukturen oder welches Dokumentenmanagement-System man benutzt.

1. Die Zugriffssteuerung: Bei diesem Punkt ist es wichtig, dass nur die Personen auf ein Dokument zugreifen können, für die es auch relevant ist. Dazu sollten regelmäßige Berechtigungskontrollen durchgeführt werden. Dadurch vermindert man nicht nur das Risiko der Datensicherheitsverletzung, sondern man bekommt auch einen besseren Überblick über Dokumente, die für die eigene Arbeit relevant sind.
2. Die Verschlüsselung: Bei diesem Punkt sollte man seine Inhalte so verschlüsseln, dass nur autorisierte Personen darauf zugreifen können. So können die Daten sowohl nach außen, als auch nach innen hin geschützt werden. Denn so wird die Privatsphäre zwischen Mitarbeiter:innen geschützt und nach außerhalb gegen Unbefugte.
3. Sicherheitskopien: Darunter versteht man die regelmäßige Absicherung durch Sicherungskopien, die dabei helfen sollen, im Falle eines Verlusts die Daten immer wieder herstellen zu können. Dies ist im Falle einer Katastrophe (wie Feuer, Einbruch, Wasserschaden, Hackerangriff) gut, weil man so das System schnell wieder aufbauen und weiterarbeiten kann.

4. Anfälligkeitsmanagement: Der letzte Punkt zielt darauf ab, Sicherheitslücken schnell zu beheben. Dabei kann man durch regelmäßige Audits, Überprüfungen von Prozessen und Zugriffskontrollen sicherstellen, dass das System keine Sicherheitslücken beinhaltet. Außerdem können die Gesetzte und Vorschriften in Bezug auf Datenschutz eingehalten werden.

Welche Betriebsformen kann ein elektronisches Ablagesystem haben?

Darüber hinaus gibt es aber nicht nur verschiedene Ablagesysteme, sondern auch diverse Plattformen, worüber man seine Dateien speichern kann. Da oft unzählige Inhalte Tag für Tag eingehen, müssen Unternehmen genug Platz schaffen, sie sicher zu „lagern“. Dazu wurden drei Varianten entwickelt, die den Ansprüchen verschiedenster Unternehmen erfüllen.

Cloud-Betrieb

Bei der ersten Variante läuft das System auf einer Cloud, wobei die Dokumente sicher gespeichert und bspw. in OneDrive oder SharePoint abgelegt sind. Diese sind dann extern gesichert, sodass sie nicht mehr beschädigt oder verloren gehen können. Auch ist die Weiterentwicklung, wie bspw. Updates oft inklusive, sodass der eigene Arbeitsaufwand geringer wird. Mehr zum Cloud-DMS

Hybrider Betrieb

Bei der zweiten Möglichkeit, Firmenunterlagen zu sichern, geht es über ein Hybrides-Modell. Dabei wird ein Teil der Inhalte in der Cloud gespeichert und ein anderer Teil auf einem firmeninternen Computer oder Server. Dadurch muss man selber nicht so viel Speichervolumen auftreiben und kann dennoch Programme selber warten und individuell anpassen.

On-Premises

Bei der letzten Form des „On-Premises“ wird die Software lokal auf einen Server des Unternehmens gespielt. Das bedeutet, dass sie ein eigenes System haben, Inhalte elektronisch abzulegen. Dabei bekommt man einen hohen Grad an Flexibilität, sowie uneingeschränkter Kontrolle. Denn man hat zu jedem Zeitpunkt einen Überblick darüber, wann etwas gemacht wurde. Allerdings muss man sich auch hier um alle Sicherheitsvorkehrungen, wie die Wartung und Pflege eigenständig kümmern.

Dabei ist es irrelevant, welche der Betriebsform man wählt, sie können mittels des entsprechenden technischen Set-Ups alle standortübergreifend genutzt werden.

Das passende elektronische Ablagesystem auswählen

Selbst für kleine Unternehmen kann ein DMS bereits essenziell sein, um zum einen Dokumente schnell zu finden und zum anderen rechtliche Anforderungen an Aufbewahrungsfristen und Co. vollständig einzuhalten. Wenn du die 6 folgenden Fragen mit „Ja“ beantwortest, solltest du die Einführung eines DMS als elektronisches Ablagesystem unbedingt in Erwägung ziehen.

1. Hast du Schwierigkeiten im Falle einer Prüfung relevante Dokumente zur Verfügung zustellen?
2. Gibt es Dokumente, auf die nur ausgewählte Personen im Unternehmen zugreifen dürfen (Personalakten, Kundeninformationen etc.)?
3. Finden alle Mitarbeitende auf Anhieb benötigte Unterlagen (z.B. Rechnungen, Lieferscheine etc.)
4. Werden Freigaben für Vertragsentwürfe, Angebote, Urlaubsanträge etc. in deinem Unternehmen noch auf Papier erteilt?
5. Weißt du, welche Dokumente wie lang aufbewahrt werden müssen?
6. Liegen in deinen Aktenschränken oder auf deinen Laufwerken Dokumente, die älter als 10 Jahre sind?

Falls du bei „Ja“ gelandet bist, erhältst du in unserem Whitepaper einen Überblick, wie du ein DMS erfolgreich einführst:

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