Elektronische Unterschrift erstellen: Vertragsmanagement neu gedacht!

Eine elektronische Unterschrift erstellen – manchmal kann die Lösung so einfach sein! Papierberge, der typische Gang zum Drucker und lange Wartezeiten gehören der Vergangenheit an. Das papierfreie Büro ist längst keine Utopie mehr. Elektronische Unterschriften sind der Schlüssel, um Verträge schnell, sicher und rechtsgültig zu signieren. In diesem Blogartikel gehen wir auf unbegründete Bedenken und Vorteile der elektronischen Unterschrift ein und zeigen dir, wie auch du von einer Software profitieren kannst.

Elektronische Unterschrift erstellen: Viele Unternehmen haben Nachholbedarf

Digitale Vertragsprozesse werden immer mehr zum Standard in einer digital vernetzen Geschäftswelt. Trotz dieser Transformation haben viele Unternehmen immer noch Bedenken und Vorbehalte, wenn es um das Thema „elektronische Unterschrift erstellen“ und die Einführung einer E-Signatur-Software geht. Zu den häufigsten Bedenken gehören:

• Sicherheitsbedenken: Wenn Verantwortliche eine elektronische Unterschrift erstellen, befürchten sie oft, dass diese Lösung im Unternehmen nicht ausreichend sicher ist, um vertrauliche Informationen zu schützen. Dabei sind elektronischen Unterschriften aufgrund von Signaturzertifikaten sogar sicherer als händische Unterschriften mit Stift und Papier.
• Rechtliche Unsicherheit: Einige Unternehmen sind unsicher, ob ihre elektronisch unterzeichneten Dokumente rechtsgültig sind. Dabei gibt es mit der eIDAS- Verordnung und dem Vertrauensdienstegesetz eine europäische Rechtsgrundlage, die klare Antworten liefert.
• Mangelnde Kenntnisse: Einige Organisationen sind schlichtweg nicht ausreichend informiert über die rechtlichen Grundlagen, die Verfügbarkeit und die Funktionsweise von elektronischen Unterschriftslösungen. An diesem Punkt hilft gerade zu Beginn ein unverbindliches Beratungsgespräch mit Signaturexperten:innen.

In den folgenden Kapiteln erklären wir, warum diese Bedenken vollkommen unbegründet sind und stellen bewährte Praktiken zur Überwindung dieser Hindernisse vor. Es ist an der Zeit, dass Unternehmen den Nachholbedarf erkennen und die vielen Vorteile der elektronischen Unterschrift voll ausschöpfen. Die digitale Zukunft wartet, und sie ist schneller, effizienter und umweltfreundlicher als je zuvor.

Vorteile in jeglicher Hinsicht

Zunächst stellt sich die Frage, warum sich Unternehmer überhaupt mit der E-Signatur als Teil der eigenen Digitalisierungsstrategie beschäftigen sollten. Warum setzen zunehmend mehr Unternehmen (Kunden, Wettbewerber, Behörden, …) auf elektronische Signaturprozesse? Traditionelle Unterschriften mit Stift und Papier funktionieren doch problemlos? Und worin liegen die konkreten Mehrwerte? Die folgenden fünf Punkte liefern dir eine klare Antwort.

1. Enorme Zeiteinsparung: Nie mehr physische Unterschriftenhefter, Klemmbretter oder den Verantwortlichen „hinterherlaufen“. Nutze zahlreiche Möglichkeiten, wie die automatische Erinnerungsfunktion, Anhänge oder Signaturreihenfolgen, um deine Unterschriftenprozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen.

• Papier-, Druck- und Versandkosten einsparen: Unterschreibe deine Dokumente vollkommen digital und rechtssicher, ohne dafür den Gang zum Drucker und zur Post antreten zu müssen. Vermeide unnötige Kosten, z.B. hohe Portogebühren.

• Elektronische Unterschrift erstellen – von überall und jederzeit: Unterschreibe deine Dokumente, wann und wo du möchtest. Mithilfe einer mobilen App kannst du einfach per Smartphone, Tablet oder Notebook deine Unterschriftenprozesse überblicken.

• Nachhaltigkeitsansprüchen gerecht werden: Indem wir eine elektronische Unterschrift erstellen, schonen wir die natürlichen Ressourcen, z.B. durch einen geringeren Papierverbrauch und die Vermeidung von physischen Anreisen.

• Medienbrüchen vermeiden: Ein Prozess ist nur digitalisiert, wenn kein Teilschritt mehr in der analogen Welt stattfindet. Mithilfe der elektronischen Unterschrift kannst du Verträge digital erstellen, unterschreiben und archivieren – ohne Druck und Scan.

Die Gründe, warum du bei deinen Vertragsprozesse auf die elektronische Alternative setzen solltest, liegen auf der Hand. Stellt sich nun die Frage, wie der Signaturprozess in der praktischen Anwendung aussieht. Im Folgenden haben wir dir das Vorgehen skizziert:

Elektronische Unterschrift erstellen: So funktioniert’s!

In den vorherigen Absätzen haben wir die Mehrwerte eines Einsatzes der elektronischen Unterschrift im Arbeitsalltag diskutiert. Aber wie sieht das jetzt genau in der Praxis aus? In diesem Video zeigen wir dir, wie du das Projekt „elektronische Unterschrift erstellen“ schnell und unkompliziert angehen kannst. Erfahre, wie du deine Unterschrift in Sekundenschnelle auf einem Smartphone oder Tablet erfassen kannst.

Praxistipp: Jetzt testen und elektronische Unterschrift erstellen

In diesem Blogartikel haben wir erklärt, warum du das Thema „Elektronische Unterschrift erstellen“ unbedingt bei deiner Digitalisierungsstrategie priorisieren solltest. Durch die europäische eIDAS-Verordnung (ehemals: Signaturgesetz) und das Vertrauensdienstegesetz ist die notwendige Rechtssicherheit von elektronischen Unterschriften geregelt. Ebenso ist die elektronische Unterschrift ein einfaches Digitalisierungsprojekt, welches sich kurzfristig umsetzen lässt und mit welchem schnellen Erfolg realisiert werden können. Warum also noch mit der Umsetzung warten? Jeden Tag, an dem Verantwortliche weiterhin keine elektronische Unterschrift erstellen, werden unnötig Ressourcen in Form von Vertragskosten verschwendet. Nutze die Gelegenheit und teste jetzt die elektronische Unterschrift, vollkommen unverbindlich und kostenlos!