In einer Zeit, in der digitale Prozesse den Geschäftsalltag dominieren, hat sich die elektronische Signaturkarte als revolutionäre Lösung erwiesen, um rechtsverbindliche Transaktionen und Dokumentationen zu ermöglichen. Revolutionär? Naja, nicht ganz. Während die elektronische Signaturkarte bereits einen Schritt in die richtige Richtung darstellte, tauchte eine noch fortschrittlichere Alternative auf: die Fernsignatur. In diesem Blogartikel beleuchten wir die Vorteile der Fernsignatur im Vergleich zur elektronischen Signaturkarte und warum sie die bessere Wahl für Unternehmen ist. Erfahre, wie die Fernsignatur Effizienz, Sicherheit und Flexibilität in einer einzigen Lösung vereint und so den Weg in eine noch reibungslosere Geschäftswelt ebnet.
Elektronische Signaturkarte: Was steckt dahinter?
Stelle dir einmal vor, alle deine geschäftlichen Angelegenheiten könnten ohne Papierkram, Wartezeiten und unnötigen Aufwand abgewickelt werden. Genau hier kam in den meisten Fällen die elektronische Signaturkarte ins Spiel.
Definition elektronische Signaturkarte
Die elektronische Signaturkarte ist ein Instrument in der digitalen Geschäftswelt, das es ermöglicht, elektronische Dokumente rechtsverbindlich zu unterzeichnen und zu authentifizieren. Sie besteht aus einer physischen Chipkarte, auf der digitale Zertifikate und Schlüsselpaare gespeichert sind, die für die Verschlüsselung und Signierung von Daten verwendet werden. Durch die Verwendung kryptografischer Techniken gewährleistet die elektronische Signaturkarte die Echtheit der Unterzeichner und schützt die Integrität der übermittelten Informationen.
Da die elektronische Signaturkarte in den meisten Fällen gleichwertig zur handschriftlichen Unterschrift ist, ermöglicht sie reibungslose und vertrauenswürdige Transaktionen, Vertragsabschlüsse und Dokumentenverwaltung ohne Papierkram. Neben der Effizienzsteigerung trägt die elektronische Signaturkarte dazu bei, die Sicherheit zu erhöhen, Betrugsrisiken zu minimieren und die Compliance mit gesetzlichen Vorgaben zu gewährleisten. Stellt sich nun die Frage: Wenn dieses Verfahren schon so viele Vorteile zum analogen Unterschriftenprozess bietet, warum sollte ich mich noch nach einer Alternative erkundigen?
Elektronische Signaturkarte: Darum ist sie nicht die Dauerlösung
Ein neuer Prozess, der eins zu eins einen ehemaligen analogen Prozess digital abbildet, ist noch lange kein guter Prozess.
Dieses Prinzip gilt auch im Kontext von elektronischen Signaturen. Die elektronische Signaturkarte hat neben all ihren Vorteilen noch einen entscheidenden Nachteil: Personen können sie nur direkt vor Ort nutzen. Dieses Problem löst die digitale Fernsignatur in Luft auf. Hinter der Fernsignatur verstehen Prozessmanager:innen eine E-Signatur-Software, mit der Mitarbeitende Dokumente vollkommen ortsunabhängig signieren können. Dabei arbeiten die jeweiligen Anbieter mit zertifizierten Vertrauensdiensteanbietern zusammen, um die rechtlichen Anforderungen im Zuge der europäischen eIDAS-Verordnung zu erfüllen und so die notwendige Rechtswirksamkeit zu gewährleisten. Mit der Ortsflexibilität gelingt die totale Digitalisierung des Vertragswesens und ein „echtes Neu-Denken“ des Signaturprozesses.
Elektronische Signaturkarte ersetzen: So funktioniert die Fernsignatur
Durch die Ortsunabhängigkeit und damit eingehenden höhere Flexibilität lohnt es sich, die elektronische Signaturkarte durch die Fernsignatur zu ersetzen. Aber wie funktioniert die Fernsignatur in der Praxis? Wir haben für dich die typischen 6 Schritte eines Signaturumlaufs dargestellt:
- Wähle im ersten Schritt die internen und externen Empfänger:innen des Vertrags aus und lege einen Signaturstandard fest.
- Zudem kannst du eine Signaturreihenfolge festlegen, um Abhängigkeiten oder Hierarchien zwischen den Empfänger:innen besser abbilden zu können.
- Lege Signatur- und Textfelder für die Empfänger:innen fest und nehme ihnen so weitere Arbeit ab.
- Nutze zusätzliche Funktionen, wie eine automatische Erinnerung, um den Umlauf weiter zu individualisieren.
- Füge schließlich noch eine persönliche Nachricht hinzu, um die Empfänger:innen über dein Anliegen und die Signaturaufforderung zu informieren.
- Starte den Signaturumlauf und verfolge den aktuellen Status des Vertrags.
Nachdem alle Personen den Vertrag unterschrieben haben, wird der Vertrag automatisch jedem zur Verfügung gestellt. Das spart zusätzliche Zeit und befreit von manuellem Aufwand. Folglich wird der Signaturprozess ganz ohne physische Karten und Kartenmodule durchlaufen.
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Adieu elektronische Signaturkarte: Jetzt Fernsignatur in der Praxis testen!
Die E-Signatur-Software bzw. Fernsignatur als Alternative zur elektronischen Signaturkarte nimmt in den täglichen Arbeitsabläufen von Unternehmen einen immer größeren Stellenwert ein. Die Fernsignatur ermöglicht effiziente und ortsunabhängige Vertragsabwicklungen und erhöht so für alle Beteiligten die Flexibilität. Aufgrund der erheblichen Kostenvorteile und verbesserten Zugänglichkeit wird sich die Fernsignatur branchenübergreifend als neuer Standard durchsetzen. Du möchtest dich auch von der elektronischen Signaturkarte lösen oder grundsätzlich deine Signaturprozesse digitalisieren? Dann teste jetzt die Fernsignatur kostenlos und erlebe die Mehrwerte in der Praxis!