Elektronische Signatur-Software: Aufbruch in eine papierlose Zukunft

In einer Welt, in der Tinte auf Papier allmählich von der digitalen Evolution überflügelt wird, eröffnet sich eine neue Ära der Effizienz und Nachhaltigkeit: die Ära der elektronischen Signatur-Software. In diesem Blogartikel erfährst du, wie eine elektronische Signatur-Software nicht nur Prozesse beschleunigt, sondern auch die Art und Weise, wie wir Verträge schließen und Geschäfte tätigen, für immer verändert. Begleite uns auf der aufregenden Reise der digitalen Transformation, denn die Zukunft wartet nicht – sie wird gestaltet.

Was ist eine elektronische Signatur-Software?

Eine elektronische Signatur-Software ist eine innovative Technologie, die es ermöglicht, digitale Signaturen auf Dokumenten und Verträgen elektronisch aufzubringen. Um die Authentizität und Integrität von elektronischen Unterschriften zu gewährleisten, nutzt eine elektronische Signatur-Software regulierte Verfahren, basierend auf der europäischen eIDAS-Verordnung und dem Vertrauensdienstegesetz (VDG). Durch die Kooperation mit zertifizierten Vertrauensdiensteanbietern, die den Identitätsnachweis und die Unveränderlichkeit der unterschriebenen Dokumente verifizieren, bietet eine elektronische Signatur-Software die notwendige Sicherheit sowie rechtliche Gültigkeit. Unternehmen, Organisationen oder Einzelpersonen profitieren von der Effizienz dieser Technologie, die den Unterschriftenprozess beschleunigt und die Notwendigkeit von physischen Signaturen überflüssig macht.

So profitierst du von einer elektronischen Signatur-Software

Mitarbeitende in der Organisation erstellen Dokumente und Verträge in den meisten Fällen bereits vollkommen digital, z.B. mit Texteditoren wie Microsoft Word oder Open Office. Nach der digitalen Erstellung wird das Dokument zur Unterschrift ausgedruckt. Ein typischer Medienbruch aus dem Digitalen ins Analoge, der den gesamten Vertragsprozess unnötig verlangsamt und dazu noch viele vermeidbare Kosten verursacht. Papier als Medium der Geschäftswelt hat ausgedient. Aus diesen Gründen solltest du auf die elektronische Signatur-Software setzen:

1. Prozesskosten senken: Mit der elektronischen Signatur-Software enorme Papier-, Druck- und Versandkosten einsparen.

• Remote Work ermöglichen: Dokumente vollkommen orts- und zeitunabhängig signieren – egal ob vor Ort, im Homeoffice oder unterwegs.

• Digitalisierung ganzheitlich denken: Schaffe unnötige Medienbrüche in deinen Dokumentprozessen ab und erreiche den vollständig digitalen Prozess von der Dokumenterstellung über die Signatur bis zur Archivierung.

• Umwelt schonen: C02-Fußabdruck verbessern und der gesellschaftlichen Verantwortung gerechter werden.

• Durchlaufzeiten minimieren: Prozess- und Wartezeiten senken und Vertragsprozesse insgesamt beschleunigen.

Elektronische Signatur-Software: Darum ist Scannen keine Alternative

Die Vorteile einer elektronischen Signatur-Software liegen auf der Hand. Viele Prozessverantwortliche fragen sich jedoch, warum sie für eine elektronische Signatur eine zusätzliche Software benötigen. Schließlich können Dokumente doch auch einfach mit einem eingescannten Unterschriftenbild oder per Freihand auf dem Tablet unterschrieben werden, oder etwa nicht? Du ahnst es bestimmt schon, denn dieses Vorgehen bringt einige Probleme mit sich.

Beim digitalen Unterschreiben geht es nicht nur darum, ein möglichst „schönes“ Unterschriftenbild auf dem Dokument aufzubringen. Vielmehr kommt es darauf an, mit seiner Unterschrift auch die notwendige Rechtssicherheit zu gewährleisten. Diese zwei Punkte muss deine digitale Unterschrift unbedingt erfüllen, wenn wir eine elektronische Signatur-Software einsetzen:

Elektronische Signatur-Software stellt die Integrität des Dokuments sicher

Das Einscannen eines Unterschriftenbildes kann zu einem hohen rechtlichen Risiko führen. Da ein gescanntes Unterschriftenbild leicht kopiert werden kann, könnte es auf anderen Verträgen genutzt werden, ohne dass der eigentliche Unterzeichnende davon in Kenntnis gesetzt wird. Darüber hinaus können nachträgliche Änderungen am Vertrag vorgenommen werden, ohne dass der Unterzeichnende damit einverstanden ist. Zudem gibt es keine Möglichkeit zu prüfen, ob die aufgebrachte Unterschrift zweifelsfrei von der Person stammt, die sie vorgibt zu sein.

Mithilfe einer elektronischen Signatur-Software gesetzliche und vertraglich vereinbarte Formerfordernisse einhalten

Die wichtigste Funktion von Verträgen liegt darin, Verbindlichkeit für ein Rechtsgeschäft zwischen zwei oder mehreren Personen bzw. Organisationen zu schaffen. Dabei ist eine Voraussetzung, dass gesetzliche und vertraglich vereinbarte Formerfordernisse eingehalten werden. Ansonsten könnten Verträge nachträglich für nichtig erklärt werden können (§ 125 BGB). Wird z.B. für einen Vertrag die Schriftform (§ 126 BGB) vorgeschrieben, reicht eine eingescannte Unterschrift bzw. ein einfaches Unterschriftenbild zur Erfüllung dieser Form nicht aus. Die Schriftform kann nur durch den Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur gewahrt werden, solange sich aus dem Gesetz kein anderes ergibt (§ 126, 126a BGB).

Eine elektronische Signatur-Software sorgt für Transparenz

Um die gesetzlichen Rahmenbedingungen einzuhalten, setzt eine elektronische Signatur-Software auf Signaturzertifikate. Signaturzertifikate stellen das digitale Pendant zur handschriftlichen Unterschrift dar und werden von zertifizierten Vertrauensdiensteanbietern („Trust Service Provider“) ausgestellt. Ein Signaturzertifikat speichert wichtige Informationen zum Unterzeichner, welche transparent z.B. über einen PDF-Reader ausgelesen werden können:

1. Wer hat das Dokument unterschrieben?
2. Wann wurde das Dokument unterschrieben?
3. Mit welchem Signaturlevel wurde das Dokument unterschrieben?
4. Welcher Vertrauensdiensteanbieter stellt das Zertifikat aus?
5. Gab es nachträgliche Änderungen am Dokument?
6. Ist die digitale Signatur LTV-fähig (Long Term Validation)?

So führst du eine elektronische Signatur-Software ein

Wie gehe ich nun vor, wenn ich eine elektronische Signatur-Software in meiner Organisation einführen möchte? Grundsätzlich solltest du in kleinen Schritten starten und deine Anwendungsbereiche kontinuierlich, d.h. Schritt für Schritt, ausbauen. Dabei kannst du dich an dieser Vorgehensweise orientieren, die sich bei vielen Unternehmen bewährt hat:

1. Sammelliste aller Dokumenttypen erstellen: Welche Verträge unterschreibe ich in meiner Abteilung aktuell noch traditionell mit Stift und Papier?
2. Dokumenttypen priorisieren: Welche Vertragsarten werden besonders häufig unterschrieben? Bei welchen Verträgen liegen die größten Einsparpotenziale?
3. Signaturlevel zuordnen: Welche gesetzlichen oder vertraglich vereinbarten Formerfordernisse gibt es bei den einzelnen Dokumenten? Stimme dich bei diesem Schritt immer mit dem Juristen deines Vertrauens ab.
4. Erste Signaturabläufe digitalisieren: Stelle die priorisierten Dokumente auf die digitale Unterzeichnung um und sammle erste wertvolle Erfahrungen im Umgang mit der Software.
5. Einspareffekte maximieren: Wiederhole die Schritte 2 bis 4, bis du schließlich deine gesamten Unterschriftenprozesse in der Abteilung digitalisiert hast.
6. Weitere Bereiche begeistern: Feiere deine Erfolge und lasse auch deine Kollegen:innen aus anderen Abteilungen an diesen teilhaben. Sicherlich gibt es hier weitere Unterschriftenprozesse, die ihr gemeinsam digitalisieren könnt.