„Der Gewinn liegt im Einkauf“, sagt eine alte Kaufmannsweisheit, doch gilt sie noch in der heutigen Zeit? Die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen ist heutzutage so einfach wie niemals zuvor, aber auch so komplex wie es nie der Fall war. Angesichts globaler Märkte und eines schier endlosen Angebots im Internet kommt dem Beschaffungsmanagement in Unternehmen eine entscheidende Bedeutung zu. Viele Organisationen setzen bereits auf Digitalisierung im Einkauf. Für die Beschaffung und das Rechnungswesen setzten viele elektronische Lösungen (eProcurement, Purchase-to-Pay-Technologien) ein, und nicht nur, um Maverick Buying zu verhindern. Durch die Integration in das jeweilige ERP-System des Unternehmens wird der Prozess, von der Bedarfsermittlung von Handelswaren und/oder Material für die Produktion über Beschaffung bis zur Prüfung und Freigabe der Kreditorenrechnung, effizienter und transparenter. Doch dazu gleich mehr. Starten wir mit dem Anfang der Prozesskette: die Bedarfsanforderung.
Die Rolle der Bedarfsanforderung in Unternehmen
Um einen koordinierten und effizienten Einkauf zu gewährleisten, wird in größeren Unternehmen eine Bedarfsanforderung (Kurzform: BANF) vor der Bestellung ausgeführt. Die Bedarfsanforderung ist dabei eine Anfrage eines Bedarfsmeldenden, die an die Einkaufsabteilung kommuniziert wird. Bei der Anfrage handelt es sich konkret zumeist um Waren oder Dienstleistungen, die es für den Bedarfsmeldenden oder weitere Personen (s)einer Fachabteilung zu einem bestimmten Zeitpunkt zu beschaffen gilt. Bedarfsmelder kann in der Regel jeder Mitarbeitende des Unternehmens sein. Die Angaben, die für das Auslösen einer BANF notwendig sind, werden meist als verpflichtender Standard festgehalten. Das können u.a. Kostenstelle, Projektnummer, Artikelname und/oder Artikelnummer, Menge und Preis sein.
Das Versenden der BANF startet den Beschaffungsprozess, stellt aber noch keine Bestellung dar. Erst nach fest definierten Prüfung und Freigabe wird die Bestellung durch die Einkaufsabteilung ausgelöst. Je nach Stand der Digitalisierung im Einkauf werden Bedarfsanforderungen digital (über ERP-Systeme, wie z.B. einer SAP Bestellanforderung) ausgelöst.
Um einen reibungslosen und effizienten Einkauf in größeren Unternehmen sicherzustellen, wird üblicherweise eine Bedarfsanforderung (kurz: BANF) vor dem eigentlichen Bestellvorgang erstellt. Die BANF ist eine formelle Anfrage eines Mitarbeitenden an die Einkaufsabteilung, in der spezifische Waren oder Dienstleistungen für den Mitarbeitenden selbst oder andere Abteilungen zu einem bestimmten Zeitpunkt angefragt werden. Jeder Mitarbeitende des Unternehmens kann in der Regel eine Bedarfsanforderung stellen. Die erforderlichen Informationen für die BANF werden üblicherweise als verbindlicher Standard festgelegt und umfassen unter anderem Kostenstelle, Projektnummer, Artikelname oder -nummer, Menge und Preis.
Das Absenden der BANF markiert den Beginn des Beschaffungsprozesses, stellt jedoch noch keine Bestellung dar. Die eigentliche Bestellung wird erst nach einer definierten Prüfung und Freigabe durch die Einkaufsabteilung ausgelöst. Abhängig vom Grad der Digitalisierung im Einkauf werden Bedarfsanforderungen digital über ERP-Systeme wie z. B. SAP-Bestellanforderungen ausgelöst.
Warum eine eBANF – elektronische Bedarfsanforderung – im Unternehmen nicht fehlen sollte
Eigentlich ist es ja ganz einfach, zumindest im privaten Umfeld: Wenn wir etwas benötigen, durchsuchen wir eine gängige Online-Handelsplattform, vergleichen gegebenenfalls Preise auf alternativen Plattformen und tätigen dann unsere Bestellung. Normalerweise erfolgt die Lieferung durch einen Paketdienst innerhalb von ein bis zwei Tagen. Währenddessen halten uns regelmäßige Updates über den Bearbeitungsstatus der Bestellung auf dem Laufenden, und wir können online verfolgen, wo sich unsere Ware gerade befindet.
Ab einer bestimmten Unternehmensgröße, in der Strukturen gefordert sind, zieht gleichzeitig die Bürokratie ein. Diese entsteht „eigentlich“ aus guter Absicht, nämlich in Bezug auf die Wahrung von Ordnung im Unternehmen und um bei der Beschaffung der angeforderten Bedarfe möglichst transparent und effizient zu agieren. Dazu werden Regeln und Prozesse beschrieben und dokumentiert. Allerdings häufen sich diese, da plötzlich die berühmten „Ausnahmen von der Regel“ in diese integriert werden. Letztendlich findet sich der Bedarfsmeldende in einem unübersichtlichen und komplizierten Prozess für vermeintlich „kleine Dinge“ wieder – eine Situation, die frustrierend und nervenaufreibend sein kann. Nicht nur bei der Beschaffung der angeforderten Bedarfe selbst, gilt es möglichst effizient zu agieren, sondern auch beim Prozess selbst den Einkauf zu digitalisieren.
Vorteile durch Digitalisierung im Einkauf sichern
Kostensenkungen und Zusammenarbeit sind die führenden Bereiche, in denen signifikante Verbesserungen durch Digitalisierung erkennbar sind.1 Die Digitalisierung des Einkaufs lässt aber im Bereich Optimierung nichts aus. Auch die Prozessqualität, Transparenz, Automatisierung und Nachhaltigkeit werden erheblich verbessert. Sie verbessert die Versorgungssicherheit, indem sie den Zugang zu Lieferanten diversifiziert und die Transparenz entlang der Lieferkette erhöht. Durch die Vernetzung mit verschiedenen Anbietern können Unternehmen potenzielle Risiken frühzeitig erkennen und proaktiv angehen, was zu einer deutlichen Risikominimierung führt.
Der digitale Purchase to Pay-Prozess in SAP
Überdies trägt die Digitalisierung des Einkaufs zur Einhaltung von Compliance-Vorschriften bei, indem sie den gesamten Beschaffungsprozess transparenter und nachvollziehbarer gestaltet. Ein weiterer Vorteil liegt in der verbesserten Berichterstattung und Analysefähigkeit. Digitale Einkaufssysteme ermöglichen eine umfassende Datenerfassung und -analyse in Echtzeit, was eine bessere Entscheidungsfindung ermöglicht. Durch die Nutzung von fortschrittlichen Analysetools können Unternehmen Trends identifizieren, Kostenstrukturen optimieren und strategische Partnerschaften aufbauen.
Die eBANF als Prozessoptimierer
Es liegt eigentlich auf der Hand, auch den Teilprozess eines Purchase-to-Pay-Prozesses zu digitalisieren. Die Lösung hierfür ist die elektronische Bedarfsanforderung (eBANF).
Was ist eine eBANF?
eBANF steht für „elektronische Bestellanforderung“ und bezeichnet einen digitalen Prozess, der es ermöglicht, Bestellanforderungen elektronisch zu erfassen, zu bearbeiten und zu verwalten. Eine eBANF kann Teil eines smarten Einkaufs- oder Beschaffungssystems sein, das es den Mitarbeitenden ermöglicht, Bedarfsanforderungen für Materialien, Dienstleistungen oder andere Ressourcen elektronisch zu erstellen und durch Genehmigungsworkflows zu leiten.
Die eBANF ermöglicht dem Anfordernden schnell und intuitiv seinen Bedarfswunsch einzutragen (auch ohne alle Informationen im Vorfeld zu kennen). Eine automatisierte und direkte Übermittlung an die prüfenden und freigebenden Personen oder Abteilungen und dem Einkauf vereinfacht die Bestellabwicklung.
Vorteile der eBANF in Kombination einer digitalen Aktenablage
Ganz allgemein gilt: Die Anforderungen werden digital strukturiert, dokumentiert und sind jederzeit in einer elektronischen Vorgangsakte einsehbar. Nun werden diese digitalen Akten auch im Einkauf digitalisiert bereitgestellt. Dadurch wird dem Einkäufer das Bündeln von Bestellungen und die Zuordnung von Anforderungen erleichtert. Transparenz und Durchgängigkeit sind in diesem Prozess gewährleistet. Nach Erhalt der Lieferantenrechnung liegen bereits alle erforderlichen Dokumente und Informationen für eine schnelle und effiziente Prüfung vor. Gleichzeitig wird der Bedarfsmeldende aktiv über den jeweiligen Status der gestellte eBANF informiert oder hat die Möglichkeit, sich mit wenigen Klicks über den aktuellen Stand seiner Bedarfsanforderung zu informieren.
Von der Digitalisierung im Einkauf nicht abhängen lassen!
Lassen Sie sich in der Digitalisierung Ihres Einkaufs nicht abhängen. In Zeiten dynamischer Marktentwicklungen ist es wichtig, konkrete Mehrwerte für das gesamte Unternehmen zu schaffen. Einer davon ist die Bedarfsanforderung im Beschaffungsprozess – denn die Antwort lautet „Ja“.
Der Gewinn liegt im Einkauf!