Nur Dokumente im Sales-Prozess zu verwalten, reicht längst nicht mehr aus. Mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) wird die Grundlage geschaffen, um digitale Prozesse End-to-End abzubilden. Erfahre im Blogartikel, wie sich die Einführung eines DMS für die Digitalisierung von Vertriebsprozessen eignet und wie diese clever in Microsoft Dynamics 365 Sales integriert werden können.
Wann sollten Vertriebsprozesse in Dynamics 365 Sales digitalisiert werden?
Die Antwort darauf hängt von Art und Weise der kundenspezifischen Arbeitsweise ab. Welche Dokumente werden, in welchem Umfang in Dynamics 365 Sales erstellt? Wenn komplexe Angebote und umfangreiche Verträge das Tagesgeschäft bestimmen, dann steigt auch der Bedarf an Automatisierung und Nachvollziehbarkeit.
Ein Beispiel: Mitarbeitende im Anlagen- und Maschinenbauer erstellen im Angebotszyklus individuelle und spezifische Offerten und müssen diese mit Datenblättern, Zertifikaten, Geschäftsbedingungen oder Zeichnungen anreichern. Somit geht es nicht nur um das übliche Angebot oder den Vertrag, sondern um alle weiteren dazugehörigen Dokumente, die zusammengefasst die Vertriebskorrespondenz ergeben. Viele dieser Dokumente müssen mit Kollegen abgestimmt oder mit Kunden und Interessenten ausgetauscht werden.
Wird eine solche Arbeitsweise im Unternehmen praktiziert, dann spart jeder automatisierte Prozess Zeit und erhöht die Prozesssicherheit. Zentrales Element ist dabei die digitale Kundenakte. Damit wird auch die Forderung von Vertriebsmanager:innen bzw. Chief Sales Officers (CSO) erfüllt: „Eine lückenlose Dokumentation und Nachvollziehbarkeit im Kundenmanagement“. Nur mit der richtigen Datenbasis im Vertrieb lassen sich Prognosen erstellen, Strategien ableiten und schließlich die Kundenzufriedenheit steigern.
Elektronische Kundenakte als Herzstück von digitalen Vertriebsprozessen
Einen wesentlichen Teil eines DMS-Systems stellen sogenannte digitale Akten dar. Um den Überblick über die Geschäftsprozesse im Vertriebsmanagement zu behalten und eine 360-Grad-Sicht auf alle zugehörigen Informationen zu bekommen, wird eine elektronische Kundenakte im DMS-System angelegt. Darin werden alle Dokumente mit Kundenbezug vorgehalten, angefangen vom Angebot bis zur Rechnung. Erst durch diese strukturierte Ablage wird der gesamte Dokumentenzyklus im Vertriebsprozess nachvollziehbar. Darüber hinaus steht jede Informationen zentral und somit jedem Mitarbeitendem im Vertrieb und den Kollegen:innen im Vertriebsinnendienst zur Verfügung.
Wie können vertrauliche Dokumente sicher im Vertriebsprozess übermittelt werden?
In vielen Branchen geht es um Know-how und schützenswerte Informationen. Diese sollten in der Kundenbeziehung nicht einfach per E-Mail ausgetauscht werden. Denn eine E-Mail ist offen wie eine Postkarte. Darüber vertrauliche Informationen zu verteilen, ist ein Risiko. Um die Compliance zu erhöhen, wäre es eine Option, die Dokumente per File-Transfer (File-Sharing) an Kunden:innen zu verteilen. Für diesen einen Anwendungsfall gibt es viele Anbieter:innen am Softwaremarkt. Die Dokumenten-Distribution direkt in ein Dokumentenmanagement-Systems zu integrieren, ist der deutlich bessere Weg. Zum einen benötigt man kein weiteres System, zum anderen erhöht sich die Dokumentensicherheit deutlich. Eine Manipulation der Kundenkorrespondenz wird durch eine einfache Signatur jederzeit nachgewiesen. Und es wird ein direkter, digitaler Dokumentenaustausch mit Interessenten und Kunden etabliert.
Von der Kollaboration bis zum elektronischen Vertragsabschluss
Was unterscheidet „Digitale Verteilung“ von der Kollaboration? Die elektronische Verteilung an einen oder mehrere Empfänger:innen bildet nur die reine Zustellung ab. Wenn es aber um die Zusammenarbeit mit internen und externen Teilnehmer:innen geht, ist ein integrierter Rückkanal in einer Portallösung notwendig. Nur so können Empfänger:innen Änderungen auf demselben Weg einfach beantworten – ohne Medienbruch und Verlust der Prozesssicht.
Ein Beispiel: Das Angebot und die Spezifikationen von einem/einer Anlagen- und Maschinenbauer:in wurde per Kollaboration-Plattform mit Kunden:innen ausgetauscht und final erarbeitet. Alle notwendigen Dokumente und Daten behielten immer den Dokumentenbezug im DMS. Das Know-how des/der Lieferanten:in und auch die Anforderung der Kundenlösung blieben vertraulich. Mit der d.velop sign Integration zur qualifizierten elektronischen Signatur können dann die finalen Verträge digital und rechtsverbindlich abgeschlossen werden.
Welche Compliance-Maßnahmen können in Vertriebsprozessen abgebildet werden?
Das Vier-Augen-Prinzip umsetzen
Wenn es um hohe Projektvolumina im Vertrieb geht, dann muss ein besonderes Augenmerk auf den Angebotsprozess gelegt werden. Trotz aller Produktstrukturen, Textbausteine und einer guten Vorbereitung können sich Fehler bei der Angebotserstellung einschleichen. Bei wichtigen Projekten mit einem hohen Auftragswert hat sich das Vier-Augen-Prinzip etabliert. Diese fertige Lösung lässt sich in d.velop documents mit einem Workflow zum Unterschriftenlauf sehr leicht integrieren. Vertriebsleiter:innen bekommen die betreffenden Angebote automatisch zur Sichtprüfung vorgelegt und können sogar zusätzlich seine Unterschrift aufbringen. Fazit: Es lassen sich sehr einfach Richtlinien für sichere Prozesse in Dynamics 365 Sales einführen und somit die Außenwirkung gegenüber Kunden:innen optimieren.
Dokumentenmanagement aus der Cloud für MS Dynamics 365
d.velop documents – das digitale revisionssicheres Archiv bildet somit die Grundlage zur Ablage und Aufbewahrung von Dokumente.
Durch intelligente digitale Eingangskanäle lassen sich Dokumente wie z.B. Eingangsrechnungen erfassen und verarbeiten. Auch lassen sich Erweiterungen zum Vertragsmanagement oder digitale Signaturmöglichkeiten per Knopfdruck hinzubuchen. d.velop connect for Microsoft Dynamics 365 bietet eine Komplett-Integration in Dynamics 365 für die Module Finance and Operations und Sales. Somit lässt sich d.velop documents nahtlos als DMS in die vorhandene Dynamics-Umgebung integrieren und man ist offen, das unternehmensweite Informationszentrum mit d.velop Apps weiter auszubauen.