Wer hat die Akte, wie komme ich an die Dokumente aus dem Archiv und wie können wir gemeinsam an dem Dokument arbeiten? Diese und ähnliche Fragen hat sich bestimmt jeder schon mal gestellt, denn Dokumente sind überall in unserem Arbeitsalltag präsent. Dir kommt das alles bekannt vor und du hast bisher noch keine Erfahrung mit einer Dokumentenverwaltungssoftware gemacht?
Das ist kein Problem. In diesem Artikel erfährst du, was eine Dokumentenverwaltungssoftware ist, welche Funktionen und Vorteile diese für deinen Arbeitsalltag mitbringt und wie du in 6 Schritten zu einer Dokumentenverwaltungssoftware kommst.
Die Dokumentenverwaltungssoftware ist häufig die Grundlage für viele weitere Systeme wie elektronische Signatur Software oder Vertragsmanagement Software. Aufgrund dessen wird die Dokumentenverwaltungssoftware häufig als Sprungbrett in Richtung Digitalisierung beschrieben – aber was ist eine Dokumentenverwaltungssoftware eigentlich und wie kann sie die Verwaltung von Dokumenten optimieren?
Was ist eine Dokumentenverwaltungssoftware?
Dokumentenverwaltungssoftware ist ein Wort, dass viele zunächst mit der stumpfen Ablage von Dokumenten in Verbindung bringen. Doch dies ist nicht das Einzige, was eine Dokumentenverwaltungssoftware ausmacht, denn sie kann viel mehr: Es ist eine datenbankgestützte Möglichkeit zur Verwaltung von elektronischen Dokumenten aller Art.
Doch was kann man sich darunter vorstellen? Im folgenden Absatz wirst du mit den 6 Kernfunktionen einer Dokumentenverwaltungssoftware vertraut gemacht, sodass auch du zum Experten in dem Bereich wirst.
Die 6 wichtigsten Funktionen einer Dokumentenverwaltungssoftware
- Die intelligente Ablage der Dokumente: Dadurch wird der ehemalige physische Aktenschrank abgelöst und alle Dokumente sind geordnet an einer Stelle im DMS hinterlegt.
- Revisionssichere Archivierung: erhöht die Sicherheit von sensiblen Daten im Unternehmen und die Dokumentenverwaltungssoftware erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen.
- Unternehmensübergreifende Kollaboration: kann die Zusammenarbeit zwischen zwei Unternehmen verbessern und zudem auch das Kollaborieren aus dem Homeoffice ermöglichen/oder es können mehrere Nutzer:innen auch aus unterschiedlichen Unternehmen gleichzeitig an den Dokumenten arbeiten.
- Ortsunabhängiges Arbeiten: Ob im Homeoffice, im Ausland oder unterwegs mit der Bahn – eine Dokumentenverwaltungssoftware ermöglicht es von überall ortsunabhängig auf die Dokumente zuzugreifen, sodass sowohl Zeit als auch Kosten eingespart werden können.
- Intelligente Suche: durch festgelegte Filterkriterien lässt sich das gesuchte Dokument in
- Einsetzbarkeit für verschiedene Arten von Dokumenten: Egal um welche Art von Dokument es sich handelt, ob Rechnung, Lieferschein oder Angebot, alle Arten von Dokumenten können zentral in einem System geordnet werden.
Zusammenfassend ist zu erkennen, dass eine Dokumentenverwaltungssoftware die Geschäftsprozesse im Unternehmen sowohl hinsichtlich Kosten- als auch Zeiteinsparungen optimiert.
Die wichtigsten Vorteile in Kürze
- Was bedeutet die intelligente Suche im Rahmen einer Dokumentenverwaltungssoftware?
Durch das Setzen von Filterkriterien findet man in Sekundenschnelle, wonach man sucht, was die Suchzeit enorm minimiert. Eine zentrale Funktion ist hierbei die Volltextsuche, die den Nutzer:innen beispielsweise ermöglicht eine Datei zu finden, wo man nicht mehr den Titel oder die Autorin oder den Autor weiß und nur Schlagworte kennt. - Was bedeutet es, wenn ein ortsunabhängiger Zugriff möglich ist?
Durch einen ortsunabhängigen Zugriff wird das dezentrale Arbeiten, d.h. Remote arbeiten oder aus dem Homeoffice möglich. Das gibt Mitarbeiter:innen mehr Flexibilität bei ihrer Arbeitszeitgestaltung. - Wie kann die Zusammenarbeit durch eine Dokumentenverwaltungssoftware verbessert werden?
Durch eine Dokumentenverwaltungssoftware ist es möglich auch unternehmensübergreifend an Dokumenten zusammenzuarbeiten und zu kollaborieren, wobei mehrere Nutzer:innen gleichzeitig am Dokumenten arbeiten, um stets das beste Arbeitsergebnis zu bekommen. - Was wird durch eine revisionssichere Ablage erreicht?
Die revisionssichere Ablage ermöglicht hohe Sicherheitsstandards und gewährleistet, dass die Vorgaben der GoBD eingehalten und z.B. Dokumente innerhalb der Aufbewahrungsfristen revisionssicher aufbewahrt werden können. Durch die Möglichkeit der Versionierung können verschiedene Mitarbeiter:innen immer die verschiedenen Versionen und Veränderungen in der Historie nachvollziehen. - Was wird durch eine revisionssichere Ablage ermöglicht?
Die revisionssichere Ablage ermöglicht hohe Sicherheitsstandards und gewährleistet, dass die Vorgaben der GoBD eingehalten und z.B. Dokumente innerhalb der Aufbewahrungsfristen revisionssicher aufbewahrt werden können. Durch die Möglichkeit der Versionierung können verschiedene Mitarbeiter:innen immer die verschiedenen Versionen und Veränderungen in der Historie nachvollziehen. - Worin liegt der Vorteil bei der einfachen Integration in viele Systemlandschaften?
Zum einen ermöglicht die einfache Integration in die bereits bestehende Softwarelandschaft erhebliche Kosteneinsparungen und auch die Möglichkeit zur Anbindung an die Cloud. Zum anderen können etwa wichtige E-Mails in Outlook durch festgelegte Regeln auch direkt im DMS gespeichert werden, was einen großen Mehrwert für das Arbeiten in verschiedenen Systemen hat. - Was machen Workflows, die Routineaufgaben abbilden, mit den Mitarbeiter:innen?
Durch die intelligenten Workflows gewinnen Mitarbeiter:innen mehr Zeit, um an Fachthemen zu arbeiten. Weiterhin kann die Motivation der Mitarbeiter:innen steigen, da nicht mehr sie, sondern die Software langweilige und wiederkehrende Aufgaben übernimmt.
In 5 Schritten zu einer Dokumentenverwaltungssoftware
1. Unternehmensanalyse
Zuerst empfiehlt es sich in die Unternehmensanalyse zu gehen und relevante Kernzahlen zu ermitteln. Ein Beispiel für Zahlen, die ermittelt werden sollten, sind die folgenden:
2. Der neue digitale Aktenschrank
Anschließend ist es von Bedeutung, den Fokus auf die aktuellen Aktenstrukturen zu legen und zu überlegen, wie der neue „digitale Aktenschrank“ aussehen könnte.
Bei der Erstellung des Aktenplanes sind die folgenden Fragen zentral:
- In welchen Akten sollen Dokumente zu finden sein?
- Wer darf Dokumente einsehen und bearbeiten?
3. Bildung eines Projektteams
Beim Einführen einer Dokumentenverwaltungssoftware ist es ratsam, ein Projektteam zusammenzustellen, das nicht nur aus Softwareexperten besteht, sondern auch aus Fachkolleg:innen und Projektleiter:innen. Auf diese Weise können die Bedürfnisse und Anforderungen, die die neue Software erfüllen soll, aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet und anschließend umgesetzt werden.
4. Überführung und Klassifizierung der Dokumente
Die nächsten Schritte bei der Einführung der Software sind zum einen die Überführung der Dokumente in das neue System sowie die Klassifizierung der Dokumente nach Art und Eigenschaften. Bei dem ersten Schritt, der Überführung der Dokumente, ist es ratsam bei einer größeren Menge an Dokumenten einen externen Dienstleister in Anspruch zu nehmen, weil dadurch auch Aspekte, wie z.B. die rechtskonforme Vernichtung von Akten gewährleistet werden kann. Der zweite Aspekt, die Klassifizierung der Dokumente, erfolgt durch die intelligente Volltextsuche, wodurch die zuvor gescannten Daten dann auch klassifiziert und an die richtige Stelle im System zugeordnet werden kann.
5. Rückkopplungen und Mitarbeiterschulungen
Dies ist der ideale Ablauf zur Einführung einer Dokumentenverwaltungssoftware. Es muss einem jedoch bewusst sein, dass eine Einführung nie so reibungslos abläuft und es immer Rückkopplungen zwischen den einzelnen Schritten gibt. In der Realität ist es außerdem häufig so, dass eine neue Software Schritt für Schritt in ein Unternehmen eingebunden wird, wodurch aus potenziellen Fehlerquellen gelernt werden kann und diese bei der nächsten Abteilung umgangen werden können. Ein zentraler Aspekt ist hierbei die Schulung der Mitarbeiter:innen, da ein System nicht effizient eingesetzt werden kann, wenn die Mitarbeiter:innen damit nicht richtig umgehen können oder das System ggf. auch gar nicht richtig auf sie zugeschnitten ist. Daher empfiehlt es sich, die Mitarbeiter:innen in den Planungs- und Umsetzungsprozess einzubeziehen und dabei etwa Abteilungsweise vorzugehen.
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Häufige Fragen und Antworten zur Dokumentenverwaltungssoftware
Die Dokumentenverwaltungssoftware ist häufig die Grundlage für alle weiteren Schritte, wodurch der technische und finanzielle Aufwand in der Regel gering ist und in den meisten Fällen keine Anpassungen bezüglich der Hardware nötig sind. Dennoch ist anzumerken, dass der Aufwand immer von den individuellen Ansprüchen eines Unternehmens abhängig ist und hierbei eine essenzielle Frage zum Beispiel ist, ob das System On-Premises, d.h. auf den hauseigenen Servern oder in der Cloud betrieben werden soll.
Software on Premises bedeutet, dass die Dokumentenverwaltungssoftware lokal auf der hauseigenen IT-Infrastruktur und den Servern des Unternehmens betrieben wird. Aufgrund dessen ist das Unternehmen zwar unabhängiger von Drittanbietern, trägt jedoch auch die volle Verantwortung für die Hardware und benötigt auch das nötige Fachwissen für den Betrieb der Hardware, die Datensicherheit, Wartungen sowie Updates.
Bei der zweiten Variante Software as a Service (SaaS) wird die Software nicht auf hauseigenen Servern, sondern in der Cloud betrieben. Hierbei wird das System somit gemietet und der Anbieter gewährleistet einen höheren Sicherheitsstandard der Daten und das Unternehmen hat ein geringeres finanzielles Risiko durch geringere Investitionskosten.
Es gibt sehr viele Schnittstellen zu anderen Systemen, weswegen sich Dokumentenverwaltungssysteme in der Regel problemlos in die bereits bestehende IT-Infrastruktur oder IT-Architektur eines Unternehmens eingliedern lassen.
Beispiele für Schnittstellen: Salesforce, M365 Dynamics, SAP, Sage, DATEV ….
Die Begriffe ECM und DMS stehen häufig in einem gemeinsamen Kontext, jedoch ist es von Bedeutung anzumerken, dass diese nicht die gleiche Bedeutung haben. Die Abkürzung ECM steht für Enterprise Content Management und es stellt ein Gesamtkonzept dar, das die Unternehmensinformationen verwaltet, archiviert und bearbeitet. Innerhalb des ECM greifen verschiedenste Softwarelösungen, unter anderem auch das DMS ineinander. Somit ist das Dokumentenmanagement ein Teil eines ECM-Systems.