Egal ob Kleinunternehmer oder Großkonzern, jedes Unternehmen steht vor der Herausforderung, seine Dokumente effizient und rechtskonform zu verwalten. Uns allen ist mittlerweile klar: Die Zeit vom angestaubten Aktenarchiv im Keller und vollgestapelten Schreibtischen ist längst vorbei, aber auch Excellisten und Dateiverzeichnisse auf Servern, stoßen schnell an ihre Grenzen.
Nur wie sieht nun eine erfolgreiche Dokumentenverwaltung im heutigen Zeitalter aus? Und worauf muss man achten? Diese und weitere Fragen, beantworten wir in diesem Blogartikel.
Die Basis für zeitgemäße Dokumentenverwaltung: Das Dokumentenmanagement System (DMS)
Unter dem Begriff „Dokumentenverwaltung“ versteht man die Verwaltung von Dokumenten aller Art mithilfe von Informationssystemen. Grundlage einer erfolgreichen und zeitgemäßen Dokumentenverwaltung stellt die Einführung eines Dokumentenmanagement-System (DMS) dar: Denn gingen früher Dokumente per Post im Unternehmen ein, wurden in verschiedenen Abteilungen verteilt und in Aktenordnern abgelegt, so läuft dieser Prozess heute mit einem DMS automatisiert und digitalisiert ab – vom Scannen bis zum Archivieren.
Alle für Anwender:innen relevanten Informationen finden sich im DMS und können dort bearbeitet werden – ganz gleich ob Rechnung, Angebot, Lieferschein oder E-Mail. Durch eine nahtlose Integration von Drittsystemen wie beispielsweise SAP, Microsoft 365 oder Salesforce, existiert eine zentrale Drehscheibe für alle Informationen im Unternehmen.
Digitale Dokumentenverwaltung: Wie läuft es ab?
Schritt 1: Dokumente einscannen und bearbeiten
Clevere Scan- und Klassifizierungsdienste sind zentrale Bausteine einer zeitgemäßen Dokumentenverwaltung in Form eines DMS. Mit diesen werden sämtliche Dokumente, die per Post, Fax oder E-Mail eintreffen, einheitlich verarbeitet. So geht‘s:
Digitalisieren
Die browserbasierte Scan-Software verbindet sich mit jedem handelsüblichen Arbeitsplatz- oder Netzwerkscanner. Ist der Scanner betriebsbereit, kann der Scanvorgang von Papierdokumenten direkt aus der Software heraus gestartet werden. Auch hohe Dokumentenmengen lassen sich so schnell und einfach digitalisieren. Darüber hinaus können E-Mails oder Dokumente zur Bearbeitung importiert werden.
Verarbeiten und Erfassen
Daran anschließend werden alle digitalen Dokumente auf die gleiche Art und Weise be- und verarbeitet. Dokumentenstapel werden automatisch getrennt, unterschiedliche Arten von Dokumenten klassifiziert und alle wichtigen Daten aus den Dokumenten extrahiert. Hilfreiche manuelle Bearbeitungswerkzeuge sowie künstliche Intelligenz unterstützen dabei.
Die Vorteile von Scan- und Klassifizierungsdiensten:
- Sekundenschnelle Erfassung von Papierbelegen
- Einheitliche Verarbeitung des gesamten Posteingangs
- Digitale Postverteilung im Unternehmen – ganz ohne Laufwege
- Sofortige Erkennung und Klassifizierung von Dokumenten
- Automatische Datenextraktion aus Dokumenten
Die Roadmap zur Digitalisierung. Einführung eines DMS in 6 Schritten.
Schritt 2: Dokumente archivieren und in Akten strukturieren
Im nächsten Schritt gilt es, sich ein inhaltliches Gerüst zu schaffen, mit dem sich Akten, Dokumente oder Daten systematisch ordnen und fortlaufend verwalten lassen. Dieses inhaltliche Gerüst bildet der sogenannte Aktenplan. Der digitale Aktenplan sorgt als zentrale Drehscheibe für die nötige Struktur innerhalb des DMS und organisiert somit die Dokumentenverwaltung.
Neu eingescannte oder anderweitig hinzugefügte Dokumente sortiert ein cleveres DMS dann selbstständig anhand dieser Informationen in bereits bestehende digitale Akten. So bedarf es nicht mehr eines verstaubten Aktenarchivs im Keller.
Für alle Anforderungen, Branchen oder Bedürfnisse lassen sich digitale Akten bilden. Die Nutzung von Akten ist vielfältig: von Auftragsakten bis hin zu Zulassungsakten. Dabei kann auf sogenannte Standardaktenpläne zurückgegriffen werden.
Die Vorteile eines digitalen Aktenarchivs:
- Größere Transparenz – alle Informationen in einer Akte
- Einfach in der Anwendung
- Verknüpfung von Dokumenten und Akten
- Vollständige Übersicht dank zentraler Datenhaltung
- Arbeiten auch standortübergreifend möglich
- Sicherer als ein Aktenschrank
- Intuitive Nutzung, angelehnt an „echte“ Papierakte
- Reduzierter Suchaufwand
Schritt 3: Dokumente suchen und finden
Unternehmenskritische Informationen befinden sich in vielzähligen Dokumenten, E-Mails, Dateiverzeichnissen, Software-Systemen, Wikis und Webseiten.
In Form von Datensilos werden diese oft isoliert voneinander aufbewahrt und sind damit nur schwer zu finden. Mit der Einführung einer digitalen Dokumentenverwaltung können Wissensbarrieren überwunden und eine unternehmensweite Suche auf Knopfdruck geschaffen werden – zumindest mit d.velop enterprise search.
Mit nur einem Klick durchsuchst du, wie bei einer Google-Suche, deine gesamte Unternehmenslandschaft – von deinem Microsoft Exchange Server, über dein Dateisystem bis hin zu öffentlichen Webseiten. So sieht es in der Dokumentenverwaltung Software von d.velop aus:
Schritt 4: Prozesse digitalisieren als Ausbaustufe der digitalen Dokumentenverwaltung
Geschäftsprozesse – sie kommen in jedem Unternehmen vor und das völlig unabhängig von der Branche, Unternehmensgröße oder Abteilung. Viele dieser Prozesse gestalten sich Unternehmen sogar identisch. Insbesondere die Einhaltung von Lösch- und Aufbewahrungsfristen gehört zu wiederkehrenden Routineaufgaben, die immer von den selben Mitarbeiter:innen ausgeführt werden.
Prozesse mit einem Dokumentenmanagement System auf Knopfdruck automatisieren
Geschäftsprozesse in Unternehmen sind vielfältig. Genauso vielfältig sind die Möglichkeiten, diese Geschäftsprozesse mit Workflows elektronisch zu stützen. Die Möglichkeit Geschäftsprozesse digital abzubilden, ergibt sich im Grunde in jeder Abteilung – egal ob Produktion, Vertrieb oder Einkauf. Im Folgenden findest du eine Liste der häufigsten elektronischen Workflows in Unternehmen:
- Posteingangsverteilung
- Eingangsrechnungsverarbeitung
- Reklamationsmanagement
- Beschwerdemanagement
- Genehmigungsworkflows
- Beschaffungsanträge
- Sonderanfertigungsanfrage
- Qualitätsmanagement
- Stammdatenprozesse
- Personal- und Bewerbermanagement
- Urlaubsanträge
Mit der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems besteht die perfekte Basis für die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Hier erfährst du, was bei der Auswahl des passenden DMS Anbieters zu beachten ist.
Du möchtest die Einführung einer digitalen Dokumentenverwaltung in Form eines DMS im Unternehmen angehen? Dann lade Dir jetzt im ersten Schritt die Roadmap zur Digitalisierung herunter.