Einige Organisationen bzw. Unternehmen nutzen bereits digitale Möglichkeiten für den Dokumentenversand. 82% der befragten Unternehmen aus einer Studie im Auftrag des Digitalverbands Bitkom 2024 drucken weniger Dokumente als vor 5 Jahren und neun von 10 Unternehmen möchten Ihre Briefpost durch digitale Kommunikation ersetzen (Bitkom Research 2024). Die Zahlen sprechen für sich – doch wieso sollten sich Organisationen spätestens jetzt Gedanken um den digitalen Dokumentenversand machen? Welche Dokumentenprozesse können hierdurch verschlankt und optimiert werden und welche weiteren Vorteile bietet dies? Antworten darauf erhältst du im Blogbeitrag.
Darum sollten Organisationen 2025 auf den digitalen Dokumentenversand setzen
2025 bringt ein paar (gesetzliche) Änderungen mit sich, die die Art und Weise, wie Organisationen bzw. Unternehmen ihre Dokumente verwalten und letztendlich zustellen, verändern könnten. Beispielsweise gab es eine erneute Portoerhöhung um knapp 12% im Vergleich zu 2024, sodass das Porto für einen Standardbrief jetzt bei 95 Cent liegt. Briefe dürfen darüber hinaus 2025 länger unterwegs sein, sodass die Zustellung eines gewöhnlichen Briefes jetzt in der Regel erst am übernächsten Werktag erfolgt (Deutsche Post AG). Neben weiteren Faktoren, wie Papierverbrauch, manuellen Aufwänden für Druck, Kuvertierung und Frankierung sowie vermeidbaren Kosten, sollten sich Organisationen aufgrund dieser Entwicklungen Gedanken um alternative Zustellungsmöglichkeiten machen.
Auch ebnet das neue Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) den Weg für eine digitale, schnellere und effizientere Bearbeitung von Dokumenten. So werden etwa Schriftformerfordernisse reduziert und zu Textformerfordernissen herabgestuft, was bspw. die digitale Abwicklung von Arbeitsverträgen ermöglicht.
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Alles, was Sie über die digitale Zustellung von HR-Dokumenten wissen müssen
Der digitale Briefkasten als Basis des digitalen Dokumentenversands
Um die genannten Herausforderungen und Chancen bestmöglich zu meistern, kann die Zustellung in ein digitales Postfach wie d.velop postbox Abhilfe verschaffen. Egal ob Mitarbeitende, Kunden, Partner oder Bürger:innen – jede Person hat damit ihr eigenes, privates Postfach, in das Arbeitgeber, Versicherungen, Städte und weitere Provider Dokumente digital zustellen können. Damit sparen Organisationen manuelle Aufwände für den Druck, das Sortieren, Kuvertieren und den Versand sowie hierdurch entstehende Kosten.
Empfänger:innen erhalten ihre persönlichen Dokumente im eigenen digitalen Postfach, auf das sie lebenslang und ortsunabhängig am PC, Tablet oder Handy zugreifen können. Ordnerwälzen und ein beschränkter, komplizierter Zugriff auf wichtige Dokumente gehören damit der Vergangenheit an. Sollten bspw. Mitarbeitende ein Unternehmen verlassen oder Versicherte die Versicherung wechseln, so müssen die Dokumente nicht nachgesendet oder heruntergeladen werden, da sie in der Postbox der ehemaligen Mitarbeitenden bzw. Versicherten bestehen bleiben.
Signal Iduna setzt mit d.velop postbox auf digitale Effizienz und Nachhaltigkeit und stellt 10.000 Gehalts- und Außendienstabrechnungen digital und sicher zu.
Nice to know: Auf diese Weise können auch ehemalige Mitarbeitende wie etwa Betriebsrentner:innen weiterhin digital mit relevanten Dokumenten versorgt werden. Sollten sich inzwischen ihre Adresse oder andere Kontaktdaten geändert haben, können die Empfänger:innen ihre Daten selbstständig in der Postbox ändern.
Es geht nicht allein um Kostenreduzierung
Neben dem Wegfall von Porto-, Papier- und Druckkosten hat die Umstellung auf den digitalen Dokumentenversand noch weitere Vorteile:
- Die Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter:innen, die regelmäßig (wiederkehrende) Dokumente versenden, nimmt zu.
- Ressourcen im Hinblick auf Papier, Energie und Personal werden geschont und damit die Nachhaltigkeit und Effizienz durch digitale Prozesse gefördert.
- Das Produkt kann in bestehende, digitale Geschäftsprozesse integriert und an bestehende Systeme angebunden werden.
- Der Vorteil seitens der Empfänger:innen ist, dass ihnen die benötigten Dokumente schnell, digital und lebenslang zur Verfügung stehen. Darüber hinaus können sie Dokumente direkt aus ihrem Postfach auch mit Dritten teilen. 2GB Speicherplatz inklusive schaffen Platz für weitere, private Dokumente.
Man hat ja die Möglichkeit, dort seinen Personalausweis hochzuladen oder Verträge und andere Dokumente, die man etwa im Urlaub oder im Krankheitsfall schnell mal brauchen kann.
Ingo Schmitt
Ressortleiter Technologie & Infrastruktur
Ärztekammer Westfalen-Lippe
Sicherheit ist das A&O
Die d.velop postbox erfüllt höchste Sicherheitsstandards nach deutschem Recht und gewährleistet dabei maximale Flexibilität. Der Sitz des ISO-zertifizierten Rechenzentrums ist in Deutschland und die Server und Daten werden ausschließlich in Deutschland betrieben und unterliegen damit den strengen deutschen Datenschutzgesetzen. Die Zustellung der Dokumente erfolgt grundsätzlich verschlüsselt. Jedes Dokument kann, wenn gewünscht, zusätzlich mit einem weiteren, personenbezogenen Schlüssel gesichert werden.
Insbesondere wenn es sich um die Übertragung schützenswerter, personenbezogener Daten wie bspw. auf Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder in Versicherungsunterlagen handelt, muss die Datensicherheit durch Einhaltung der DSGVO gewährleistet sein. Die Wahl des richtigen Kanals und Tools ist hierbei entscheidend. Gehen Organisationen vertrauensvoll mit den Daten ihrer Empfangspersonen um, so stärkt dies auch das Vertrauen der Empfänger:innen in digitale Prozesse. Für diejenigen, die noch nicht von digitalen Prozessen überzeugt sind, bietet d.velop postbox auch die Möglichkeit des hybriden Dokumentenversands.
Wir wollten einen vertrauensvollen Anbieter finden, durch den wir die Dokumente sicher zustellen können. Wichtig für uns ist auch, dass d.velop künftig den postalischen Versand der Entgeltbescheide für diejenigen Mitarbeiter:innen übernimmt, die die d.velop postbox noch nicht nutzen. Wir bekommen also alles aus einer Hand.
Insa Lenz
Leiterin HR-Administration
Loh Services GmbH
Welche Dokumente können digital versendet werden?
Der digitale Dokumentenversand kann in den unterschiedlichsten Bereichen und Anwendungsfeldern eingesetzt werden. Wie bereits eingangs erwähnt, sorgt das neue Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) dafür, dass immer mehr Dokumentenprozesse digital umgesetzt werden können. Dennoch lohnt es sich immer, einen Blick auf die aktuell geltenden Formerfordernisse einzelner Dokumente zu werfen.
Die folgende Abbildung zeigt anhand von Beispielen, wie vielfältig die Anwendungsbereiche des digitalen Dokumentenversands sind:
Die Zukunft des Dokumentenversands ist digital
Die Digitalisierung des Dokumentenversands bietet Organisationen zahlreiche Vorteile, die weit über die bloße Kostenreduzierung hinausgehen. Durch die Umstellung auf digitale Prozesse können Unternehmen ihre Effizienz steigern, Ressourcen schonen und die Nachhaltigkeit fördern. Die Einführung eines digitalen Postfachs, wie d.velop postbox, ermöglicht eine sichere, schnelle und ortsunabhängige Zustellung von Dokumenten. Dies erleichtert nicht nur die Verwaltung und den Zugriff auf wichtige Unterlagen, sondern stärkt auch das Vertrauen der Empfänger:innen in digitale Prozesse. Angesichts steigender Portokosten, längerer Zustellzeiten für Briefpost und neuer Möglichkeiten zur Bürokratieentlastung sollten Organisationen spätestens jetzt auf den digitalen Dokumentenversand setzen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und die Vorteile der Digitalisierung voll auszuschöpfen.
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