Mit digitaler Dokumentenlenkung zu effizienten und sicheren Workflows

Täglich erreichen jedes Unternehmen eine Vielzahl an unterschiedlichen analogen und digitalen Inhalten. Das können Textformate wie Geschäftsbriefe, aber auch Eingangsrechnungen, Bilddateien, Checklisten oder Arbeitsanweisungen sein. Für diese Dokumente, oder besser „dokumentierte Informationen“, ist eine effiziente Dokumentenlenkung unerlässlich. Ein gut durchdachtes, digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) hilft dabei, Dokumente zu erstellen, sie gesetzeskonform zu verwalten und einen schnellen Zugriff zu garantieren. In diesem Blogartikel stellen wir dir die Vorteile einer effizienten Dokumentenlenkung vor und zeigen, wie auch dein Unternehmen davon profitiert.

Was ist eigentlich Dokumentenlenkung?

Der Begriff Dokumentenlenkung stammt aus dem Qualitätsmanagement und bezieht sich auf die Erstellung, Bearbeitung, Verwaltung, Prüfung, Freigabe und Verteilung von Dokumenten innerhalb eines Unternehmens über deren gesamten Lebenszyklus hinweg. Dieser erstreckt sich üblicherweise von der Erstellung über die nachvollziehbare Versionierung und Dokumentation der Änderungen bis hin zur langfristigen Archivierung oder Vernichtung des Dokuments.

Verlass auf Aktualität und Qualität des digitalen Schriftguts

Das Ziel der Dokumentenlenkung besteht darin, in einen geregelten, sicheren und effizienten Zugriff auf relevante Informationen bei gleichzeitiger Einhaltung der Compliance-Regelungen sicherzustellen. Dazu gehört auch, dass sich alle Dokumente im DMS stets hinsichtlich ihres Bearbeitungsstatus und der enthaltenen Informationen auf dem aktuellen Stand befinden. So ist gewährleistet, dass sich jeder zuverlässig auf die Qualität des Schriftguts verlassen kann.

8 wichtige Schritte für eine effiziente Dokumentenlenkung

Eine effiziente Dokumentenlenkung, auch bekannt unter den Begriffen Dokumentenkontrolle oder „document control“, ist von großer Bedeutung für den Erfolg des Unternehmens. Dateien und Dokumente sind ein wichtiger Teil des täglichen Geschäftsbetriebs und es ist elementar, diese nach festgelegten Regeln handzuhaben, um einen einheitlichen Qualitätsstandard zu erzielen.

Qualitätsstandard der Dokumentenlenkung nach ISO 9001

Ein zentraler Schritt zur verbindlichen Einhaltung bestimmter Handlungsempfehlungen bei der Dokumentenbearbeitung ist die Automatisierung der Dokumentenlenkung. Das ist möglich, weil dieselben Arbeitsschritte bei allen gleichen Dokumententypen immer wiederkehren. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Dokumente jederzeit an jedem Ort und binnen Sekunden zugänglich und bearbeitbar sind.

Hier sind die 8 wichtigsten Schritte, die beachtet werden sollten, um eine effiziente Dokumentenlenkung im Unternehmen zu etablieren. Für ISO-zertifizierte Unternehmen sind besonders die Schritte 1, 2, 5, 7 und 8 von besonderer Bedeutung. Du musst ich nämlich beim Thema „gelenkte Dokumente“ hinsichtlich des Qualitätsmanagements an den ISO-9001-Standard halten.

1. Durchdenke die Dokumentenerstellung: Mit welchem Gerät (Scanner) sollen digitalisierte Dokumente erstellt werden, die am Ende lesbar und editierbar sind? Und wer ist dafür zuständig? Welche Informationen sollen den digitalisierten Dateien als Metadaten mit ins System gegeben werden? Welche Schlagwörter und Kategorien sind sinnvoll? Welche rechtlichen Rahmenbedingungen gelten für die Datenhaltung? Ein erfahrener Digitalisierer ist dabei behilflich.
2. Definiere Dokumentenprozesse: Kläre, welche Prozesse in deinem Unternehmen für die Dokumentenlenkung relevant sind. Fixiere diese schriftlich. Dabei solltest du ebenfalls festlegen, wer für die Überprüfung, Freigabe und Löschung von Dokumenten, etwa von Eingangsrechnungen, Verträgen, Geschäftsbriefen oder Arbeitsverträgen, zuständig ist, die an spezielle rechtliche Vorgaben gebunden sind. Ein digitales Vertragsmanagement-Programm mit Fristenkalender ergänzt das IT-System idealerweise.
3. Wähle ein Dokumentenmanagement-System (DMS): Welche Anforderungen stellt dein Unternehmen an eine DMS-Software? Mit welchen führenden Systemen sollte es kompatibel sein? Wie kannst du deine Dokumente in digitalen Akten und elektronischen Personalakten ablegen? Gleiche deinen Katalog mit verschiedenen DMS-Anbietern ab und suche einen Digitalisierer, mit dem du das Projekt gemeinsam stemmst.
4. Überprüfe bestehende Dokumente: Überarbeite deine digitalen Altbestände, wenn nötig, um deren Aktualität und Relevanz fest- und sicherzustellen. Zugleich erhöhst du dadurch die Effizienz und Sicherheit des Systems, weil Irrelevantes bei der Suche nicht mehr angezeigt wird. Sich verändernde Gesetzeslagen sind ebenfalls ein Grund, schon aus Sicherheitsgründen alte Dokumente anzupassen. Ebenso sind aktualisierte Dateien einfach schneller auffindbar, weil sie besser verschlagwortet und kategorisiert sind.
5. Führe verbindliche Regeln ein: Leg bei der Prozessdigitalisierung einheitliche Workflows fest, insbesondere was die Digitalisierung, aber auch die Überprüfung, Genehmigung, nachvollziehbare Versionierung und Verteilung von Dokumenten angeht. So ist sichergestellt, dass jeder mit denselben Maßstäben und Zielsetzungen an die Arbeit mit dem DMS und den Dokumenten geht und es eine einheitliche Bearbeitungsweise gibt.
6. Lege Zugriffsbeschränkungen fest: Nicht jeder in der Belegschaft darf auf alle Dokumente zugreifen. Achte auf die DSGVO und gewähre nur Befugten Zugriff auf persönliche Daten etc.
7. Biete Schulungen und Weiterbildungen an: Stelle sicher, dass alle mit der Dokumentenmanagement-Software umgehen können und eine einheitliche Vorstellung davon haben, wie Dokumente im DMS hochzuladen und zu verschlagworten sind. Mache deutlich, dass eine Einhaltung der Regeln verpflichtend ist. Das macht nicht nur die Arbeit im papierlosen Büro im Nachhinein schneller und sorgt für eine langfristige Auffindbarkeit jeder einzelnen Datei. Vor allem die Einhaltung der Dokumentenlenkung nach ISO-9001-Normen wird so gewährleistet.
8. Prüfe und optimiere: Überwache die Dokumentenlenkung regelmäßig und überprüfe sie nach festgelegten Kriterien. So vergewisserst du dich, dass das System auch mit der Zeit noch effizient funktioniert, sicher ist und der Datenfluss optimal gelingt.

Vorteile einer professionellen Dokumentenlenkung

Von einer gut umgesetzten, digitalen Dokumentenlenkung kannst du dir eine deutliche Effizienzsteigerung versprechen. Durch die elektronische Verwaltung von Dateien und Dokumenten sparst du Zeit, weil jede Information durch die Volltextsuche in Sekundenschnelle auffindbar und mobil abrufbar ist. Mit der OCR-Texterkennung können sogar Bilddateien wie Fotos und PDFs nach Text durchsucht werden. Schon durch die Automatisierung von Prozessen werden kostbare Ressourcen gespart, indem die Belegschaft entlastet wird und diese sich mit wichtigeren Dingen beschäftigen kann als der Digitalisierung von Dokumenten. Darüber hinaus werden Papier-, Druck- und Portokosten sowie Lagerräume für Akten gespart.

Dokumente in digitalen Ordnern organisieren und bereitstellen

Die digitale Dokumentenlenkung bietet zudem eine bessere Übersicht und Überwachung von Dokumenten, da du dich in digitalen Ordnern organisieren und kategorisieren kannst. Und weil die Dokumente fortan zentral gespeichert werden, ist Collaboration plötzlich ein Kinderspiel. Die gemeinsame Verwendung von Dokumenten erleichtert die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb des Unternehmens deutlich, und das mobil.

Revisionssichere Archivierung nach GoBD-Grundsätzen

Nicht zuletzt spielt das Thema Datensicherheit eine wichtige Rolle. Digitale Dokumente können in einem Dokumentenmanagement-System (DMS) gesichert und vor Verlust oder Beschädigung geschützt werden, was für Unternehmen von besonderer Bedeutung ist. Ebenso ist es möglich, Dokumente in Akten lückenlos aufzubewahren, sodass diese nach den GoBD-Grundsätzen nachvollziehbar und unveränderbar, also revisionssicher archiviert werden können.

Fazit

Eine geregelte Dokumentenlenkung ist wichtig, weil sie die Entwicklung von Dokumenten nachvollziehbar macht und zugleich innerbetriebliche Arbeitsprozesse beschleunigt. Dateien und Dokumente sind schneller auffindbar und ihre Bearbeitung geregelt, weil es festgelegte Abläufe gibt. Durch Automatisierungen bei der Digitalisierung von Dokumenten wird die Fehlerquote bei der Dateneingabe reduziert und gleichzeitig die Belegschaft entlastet, die von repetitiven Aufgaben entbunden werden können, um sich etwa strategischen Aufgaben zu widmen. Überdies schaffst du durch Dokumentenlenkung in deinem gesamten Archiv eine hohe Datenqualität und vollständige Transparenz, was dir insbesondere hinsichtlich möglicher Betriebs- und Steuerprüfungen ein sicheres Gefühl gibt. Denn alles ist aktuell, vollständig und die Dokumente rechtssicher archiviert.

Fragen zur Dokumentenlenkung