Mit digitaler Dokumentenlenkung zu effizienten und sicheren Workflows

„Kennst du das? Eine dringende Rechnung oder eine aktualisierte Arbeitsanweisung werden gesucht, doch trotz aller Mühen ist sie nicht auffindbar. Chaos bei der Dokumentenlenkung ist in vielen Unternehmen Alltag – besonders bei der Vielzahl von analogen und digitalen Inhalten wie Geschäftsbriefen, Eingangsrechnungen oder Checklisten. Dabei ist eine effiziente Lenkung dieser ‚dokumentierten Informationen‘ nicht nur eine Frage der Ordnung, sondern essenziell für den Erfolg und die Compliance eines Unternehmens. Ein durchdachtes Dokumentenmanagement-System (DMS) hilft, Dokumente zu erstellen, gesetzeskonform zu verwalten und sie blitzschnell verfügbar zu machen. In diesem Blogartikel zeigen wir dir, wie eine smarte Dokumentenlenkung funktioniert und wie dein Unternehmen davon profitieren kann.“ 

Ein gut durchdachtes System der Dokumentenlenkung stellt sicher, dass alle Änderungen nachvollziehbar dokumentiert werden und jederzeit die aktuell gültige Version verfügbar ist. Besonders in regulierten Branchen – etwa gemäß den Anforderungen der ISO 9001 – ist dies essenziell, um rechtliche Vorgaben einzuhalten, Qualität sicherzustellen und Effizienz zu steigern.

Verlass auf Aktualität und Qualität des digitalen Schriftguts

Das Ziel der Dokumentenlenkung besteht darin, in einen geregelten, sicheren und effizienten Zugriff auf relevante Informationen bei gleichzeitiger Einhaltung der Compliance-Regelungen sicherzustellen. Dazu gehört auch, dass sich alle Dokumente im DMS stets hinsichtlich ihres Bearbeitungsstatus und der enthaltenen Informationen auf dem aktuellen Stand befinden. So ist gewährleistet, dass sich jeder zuverlässig auf die Qualität des Schriftguts verlassen kann. 

8 wichtige Schritte für eine effiziente Dokumentenlenkung

Eine strukturierte Dokumentenlenkung, auch bekannt als Dokumentenkontrolle oder „Document Control“, ist essenziell für den Erfolg eines Unternehmens. Dateien und Dokumente sind ein wichtiger Teil des täglichen Geschäftsbetriebs und es ist elementar, diese nach festgelegten Regeln handzuhaben, um einen einheitlichen Qualitätsstandard zu erzielen.

Ein zentraler Aspekt der Dokumentenlenkung ist die Automatisierung wiederkehrender Prozesse. Einheitliche Workflows sorgen dafür, dass Dokumente jederzeit und überall schnell zugänglich, aktuell und bearbeitbar sind. Für ISO-zertifizierte Unternehmen sind insbesondere die Schritte 1, 2, 5, 7 und 8 relevant, um den Anforderungen an gelenkte Dokumente gemäß ISO 9001 zu entsprechen. 

1. Dokumentenerstellung strukturieren

Entscheide, mit welchen Geräten (z. B. Scanner oder App) Dokumente digitalisiert werden sollen, und definiere Verantwortlichkeiten für die Erstellung. Lege fest, welche Metadaten (z. B. Schlagwörter, Kategorien) gespeichert werden und beachte rechtliche Vorgaben, z. B. zur Archivierung. 

2. Dokumentenprozesse festlegen

Identifiziere alle relevanten Prozesse für die Dokumentenlenkung und dokumentiere diese schriftlich. Benenne Verantwortliche für Überprüfung, Freigabe und Löschung – insbesondere bei sensiblen Dokumenten wie Verträgen oder Eingangsrechnungen. Ein digitales Vertragsmanagement-System mit Fristenverwaltung kann hier hilfreich sein.

3. Ein geeignetes DMS auswählen

Erstelle einen Anforderungskatalog für die DMS-Software, z. B. hinsichtlich Kompatibilität mit bestehenden Systemen und Funktionen wie Benutzerrechteverwaltung oder digitaler Aktenführung. Vergleiche verschiedene Anbieter und wähle einen Partner für die Implementierung.

4. Bestehende Dokumente überprüfen

Aktualisiere Altbestände, um die Relevanz und Aktualität der Daten sicherzustellen. Archiviere irrelevante oder veraltete Dateien, um die Effizienz und Suchgeschwindigkeit zu erhöhen. Berücksichtige dabei gesetzliche Vorgaben. In den meisten Dokumentenmanagement-Systemen kann man Regeln hinterlegen, mit denen Dokumente nach der Frist automatisch zur Löschung vorgemerkt werden. Ebenso sind aktualisierte Dateien einfach schneller auffindbar, weil sie besser verschlagwortet und kategorisiert sind.

5. Verbindliche Regeln einführen und konfigurieren

Etabliere einheitliche Workflows für alle Dokumentenprozesse, einschließlich Digitalisierung, Genehmigung, Versionierung und Archivierung. Einheitliche Richtlinien stellen sicher, dass alle Mitarbeitenden konsistent arbeiten.

6. Zugriffsrechte definieren

Beschränke den Zugang zu sensiblen Dokumenten gemäß DSGVO und anderen rechtlichen Vorgaben. Sorge dafür, dass nur autorisierte Personen auf vertrauliche Informationen zugreifen können.

7. Schulungen anbieten

Stelle sicher, dass alle mit der Dokumentenmanagement-Software umgehen können und eine einheitliche Vorstellung davon haben, wie Dokumente im DMS hochzuladen und zu verschlagworten sind. Mache deutlich, dass eine Einhaltung der Regeln verpflichtend ist. Das macht nicht nur die Arbeit im papierlosen Büro im Nachhinein schneller und sorgt für eine langfristige Auffindbarkeit jeder einzelnen Datei. Vor allem die Einhaltung der Dokumentenlenkung nach ISO-9001-Normen wird so gewährleistet.

8. System überwachen und optimieren

Führe regelmäßige Überprüfungen der Dokumentenlenkung durch, um Schwachstellen zu identifizieren. Optimiere Prozesse kontinuierlich, damit das System effizient bleibt, Sicherheitsstandards erfüllt und sich an neue Anforderungen anpasst.

Vorteile einer professionellen Dokumentenlenkung

Effizienzsteigerung durch Digitalisierung

Eine professionelle digitale Dokumentenlenkung steigert die Effizienz deines Unternehmens erheblich. Dank elektronischer Verwaltung und Volltextsuche findest du benötigte Informationen in Sekundenschnelle – jederzeit und mobil abrufbar. Mithilfe von OCR-Texterkennung können sogar Texte in Bilddateien, wie Fotos und PDFs, durchsucht werden. Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand, entlasten Mitarbeitende und schaffen Freiräume für strategisch wichtigere Aufgaben. Gleichzeitig werden Kosten für Papier, Druck, Porto und die Lagerung physischer Akten signifikant gesenkt.

Strukturierte Organisation und vereinfachte Zusammenarbeit

Digitale Dokumentenlenkung ermöglicht eine übersichtliche Organisation in digitalen Ordnern. Dokumente können effizient kategorisiert und zentral gespeichert werden, was die gemeinsame Nutzung erleichtert. Die zentrale Ablage fördert eine nahtlose Zusammenarbeit innerhalb von Teams, unabhängig vom Standort. Projekte werden dadurch transparenter und die Kommunikation innerhalb des Unternehmens effektiver. Behalte gesetzliche Regelungen im Auge, um mögliche Friständerungen direkt im System zu hinterlegen.

Revisionssichere Archivierung und Datensicherheit

Revisionssichere Archivierung und Datensicherheit
Ein weiterer entscheidender Vorteil ist die Sicherheit und Nachvollziehbarkeit digitaler Dokumente. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) schützt bei korrekter Konfiguration sensible Daten vor Verlust, Beschädigung oder unberechtigtem Zugriff. Zudem unterstützt es die revisionssichere Archivierung gemäß den GoBD-Grundsätzen. Dies bedeutet, dass Dokumente lückenlos, unveränderbar und gesetzeskonform gespeichert werden – ein Muss für Unternehmen, die Wert auf Compliance legen.

Fazit

Eine geregelte Dokumentenlenkung ist essenziell, um Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg nachvollziehbar zu organisieren und innerbetriebliche Prozesse effizienter zu gestalten. Sie ermöglicht eine schnelle Auffindbarkeit von Dateien, klare Bearbeitungsabläufe und Automatisierungen, die Fehler reduzieren und Mitarbeitende von wiederkehrenden Aufgaben entlasten. So bleibt mehr Zeit für strategisch wichtige Tätigkeiten. 

Darüber hinaus verbessert eine strukturierte Dokumentenlenkung die Datenqualität und sorgt für vollständige Transparenz in deinem gesamten Dokumentenmanagement – ein entscheidender Vorteil, insbesondere bei Betriebs- oder Steuerprüfungen. Mit einem verlässlichen System kannst du sicher sein, dass alle Dokumente aktuell, vollständig und rechtssicher archiviert sind. 

Als Softwareunternehmen bietet d.velop nicht nur ein leistungsstarkes Dokumentenmanagement-System (DMS), sondern auch innovative Tools wie das d.velop process studio. Damit kannst du Dokumentenlenkungsprozesse visuell modellieren, automatisieren und flexibel an die spezifischen Anforderungen deines Unternehmens anpassen. Entscheide dich für d.velop, um Effizienz, Transparenz und Sicherheit in deinem Unternehmen auf ein neues Level zu heben – und gleichzeitig die Vorteile einer zukunftsorientierten, digitalen Prozessgestaltung voll auszuschöpfen. 

Fragen zur Dokumentenlenkung