Im heutigen digitalen Zeitalter dreht sich unsere Welt um Informationen. Tag für Tag werden unzählige Dokumente erstellt, verteilt und bearbeitet. Doch hast du dich schon einmal gefragt, was mit diesen Dokumenten geschieht, nachdem sie ihren Zweck erfüllt haben? Der Dokumentenlebenszyklus gibt uns einen Einblick in die Reise von Dokumenten – von Gerda bis Ludger.
Zu Anfang stellt sich also die Frage: Was ist überhaupt ein Dokumentenlebenszyklus (document lifecycle)?
Definition Dokumentenlebenszyklus
Der Dokumentenlebenszyklus umfasst den gesamten Prozess eines Dokuments – von der Generierung bis hin zur Löschung. Dieser Zyklus kann analog oder digital mit Hilfe eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) abgebildet werden.
Der Dokumentenlebenszyklus an einem digitalen Beispiel erklärt
1. Generierung mit Gerda
Ein Dokument, zum Beispiel eine Rechnung, erreicht das Unternehmen. Gerda empfängt diese, sorgt bei ihren Arbeitskollegen für Arbeit, weil diese die Rechnung nun kontrollieren müssen. Sie ist dafür zuständig, dass die Rechnung im DMS landet und an die richtige Person weitergeleitet wird, damit das Dokument bearbeitet werden kann. In diesem Fall wird Wolfgang die Arbeit der Rechnung auferlegt.
2. Workflow mit Wolfgang
Ein Workflow bildet die eigentlichen Arbeits- und Geschäftsprozesse digital ab. Wolfgang ist die erste beteiligte Person des Workflows mit einer Aufgabe. Die Teilnehmer:innen an diesem digitalen Prozess können genau definiert und in einem Dokumentenmanagementsystem über den Ablauf der Bearbeitungszeit und den aktuellen Bearbeitungsstatus informiert werden. Wenn die Rechnung geprüft wurde, übergibt Wolfgang das Dokument an Anna.
3. Archivierung mit Anna
Anna ist ebenfalls Teil des Workflows. Gibt sie die Rechnung frei, wird in einem DMS das Dokument automatisch archiviert. Diese Archivierung sorgt dafür, dass jedes Dokument im Nachgang durch eine Suchfunktion in Sekundenschnelle wiedergefunden werden kann und alle Versionen des Dokuments revisionssicher und GoBD-konform gespeichert sind. Die Archivierungsphase ist die längste Phase des Dokumentenlebenszyklus. Ist die Aufbewahrungszeit eines Dokuments abgelaufen, kommt Ludger ins Spiel.
4. Löschung mit Ludger
Es gibt verschiedene Dokumentenarten, die verschieden lang archiviert werden müssen.
- 6 Jahre (bei z. B.: Angeboten, Betriebsprüfungsberichten, Lieferscheinen, …)
- 10 Jahre (bei z. B.: Kassenberichte, Rechnungen, Bilanzen, Geschenknachweise, …)
- 30 Jahre (bei Gerichtsurteilen, Mahnbescheiden, Kreditunterlagen, …)
Wenn du zu den verschiedenen Aufbewahrungsfristen mehr erfahren möchtest, schau dir gerne den dazugehörigen Blogartikel an: https://www.d-velop.de/blog/compliance/aufbewahrungsfristen/
In einem DMS wird automatisch eine Löschliste erzeugt, wenn für passende Dokumente die Frist abgelaufen ist. Ludger hat dann die Möglichkeit, diese Dokumente unwiderruflich zu löschen und aus dem Archivierungssystem zu entfernen.
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Die Positionen in einem Dokumentenslebenzyklus
Insgesamt können Dokumente 7 verschiedene Positionen in einem Dokumentenlebenszyklus annehmen:
- In Bearbeitung: Das Dokument wird neu erstellt bzw. es wird eine neue Version erstellt, die bearbeitet werden kann.
- Vorgelegt: Das Dokument wartet auf eine Genehmigung
- Genehmigt: Die Dokumentversion wird genehmigt und ist nicht mehr bearbeitbar
- Freigegeben: Die Dokumentversion ist abgeschlossen
- Abgelehnt: Die Dokumentenversion wird abgelehnt, das heißt, dass das Dokument zurück in den Bearbeitungsstatus geht oder gelöscht wird
- Zurückgezogen: Ein bereits freigegebenes Dokument wird zurückgezogen, die bestehende Version wird blockiert und steht nicht länger zur Bearbeitung zur Verfügung
- Abgelaufen: Die Dokumentenversion ist lange genug archiviert worden und steht nach dieser Zeit nicht mehr zur Verfügung.
Die Vorteile des Dokumentenmanagementsystems für den Dokumentenlebenszyklus
Um die Vorteile eines DMS verstehen zu können, muss man die Nachteile des analogen Dokumentenlebenszyklus kennen.
In einem analogen Dokumentenlebenszyklus verliert man unglaublich viel Zeit. Das Dokument muss von einem Mitarbeitenden zum nächsten weitergegeben werden. Das kann einen Tag dauern, unter Umständen aber auch mal schnell zwei Tage. Mit einer digitalen Lösung wird das Dokument direkt zugestellt und bei Krankheit gelangt es digital direkt zur Vertretung. Bei analogen Dokumenten verliert man schnell den Überblick und verbraucht eine Menge Lagerkapazitäten. Wenn man das Dokument erneut nutzen möchte, muss man den dafür vorgesehen Ordner finden und durchsuchen. Mit einer digitalen Lösung kann man das Dokument in Sekundenschnelle wiederfinden.
Ein Dokumentenmanagementsystem unterstützt den Dokumentenlebenszyklus insofern, als dass Dokumente immer einer festen Rolle zugeteilt sind und diese durch Vertreterregelungen gewechselt werden können, wenn es zu Ausfällen wie Urlaub oder Erkrankungen kommen sollte. Außerdem spart man Lagerkapazitäten und Zeit. Durch die integrierte Suche kann man Dokumente, deren Versionen und Bearbeiter schnell wiederfinden. Es können Kopierkosten eingespart werden, weil es nicht notwendig ist, Dokumente zu vervielfältigen.
7 Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems – kurz und knapp
- Effizienzsteigerung: Automatisierung von Prozessen reduziert die Arbeitsbelastung
- Zeitersparnis: Prozessautomatisierung schafft Zeit
- Sicherheit: Zugriffsrechte schützen Dokumente in einem sicheren elektronischen System
- Compliance: Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und Richtlinien
- Zusammenarbeit: einfache Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen
- Kostenersparnis: Reduzierung von Papier-, Druck- und Archivierungskosten
- Kapazität: Weniger Lagerraum wird benötigt
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