In jedem Unternehmen geht täglich eine Vielzahl von Dokumenten ein und aus. Heutzutage arbeiten immer noch 36 % der deutschen Unternehmen zur Hälfte papierbasiert. Die andere Hälfte der Dokumente erreicht Unternehmen auf dem elektronischen, digitalen Weg. Das kann per E-Mail sein, oder aber auch per Online-Formular oder eine der vielen anderen Möglichkeiten, die die digitale Welt heute so mit sich bringt. Diese ganzen Dokumente können digital verarbeitet werden. In vielen Unternehmen ist dazu ein Dokumentenmanagement-System im Einsatz. Aber wie gelangen die Dokumente eigentlich in das Dokumentenmanagementsystem und am besten noch an die richtige Stelle? An dieser Stelle kommt die Dokumentenklassifizierung zum Einsatz!
Was ist Dokumentenklassifizierung?
Dokumentenklassifizierung bedeutet, dass die Informationen von Dokumenten mittels OCR-Technologie ausgelesen und in Kategorien eingeordnet werden.
Der Begriff „Klassifizierung“ setzt sich aus den lateinischen Worten „classis“ und „facere“ zusammen, was im übertragenen Sinn das Zusammenfassen von Objekten zu Klassen (Gruppen, Mengen, Kategorien) meint. Zusammen bedeutet das „Klassifikation“
Gründe für die automatisierten Dokumentenklassifizierung
Ein wesentlicher Vorteil, den das automatische Klassifizieren von Dokumenten mit sich bringt, ist, dass der manuelle Aufwand deutlich verringert und somit die Einhaltung von DSGVO und Compliance verbessert wird. Die Klassifizierung von Dokumenten (auch z.B. in Bezug auf sensible Daten) hat für die weitere Bearbeitung eine wesentliche Relevanz: Bei einer Vielzahl an eingehenden Dokumenten ist es schwer, sich an die Datenschutzvorgaben zu halten. Zudem fällt eine effiziente Zuordnung der Dokumente zu dem richtigen Geschäftsvorgang dadurch schwer.
Durch die intelligente Erkennung mittels der OCR-Technologie können eingehende Dokumente klassifiziert werden und auf dieser Basis weiter verarbeitet werden. Die Zuordnung zu Vorgängen und Verantwortlichkeiten wird dadurch maßgeblich optimiert. Ohne, dass jemand das Dokument gelesen hat, ist es schon an der richtigen Stelle angekommen. Das spart Zeit und Ressourcen.
Wie funktioniert die Dokumentenklassifizierung?
Um Dokumente klassifizieren zu können, müssen Dokumente in digitaler Form vorliegen. Das bedeutet: Dokumente, die in Papierform vorliegen, müssen eingescannt werden. Mittels einer Software für die Klassifizierung werden die Dokumente dann „klassifiziert“.
Arten der Dokumentenklassifizierung
Dokumente können nach ihrem Inhalt bzw. Thema klassifiziert werden. Zum Beispiel nach der Art des Dokumentes (Rechnung, Bestellung, Lieferschein, …). Die Software erkennt dies anhand von Schlagworten, Aufbau und Layout.
Die Grundlage: Klassifizierung von Daten
Grundlage für das Klassifizieren von Dokumenten ist das Klassifizieren von Daten. Dabei werden Daten in verschiedene Kategorien organisiert, was die effiziente Verwendung der Daten ermöglicht.
Strukturierte vs. unstrukturierte Daten
Es gibt zwei Arten von Daten: strukturierte und unstrukturierte Daten. Bei der Klassifizierung von Daten nehmen wir uns zunächst die unstrukturierten Daten vor.
Definition unstrukturierte Daten
Unstrukturierte Daten lassen sich definieren als Daten, die bereits digitalisiert sind, aber keiner logischen Struktur zugrunde liegen, d.h. nicht formatiert sind.
Unstrukturierte Daten können dementsprechend schwerer verarbeitet werden, weil sie bei der Verarbeitung entweder verloren gehen oder sie keine passende Schnittstelle zu den verwendeten Systemen im Unternehmen haben. Bei dieser Problematik hilft die Datenklassifizierung.
Datenklassifizierung im Überblick
Bei der Datenklassifizierung werden die unstrukturierten Daten in verschiedene Kategorien organisiert. So können die vorliegenden Daten effizient genutzt werden und kritische Daten können besser geschützt werden. Das Thema Datenschutz ist bei den meisten Unternehmen von großer Bedeutung und gewinnt zunehmend an Aufmerksamkeit. Insbesondere, wenn es um IT-Sicherheit geht, müssen Unternehmen Vorsicht walten lassen – auch hierbei hilft es, eine gute Datenstruktur zu haben.
Kategorien zur Klassifizierung unstrukturierter Daten
Eine Möglichkeit der Datenklassifizierung bietet die Einteilung in Kategorien. Dabei eigenen sich folgende Kategorien gut, um sowohl die Datensicherheit als auch eine gute Struktur zu gewährleisten:
- Öffentliche Daten: Darunter fallen Informationen, die mit der Öffentlichkeit geteilt werden dürfen und keinerlei Geheimhaltung unterliegen. Das können zum Beispiel Informationen zu dem Unternehmen sein, Informationen, die auf der Website veröffentlicht werden dürfen.
- Interne Daten: Wie der Name schon sagt, handelt es sich hierbei um Daten und Informationen, die nur innerhalb des Unternehmens zur Verfügung gestellt werden sollen. Dazu gehören beispielsweise Telefonnummern von Mitarbeitenden oder Strategieplanungen des Unternehmens.
- Vertrauliche Daten: Diese Daten sind nur für einen definierten Personenkreis zugänglich zu machen. Dazu gehören unter anderem Personaldokumente. Diese Daten sollen sowohl nicht das Unternehmen verlassen als auch nicht für alle Mitarbeitenden zugänglich sein.
- Geheime Daten: Der Zugriff auf geheime Daten ist noch strenger begrenzt als der auf die vertraulichen Daten. Es geht hierbei um Bankdaten, Finanzunterlagen oder Authentifizierungsdaten. Solche Informationen können in den falschen Händen großen Schaden anrichten, weshalb sie mit besonderer Vorsicht zu behandeln sind.
Das Klassifizieren von Daten muss aktiv im Unternehmen angewandt werden, damit der Datenschutz und auch Datenschutz-Richtlinien eingehalten werden können. Wenn in deinem Unternehmen noch keine Datenklassifizierung angewendet wird, solltest du darüber nachdenken, dies zu tun. Datenklassifizierung gehört zur IT-Sicherheitsstrategie und sollte in jedem Unternehmen etabliert werden.
Datenklassifizierung vs. Dokumentenklassifizierung – wozu das alles?
Das Klassifizieren von Daten und von Dokumenten geht häufig miteinander einher. Mit einer geeigneten Software haben Unternehmen die Möglichkeit, sich für die Zukunft in Sachen Datensicherheit gut aufzustellen. Es geht hierbei nicht nur um die Digitalisierung von Informationen. Es geht dabei um die Verarbeitung von Daten und Dokumenten im Unternehmen.
In vielen Fällen liegen Unternehmen Daten und Dokumente digital vor und das ist auch gut so. Der Zahn der Zeit bewegt sich in die digitale Welt, in der wir alle schon lange leben. Wir posten, liken, teilen, chatten, kommentieren, abonnieren und vieles mehr. Das machen wir nicht nur privat, sondern auch beruflich. Dabei vergessen wir oft, was wir damit alles preisgeben. Dabei entstehen auch jeden Menge-Daten, die verarbeitet werden müssen. Im Unternehmen kann eine Software Abhilfe schaffen und zum Datenschutz beitragen. Die Klassifizierung und revisionssichere Archivierung von Dokumenten hilft, um sicher in die Zukunft zu gehen!
Mit der automatischen Dokumentenerkennung auf dem Weg in die Zukunft.