Dokumentenerfassung: Die Basis für durchgängig digitale Geschäftsprozesse

Jeden Tag werden unzählige Dokumente erstellt, ausgedruckt und archiviert. Doch in einer Zeit, in der die Geschäftswelt immer digitaler wird, stellt sich die Frage: Wie können wir diese Dokumente effektiv in digitale Formate umwandeln und für unsere Geschäftsprozesse nutzen? Da kommt die Dokumentenerfassung ins Spiel! Die digitale Dokumentenerfassung bezieht sich auf den Prozess der Umwandlung von Papierdokumenten in digitale Formate.

Was ist Dokumentenerfassung?

Dokumentenerfassung wird oft in der Geschäftswelt verwendet, um Informationen aus Papierdokumenten wie Rechnungen, Verträgen oder Formularen zu extrahieren und in elektronische Dokumente zu konvertieren. Durch die Digitalisierung von Dokumenten können Unternehmen ihre Prozesse beschleunigen, Kosten senken und die Effizienz steigern.

Dokumentenerfassung und künstliche Intelligenz

Fortgeschrittene Dokumentenerfassungs-Tools nutzen auch maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz, um den Prozess zu automatisieren und die Genauigkeit der Ergebnisse zu verbessern. Dokumentenerfassung ist auch ein wichtiger Bestandteil von Prozessen wie der digitalen Rechnungsverarbeitung und der digitalen Posteingangsbearbeitung.

Manuelle vs. automatisierte Dokumentenerfassung

Die Dokumentenerfassung kann manuell oder automatisiert erfolgen. Bei einer manuellen Erfassung wird die Erfassung von Mitarbeitenden händisch durchgeführt. Bei der automatisierten Variante übernimmt eine Software die Erfassung selbstständig. Dokumentenerfassung umfasst sowohl strukturierte Daten (wie Name, Adresse, Telefonnummer) als auch unstrukturierte Daten (wie Text aus einem Bericht oder einer E-Mail).

Automatisierte Dokumentenerfassung

Die automatisierte Dokumentenerfassung verwendet Technologien wie OCR (Optical Character Recognition), um den Inhalt des Dokuments zu extrahieren und in ein digitales Format zu konvertieren. Dies ist schneller und präziser als die manuelle Erfassung, insbesondere bei der Verarbeitung großer Mengen von Dokumenten. Die Dokumentenerfassung ist ein wichtiger Bestandteil der Dokumentenverwaltung und ermöglicht eine einfachere und effizientere Verwaltung von Dokumenten. Sie ermöglicht auch eine schnellere Suche und den Zugriff auf Dokumente, da sie in einem digitalen Format vorliegen und leichter durchsucht werden können. Zudem ist eine Integration in andere Geschäftssysteme möglich, wie Enterprise Resource Planning (ERP) oder Customer Relationship Management (CRM), um die Geschäftsprozesse zu optimieren und die Effizienz zu verbessern.

Insgesamt bietet die automatisierte Dokumentenerfassung viele Vorteile und kann dazu beitragen, Geschäftsprozesse zu optimieren und die Effizienz zu verbessern:

Vorteile der digitalen Dokumentenerfassung

Die automatisierte Erfassung von Dokumenten bringt zahlreiche Vorteile für Unternehmen mit sich.

1. Kosteneinsparung: Ein bedeutender Vorteil ist die Kosteneinsparung, die durch die Reduzierung von manuellen Prozessen und die Minimierung von Papier- und Druckkosten entsteht. Ein weiterer Vorteil ist die Platzersparnis, die durch die Digitalisierung von Dokumenten erreicht wird. Durch die Reduktion des physischen Stauraums können Unternehmen Kosten für Büroflächen sparen.
2. Die einfache Suche nach Dokumenten ist ein weiterer Vorteil der automatisierten Erfassung von Dokumenten. Digitale Dokumente können einfach und schnell durchsucht und wiedergefunden werden, was Zeit und Aufwand spart. Die automatisierte Erfassung von Dokumenten führt auch zu höherer Datengenauigkeit, da menschliche Fehler bei der manuellen Dateneingabe minimiert werden.
3. Automatisierte Arbeitsabläufe: Fortgeschrittene Dokumentenerfassungs-Tools können auch Arbeitsabläufe automatisieren und manuelle Aufgaben eliminieren. Dadurch können Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen und sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren. Die schnelle und präzise Verarbeitung von Dokumenten führt auch zu einer verbesserten Kundenbetreuung, da Kundenanfragen schneller beantwortet werden können.
4. Standortübergreifende Zusammenarbeit: Durch die Möglichkeit, Dokumente schnell und einfach mit anderen zu teilen, kann die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens verbessert werden.
5. Minimierung von Compliance-Risiken: Digitale Dokumentation kann Unternehmen auch dabei helfen, rechtliche Anforderungen einzuhalten und Compliance-Risiken zu minimieren. Dies ist besonders wichtig in regulierten Branchen.
6. Reduzierte Umweltbelastung: Schließlich ist auch die Umweltfreundlichkeit ein wichtiger Aspekt, da die Reduzierung von Papierverbrauch und -verschwendung die Umweltbelastung reduzieren kann.

7 Anwendungsbereiche der Dokumentenerfassung

Dokumentenerfassung kann in verschiedenen Anwendungsbereichen eingesetzt werden:

1. Archivierung von Dokumenten:

Die Dokumentenerfassung kann Unternehmen dabei helfen, Dokumente zu digitalisieren und zu archivieren. Dadurch ist die Verwaltung, Aufbewahrung und Auffindbarkeit verbessert.

2. Automatisierte Rechnungsverarbeitung

Durch eine Automatisierung der Rechnungsverarbeitung können Unternehmen die manuellen Aufgaben im Rechnungsprozess eliminieren, die Effizienz erhöhen und Fehler minimieren.

3. Digitale Posteingangsverarbeitung

Eine digitale Posteingangsverarbeitung kann eingehenden E-Mails, Faxe und andere digitale Dokumente erfassen und automatisch in bestehende Systeme integrieren. Zusätzlich können physische Poststücke wie Pakete oder Briefe direkt an den richtigen Empfänger im Unternehmen zugestellt werden.

4. Vertragsmanagement

Durch die Digitalisierung und Automatisierung von Verträgen können Unternehmen ihren Vertragsmanagement-Prozess optimieren und die Effizienz erhöhen.

5. Personalmanagement

Auch im Personalmanagement kann die Dokumentenerfassung sinnvoll eingesetzt werden, um Bewerbungen, Arbeitsverträge, Zeugnisse und andere Dokumente digital zu erfassen und zu verwalten.

6. Gesundheitswesen

Im Gesundheitswesen kann Dokumentenerfassung dazu beitragen, Patientenakten und medizinische Dokumente zu digitalisieren und zu verwalten, um die Genauigkeit der Daten zu erhöhen und die Effizienz zu steigern.

7. Logistik und Versand

Dokumentenerfassung kann in der Logistik und im Versand eingesetzt werden, um Frachtbriefe, Lieferscheine und andere Dokumente digital zu erfassen und zu verwalten.

Alles in allem kann Dokumentenerfassung in vielen verschiedenen Anwendungsbereichen eingesetzt werden, um Geschäftsprozesse zu optimieren, Zeit und Kosten zu sparen und die Genauigkeit der Daten zu erhöhen.

Dokumentenerfassung Next Level

Viele machen sich während eines Termins schnelle Notizen, um keine relevanten Details des Gesprächs zu vergessen. Schnelle Notizen, Entwürfe oder Ergänzungen auf einem Dokument, machen viele lieber handschriftlich als digital. Doch um damit weiterzuarbeiten oder sie zu teilen, sind digitale Texte einfacher und praktischer. Da kommt die OCR-Technologie wieder zum Einsatz, um Inhalte von Dokumenten in editierbaren, durchsuchbaren Text umzuwandeln.

In dem nachfolgenden Bild ist zu erkennen, dass die handschriftlichen Notizen mittels ICR (Intelligent Character Recognition, versteht sich als „Upgrade“ zu OCR, um Handschriften zu erkennen) in eine Indexierungsmaske übernommen wurden.

Ein Ausblick in die Zukunft der Dokumentenerfassung

Die Zukunft von Dokumentenerfassung wird voraussichtlich von weiteren Fortschritten in der Digitalisierung und Automatisierung geprägt sein. Hier sind einige Trends und Entwicklungen, die in Zukunft relevant sein könnten:

1. Künstliche Intelligenz (KI): KI-basierte Technologien können Dokumentenerfassungssysteme verbessern, indem sie beispielsweise die automatische Klassifizierung von Dokumenten, die Extraktion von Daten und die automatische Dateneingabe unterstützen.
2. Robotic Process Automation (RPA): RPA kann die Automatisierung von Dokumentenerfassungsprozessen weiter vorantreiben, indem es beispielsweise das Extrahieren von Daten aus Dokumenten automatisiert oder Dokumente automatisch in andere Systeme einfügt.
3. Cloud-basierte Lösungen: Cloud-basierte Dokumentenerfassungslösungen können Unternehmen helfen, Dokumente sicherer und effizienter zu speichern und gemeinsam zu nutzen, ohne dass aufwändige IT-Infrastrukturen notwendig sind.
4. Mobile Erfassung: Die Erfassung von Dokumenten durch mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablets wird zunehmend wichtiger, da sie die Erfassung von Dokumenten unterwegs oder von Remote-Standorten aus ermöglicht.
5. Blockchain: Blockchain-basierte Dokumentenerfassung kann die Sicherheit und Vertraulichkeit von Dokumenten erhöhen, indem es eine sichere, dezentralisierte Datenbank bereitstellt, die nicht manipuliert werden kann.
6. Integration von Spracherkennung: Durch die Integration von Spracherkennungstechnologie können Unternehmen Dokumente durch Spracheingabe erfassen und automatisch in Text umwandeln.

Insgesamt wird die Zukunft von Dokumentenerfassung durch weitere Automatisierung und Digitalisierung beeinflusst sein.