Papierberge, unleserliche Unterschriften und langwierige Prozesse gehören der Vergangenheit an. Das papierlose Büro ist längst keine Utopie mehr. Elektronische Signaturen sind der Schlüssel, um Dokumente schnell, sicher und rechtsgültig zu signieren. Egal, ob du einen Vertrag, eine Genehmigung oder ein anderes Dokument signieren musst, wir erklären dir in diesem Blogartikel alles Wichtige, was du für den Umstieg wissen musst.
Dokument signieren: Kein Weg führt mehr an der E-Signatur vorbei
Warum sollte ich im Arbeitsalltag auf die E-Signatur setzen, wenn ich ein Dokument signieren möchte? Eine Frage, die sich noch immer viele Verantwortliche im Unternehmen stellen. Dabei liegen die zahlreichen ökonomischen und ökologischen Vorteile auf der Hand. An alle Papiernostalgiker da draußen: Welche Argumente sprechen denn überhaupt noch für die analoge Unterschrift mit dem Kugelschreiber? Auf diese Vorteile wollen fortschrittliche Digitalisierer:innen dank der E-Signatur nicht mehr verzichten:
- Einsparung von Prozesskosten: Immense Papier-, Druck- und Versandkosten, z.B. bei Portoerhöhungen, einsparen. Zum ROI-Rechner
- Senken von Prozesszeit: Keine Lust mehr auf lange Wartezeiten? Mit der E-Signatur Unterschriften in Echtzeit leisten und mit Vertragspartnern kommunizieren.
- Ortsunabhängig unterschreiben: Vor-Ort-Meetings und physische Reisen nur für eine Unterschrift? Effizienz sieht anders aus – Jetzt mit der E-Signatur unterschreiben, wann und wo du möchtest!
- Abschaffung von Medienbrüchen: Kein Drucker oder Scanner mehr – realisieren den vollständig digitalen Prozess von der Erstellung über die Signatur bis zur Archivierung!
- Schonung von natürlichen Ressourcen: Vermeide Papier, CO₂ und Co. und verbessere deinen Nachhaltigkeitsbericht!
Darauf solltest du beim digitalen Dokument signieren unbedingt achten
Digital ein Dokument signieren ist tatsächlich nicht schwierig. Allerdings gibt es auch bei diesem Thema einige rechtliche Grundlagen zu verstehen. Hierzu gehören der Integritätsschutz des Dokuments und die gesetzlichen Formvorschriften, die im Folgenden erläutert werden.
Dokument signieren ist nicht gleich Unterschrift scannen
Das Einscannen einer handschriftlichen Unterschrift birgt erhebliche Sicherheitsrisiken. Denn eine gescannte Unterschrift kann mühelos dupliziert und auf anderen Dokumenten verwendet werden, ohne dass der Unterzeichner davon Kenntnis nimmt. Überdies besteht keine Möglichkeit, die Authentizität des Dokuments zu überprüfen oder sicherzustellen, dass die Unterschrift tatsächlich von der behaupteten Person stammt. Betrug und die Missachtung von persönlichen Daten können nicht ausgeschlossen werden.
Ein Dokument signieren bedeutet gesetzliche Formvorschriften einhalten
Besonders kritisch werden gescannte Unterschriften bei Dokumenten, die bestimmte gesetzliche Formerfordernisse erfüllen müssen (vgl. §§125 ff. BGB), um rechtskräftig zu sein. An diesem Punkt steht das Schriftformerfordernis (§126 BGB) bei vielen Anwendungsfällen bzw. Vertragstypen besonders im Fokus. Die Schriftform kann zwar durch die elektronische Form ersetzt werden, jedoch nur durch den Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur (kurz: QES), solange sich aus dem Gesetz nicht ein anderes ergibt (§§126, 126a BGB). Hingegen reicht ein eingescanntes Unterschriftenbild nicht aus, um die Schriftform zu erfüllen. Dies hat in einigen Fällen zur Folge, dass ein bereits abgeschlossener Vertrag wegen Formmangels als nichtig erklärt werden kann (§125 BGB).
Zusammengefasst: Durch die Erzeugung von Signaturzertifikaten vereint die E-Signatur die Wahrung des Integritätsschutzes und die Einhaltung von gesetzlichen Formvorschriften. Unternehmen sollten bei digitalen Vertragsprozessen auf eine rechtssichere E-Signatur-Software setzen.
Nachhaltigkeit (unter)schreibt man digital | Vorteile und Anwendungsfälle der digitalen Unterschrift.
Dokument signieren: So gelingt die Einführung der E-Signatur
Neben den zahlreichen Prozess- und Kostenvorteilen stehen folglich auch rechtliche Rahmenbedingungen für den Einsatz der elektronischen Signatur. Digital ein Dokument signieren sollte daher eine hohe Priorität im Unternehmen einnehmen. Aber wie gehe ich jetzt am besten bei der Einführung einer Signatursoftware vor? Im Grunde ist der Weg schon ziemlich klar vorgegeben. Aus den zahlreichen Gesprächen mit den Prozessmanager:innen unserer Kunden haben sich die folgenden 6 Schritte herauskristallisiert:
- Dokumentenliste erstellen: Welche Dokumente und Verträge werden in meiner Abteilung mit Stift und Papier unterschrieben?
- Dokumenttypen priorisieren: Welche Dokumente und Verträge werden besonders häufig unterschrieben? Wo liegt kurzfristig das größte Einsparpotenzial?
- Signaturlevel pro Dokumenttyp festlegen: Gibt es gesetzlich vorgeschriebene oder vertraglich vereinbarte Formerfordernisse zu beachten?
- Erste Signaturprozesse digitalisieren: Stelle mit unseren Signaturexperten:innen deine ersten Prozesse auf die digitale Signatur um und sammle erste Erfahrungen!
- Digitale Signaturprozesse ausbauen: Wiederhole die Schritte 2 bis 4 und schöpfe konsequent deine Digitalisierungspotenziale aus!
- Weitere Abteilungen motivieren: Nicht nur dein Team leistet Unterschriften! Zeige deine Erfolge deinen Kollegen:innen und helfe ihnen mit unserer Unterstützung, die gesamten Einsparpotenziale des Unternehmens auszuschöpfen.
Digital ein Dokument signieren: Jetzt testen und durchstarten!
Wir haben dir in diesem Blogartikel erläutert, warum du beim Thema „Dokument signieren“ unbedingt auf den digitalen Weg setzen solltest. Die notwendige Rechtsverbindlichkeit für Unternehmen ist durch die europäische eIDAS-Verordnung (ehemals: Signaturgesetz) und das Vertrauensdienstegesetz geregelt. Ebenso ist die E-Signatur ein einfaches Digitalisierungsprojekt, welches sich recht kurzfristig umsetzen lässt. Warum also noch mit der Umsetzung warten? Jeden Tag, an dem du weiterhin analog unterschreibst, verschwendest du unnötig Ressourcen. Nutze deine Chance und teste die digitale Unterschrift vollkommen unverbindlich und kostenlos!