Wie kann die Dokumentenverwaltung für Salesforce-Anwender:innen kostengünstig, robust und sicher gestaltet werden? Was wäre, wenn wir Dokumentenprozesse in Salesforce automatisieren und eine KI uns bei der Bearbeitung dieser Dokumente helfen könnte? Von der Erstellung von Angeboten und Verträgen – bis hin zur Automatisierung von Antworten auf Kundenbeschwerden, Unternehmensbewertungen und erweiterten Marketingplänen. Es gibt bereits Software, die uns in diesen Szenarien helfen kann. Im folgenden Blogartikel gehen wir auf die Vorteile von document generation in Salesforce ein, betrachten verschiedene Arten von Dokumenten, was die Funktionen von document generation sind und wie die Software in Salesforce implementiert wird.
Was ist Document generation in Salesforce?
Document generation in Salesforce automatisiert die Erstellung und Weitergabe von Dokumenten, die mit kundenspezifischen Informationen versehen sind. Oft kann die Erstellung und Verteilung dieser Dokumente vollständig automatisiert werden – bei Bedarf auch in großen Mengen, was den Prozess wesentlich reibungsloser und schneller macht.
Document generation in Salesforce erfolgt auf der Grundlage standardisierter Vorlagen. Feste Inhalte werden mit dynamischen Feldern kombiniert, wobei die Daten automatisch aus Salesforce eingefügt werden.
Es kann damit verbundene Automatisierungen geben, zum Beispiel das Hinzufügen von Klauseln (intelligente vordefinierte Inhaltsblöcke) auf der Grundlage einer Regel. Auch die manuelle Bearbeitung ausgewählter Dokumentabschnitte kann zugelassen werden.
Die Vorteile von Document generation in Salesforce
Document generation in Salesforce vereinfacht und beschleunigt den Prozess der Dokumentenerstellung und erleichtert dessen Verwaltung und Überwachung. Es trägt dazu bei, den Zeit- und Kostenaufwand für die Erstellung eines Dokuments zu reduzieren, in der Regel auf einen Bruchteil dessen, was bei der manuellen Erstellung verbraucht wird. Außerdem werden Fehler vermieden und die Sicherheit und Einhaltung von Vorschriften erhöht.
Document generation ermöglicht auch die Standardisierung der Dokumentenerstellung und -verteilung für garantierte Qualität. Mit Documill kann Document generation für mehrere Märkte, sogar weltweit, zentralisiert werden. Eine einzige Dokumentenvorlage kann viele Sprachen und Marken unterstützen.
Arten von Dokumenten
Tatsächlich kann jedes Salesforce-Dokument mit der Documill automatisiert werden, einschließlich einer E-Mail, um es an die Empfängerin oder den Empfänger zu senden. Documill wird von einer Vielzahl von Unternehmen in zahlreichen Branchen eingesetzt, vom Finanzwesen über die Medien bis hin zum Transportwesen. Hier sind einige Beispiele für Anwendungsfälle, die in der Fertigungsindustrie implementiert wurden:
- Verträge und Vereinbarungen
- Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDAs)
- Kostenvoranschläge und Angebote
- Anfragen für Informationen, Vorschläge oder Angebote (RFI, RFP, RFQ)
- Geschäftsüberprüfungen für umfangreiche Lieferverträge
- Rechnungen
- Produktkataloge
- Packlisten…
Wohlgemerkt, es muss nicht auf die Salesforce Sales Cloud beschränkt sein. Alle Salesforce Clouds werden unterstützt. Experience Cloud, Service Cloud und Marketing Cloud zum Beispiel sind ebenfalls reif für viele Automatisierungen:
- Antworten auf Kundenbeschwerden (oder Fallantworten)
- Außendienstberichte
- Prüfberichte und Zertifikate
- erweiterte Marketingpläne…
…und so weiter.
Die Hauptmerkmale von Document generation
Tauchen wir ein wenig tiefer in die Funktionsweise von Document Generation ein. Was kann man von einer Anwendung wie Documill erwarten? Hier sind die wichtigsten Funktionen:
Alles in Salesforce: Zunächst einmal finden für die Benutzer:innen – also diejenigen, die die Dokumente erstellen – alle Aktivitäten zur Dokumentenerstellung in Salesforce statt. Dies schließt auch die Bearbeitung von Abschnitten ein, sofern dies zulässig ist. Der Dokumenten-Workflow, einschließlich der Generierung, kann durch einen Klick auf eine Schaltfläche oder automatisch durch ein Ereignis wie die Übermittlung eines Formulars ausgelöst werden.
Mit Template Builder können Administrator:innen mehrsprachige Dokument- und E-Mail-Vorlagen mit erweiterter Logik erstellen. Ein Salesforce-Daten-Mapper, der ohne Code auskommt und per Drag-and-Drop bedient wird, ermöglicht eine intuitive Benutzererfahrung.
Auf den Template Builder und alle Vorlagen kann direkt über Salesforce zugegriffen werden, sodass Administrator:innen Vorlagen mühelos verwalten, aktualisieren und organisieren können.
API-gesteuerte Aktionen: Mit der Documill Application Programming Interface (API) ist es möglich, die Erstellung von individuellen Dokumenten und die darauf folgenden Schritte vollständig zu automatisieren. Der Workflow kann durch Salesforce Flow oder andere Ereignisse ausgelöst werden.
Batch-Fähigkeit: Ebenso ermöglicht die Documill-API die Erstellung von Dokumenten in großen Mengen. Es gibt keine Begrenzung der Menge.
Clause libraries bieten Nutzer:innen Zugriff auf vorab genehmigte Vertragsklauseln und andere Inhaltsmodule. Sie werden in Salesforce oder Microsoft 365 gespeichert und tragen dazu bei, die Verhandlungen zu beschleunigen und das Risiko durch festgelegte Richtlinien zu verringern.
Die integrierte elektronische Signatur macht den Abschluss von Vereinbarungen zu einem Kinderspiel und gewährleistet die Einhaltung von Standards wie eIDAS, DSGVO und FDA CFR 21:11. Es werden sowohl sequentielle als auch parallele Unterzeichnungsprozesse unterstützt, ebenso wie externe Elektronische Signatur Software.
Interaktive Formulare: Es können Formulare mit Fragen erstellt werden, um Informationen von externen Stakeholdern, wie Kunden oder Partnern, außerhalb einer Salesforce-Organisation zu sammeln.
Umfassende Formatunterstützung: Die Benutzer:innen können Dokumente in verschiedenen Formaten wie E-Mail, HTML, Word, Excel, PowerPoint und PDF verschicken, je nach Unternehmensrichtlinien.
Mobile Reaktionsfähigkeit: Die Dokumente können ein responsives, interaktives Design haben, so dass sie mit jedem Gerät funktionieren.
Es stehen Prüfpfade zur Verfügung, um eine umfassende Aufzeichnung aller an einem Dokument vorgenommenen Aktionen zu erhalten. Vollständige Compliance und Transparenz sind gewährleistet.
Berichte und Einblicke werden über Salesforce-Berichte und Dashboards angeboten.
Tipps zur Implementierung einer Document generation-Lösung in Salesforce
Was ist bei der implementierung einer Lösung zur Document generation in Salesforce alles zu beachten? Hier sind die wichtigsten Hinweise:
Achte auf eine gute Datenhygiene: Zuallererst ist eine Lösung zur Dokumentengenerierung ein großartiges Werkzeug zur Aufrechterhaltung der Salesforce-Datenqualität. Ohne korrekte Daten in den Salesforce-Feldern können Benutzer:innen kein korrektes Dokument erstellen. Daher ist es für die Benutzer:innen von größter Wichtigkeit, eine hohe Datenqualität in Salesforce aufrechtzuerhalten.
Setze dich mit allen relevanten Stakeholdern in Verbindung. Bevor du mit der Planung von Arbeitsabläufen und Vorlagen beginnst, ist es wichtig, die Wünsche aller Beteiligten zu erfahren. Es ist wichtig zu verstehen, wie die Endnutzer:innen in ihren täglichen Arbeitsabläufen Dokumente erstellen, darauf zugreifen und sie verteilen.
Sorge für ein gutes Benutzererlebnis. Dies erleichtert auch die Einführung und Akzeptanz der Lösung und trägt dazu bei, maximale Effizienz und Zeitersparnis zu erzielen.
Führe einen Proof of Concept (POC) durch – eine vorläufige Demo des Anwendungsfalls -, wenn du im Vorfeld sicherstellen willst, dass die Lösung funktioniert.
Baue Anwendungsfälle auf: Wenn es an die Implementierung der Lösung geht, empfehlen wir, einen Anwendungsfall nach dem anderen zu entwickeln. Sobald der erste zur Zufriedenheit aller Beteiligten getestet wurde, können die dabei gewonnenen Erfahrungen bei der Umsetzung des nächsten Anwendungsfalls genutzt werden.
Scheuen dich nicht, um Hilfe zu bitten. Der Kundensupport von Documill bietet schnelle Antworten auf Fragen, effiziente Problemlösungen und nützliche Ratschläge zur Nutzung der Lösung.
Outsource, wenn möglich. Aufgaben wie die Entwicklung von Vorlagen können auch an d.velop oder Documill als kostengünstige Dienstleistung vergeben werden. d.velop kennt sich mit der Documill-Lösung aus, während das Documill-eigene technische Expertenteam bereits über 500 Projekte, darunter auch POC-Projekte durchgeführt hat.
Documill und d.velop ergänzen sich für eine ganzheitlich digitale Lösung in Deinem Salesforce
Als fortschrittliches Dokumentenmanagementsystem mit eigenen Workflows arbeitet d.velop reibungslos mit Documill zusammen. Nach der Generierung von Dokumenten müssen die Dateien GoBD-konform und revisionssicher abgelegt werden und für alle notwendigen Nutzergruppen zugänglich sein – auch wenn diese in anderen Anwendungen wie ERP-Systemen arbeiten. Die nativ integrierten Komponenten von d.velop kümmert sich darum: generierte Dateien können über standardisierte Salesforce Flow-Module automatisch hochgeladen werden und bereits gespeicherte Dateien werden in Salesforce angezeigt. Darüber hinaus sind alle zusätzlichen Dokumentenmanagement-Funktionen von d.velop nun auch innerhalb von Salesforce verfügbar, was bei der Arbeit in Geschäftsprozessen hilfreich ist.
Gemeinsam ermöglichen die beiden Lösungen eine bessere Kontrolle über Dokumentenprozesse, systematische Vorgehensweisen sowie eine höhere Qualität, Sicherheit und Compliance. Und vor allem helfen sie, viel Zeit, Geld, Mühe und Frustration zu sparen.