In der heutigen Zeit, in der die Digitalisierung immer mehr an Bedeutung gewinnt, spielt das Thema Dokumentenmanagement eine immer größere Rolle. Hier kommen die DMS-Vorteile ins Spiel. Es geht nicht nur um die Verwaltung von Dokumenten, sondern um eine Lösung, die dazu beiträgt, die Effizienz und Effektivität von Geschäftsprozessen zu steigern. Die Vorteile eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) können in diesem Kontext einen erheblichen Unterschied machen.
Was ist ein DMS?
Das Dokumentenmanagement-System, kurz DMS, ist eine digitale Lösung, die Unternehmen das Speichern und Aufbewahren von Dokumenten vereinfacht. Dies umfasst das Erstellen, Aufbewahren, Verwalten, Teilen, Archivieren und Löschen von Dokumenten. Es handelt sich hierbei um ein System, das den Zugriff auf Unternehmensinformationen erleichtert und dabei die Sicherheit und Vertraulichkeit dieser sensiblen Daten gewährleistet.
In der heutigen Gesellschaft wird das DMS immer notwendiger. Informationen müssen schnell und effizient weitergeleitet werden können, die Produktivität muss stetig steigen und gesetzliche Vorschriften werden immer strenger – und dabei kann ein DMS wertvolle Unterstützung leisten.
In den folgenden Abschnitten wird auf die DMS-Vorteile eingegangen und erklärt, wie es in deinem Betrieb helfen kann, die Ziele zu erreichen.
Dokumentenmanagement einfach erklärt:
Vorlagen, Best-Practices sowie Tipps & Tricks für ein digitales Dokumentenmanagement-System
Die wichtigsten DMS-Vorteile
Effiziente Dokumentenorganisation
Das Dokumentenmanagement-System ermöglicht eine strukturierte und organisierte Ablage von Dokumenten in deiner Firma, wodurch das Auffinden und Bearbeiten von Dokumenten deutlich vereinfacht wird. Durch die Verwendung eines DMS kannst du sicher gehen, dass alle Dokumente an einem zentralen Ort gespeichert sind und damit auch leichter zugänglich sind. Alle Vorteile des DMS lassen sich auf die effiziente Dokumentenorganisation zurückführen, was verdeutlicht, wie hilfreich ein Dokumentenmanagement-System für einen Betrieb ist.
Verbesserung der Zusammenarbeit
Ein DMS fördert die Zusammenarbeit in einem Unternehmen, indem es mehreren Benutzern:innen gleichzeitig ermöglicht, auf ein Dokument zuzugreifen und es zu bearbeiten. Dadurch wird eine reibungslose Kommunikation und Koordination zwischen den Mitarbeitenden gewährt. Außerdem wird dadurch auch die Effizienz innerhalb des Betriebes gefördert.
Automatisierung von Workflows
Das DMS sorgt für eine Automatisierung innerhalb eines Unternehmens, zum Beispiel durch das Weiterleiten von Dokumenten an anderen Personen oder Abteilungen. Dies spart Zeit und Ressourcen, indem es manuelle Aufgaben reduziert. Statt eine klassische Hauspost-Mappe durch das Gebäude zu schicken, erreichen die betreffenden Unterlagen die andere Abteilung direkt – ohne, dass jemand nach dem physischen Dokument suchen muss bei Rückfragen.
Sicherer Zugriff, Datenschutz und Compliance Vorschriften
Ein Dokumentenmanagement-System sorgt für eine sichere Speicherung von sensiblen Daten und Dokumenten. Zudem werden automatisch auch Compliance-Anforderungen wie Archivierungsfristen oder Datenschutzbestimmungen erfüllt, wenn das DMS dafür geeignet ist. Dies gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und schützt vor Datenverlust. Dadurch, dass ein passendes DMS automatisch die Compliance-Anforderungen erfüllt, gehört dieser Punkt zu einem der wichtigsten DMS-Vorteile.
Reduzierung von Papier
In der heutigen Zeit ist es für Unternehmen immer mehr von Bedeutung auf die Umwelt zu achten, um sich von anderen Betrieben hervorzuheben. Ein DMS-Vorteil, der darauf einzahlt, Nachhaltigkeitskriterien von potenziellen Kunden zu erfüllen, ist die Reduzierung von Papier. Durch die Digitalisierung von Dokumenten und das Dokumentenmanagement-System kann der Papierverbrauch reduziert und die Umwelt geschont werden. Dies trägt zur Nachhaltigkeit bei und reduziert den ökologischen Fußabdruck des Unternehmens.
Bessere Erfassung
Ein DMS ermöglicht die schnellste und präziseste Erfassung von Dokumenten auf Basis von Schlüsselwörtern, wodurch der Zugriff auf Informationen erleichtert wird. Durch das vollständige Auslesen der Dokumente beim Importieren in das System wird eine verbesserte Suchfunktion mit Schlagwörtern ermöglicht, was die Auffindbarkeit von Informationen verbessert.
Die 3 wichtigsten Ziele eines DMS
Die DMS-Vorteile zahlen auf wichtige Ziele ein, die mit einem DMS erreicht werden können. Die wichtigsten 3 Ziele sind:
1. Verbesserung der Dokumentenverwaltung
Das wichtigste Ziel des Dokumentenmanagement-Systems ist offensichtlich die Verbesserung der Dokumentenverwaltung. Das DMS soll dabei helfen, Dokumente effizient zu organisieren, zu speichern, zu erfassen und zu verwalten. Der Leiter der Fachgruppe Verwaltung, Sebastian Döring, von der Gemeinde Ascheberg ist überzeugt von dem DMS: „Der digitale Aktenplan auf Basis von d.velop documents ermöglicht es uns, Dokumente elektronisch in klaren Strukturen abzuspeichern. Damit lassen sich Schriftstücke einfach recherchieren, bearbeiten und an Beschäftigte gezielt verteilen.“
2. Erhöhung der Produktivität
Ein Dokumentenmanagement-System steigert die Produktivität erheblich, indem es Mitarbeitenden ermöglicht, Dokumente effizienter zu suchen, verwalten und zu bearbeiten. Durch die Verbesserung der Zugänglichkeit und die geordnete Organisation von Dokumenten innerhalb eines Unternehmens können Mitarbeiter:innen ihre Aufgaben schneller und besser erledigen, was zu einer erhöhten Produktivität führt.
3. Steigerung der Kundenzufriedenheit:
Dadurch, dass das DMS eine schnelle Bearbeitung von Kundenanfragen und eine bessere Dokumentation von Kundeninteraktionen bietet, wird die Kundenzufriedenheit gesteigert. Hinzuzufügen ist, dass es auch zum Beispiel die Möglichkeit bietet, mobil zu arbeiten. Dokumente sind unabhängig von Ortes und Zeit zuverlässig verfügbar.
Fazit zu den DMS Vorteilen
Es gibt einige DMS-Vorteile und in der heutigen Zeit ist das DMS ein unverzichtbares Werkzeug für dein Unternehmen. d.velop documents ist daher die perfekte Lösung für Unternehmen, die die Effizienz und Produktivität innerhalb der Firma steigern wollen. Mit Funktionen wie Dokumentenerfassung, -verwaltung, -archivierung und Workflow Automatisierung bietet d.velop eine umfassende Lösung für Unternehmen, um sich zu digitalisieren. Darüber hinaus gewährleistet es die Sicherheit sensibler Daten, was in der heutigen digitalen Welt von großer Bedeutung ist. Daher ist ein DMS wie das von d.velop eine umfassende Lösung für jedes moderne Unternehmen, das seine Arbeitsabläufe verbessern und seine Produktivität steigern will.
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