DMS Anbieter – Wie man den richtigen Partner findet

In der heutigen digitalen Geschäftswelt ist ein effizientes Dokumentenmanagement von entscheidender Bedeutung für den reibungslosen Ablauf von Prozessen im Unternehmen. Die exponentiell wachsende Menge an Informationen und Dokumenten erfordert innovative Lösungen, um diese Datenflut zu bewältigen und gleichzeitig die Produktivität der Mitarbeitenden zu steigern. Doch bei der Vielzahl an DMS Anbietern ist die Auswahl des richtigen Partners von entscheidender Bedeutung, denn sie kann über den Erfolg oder Misserfolg einer DMS-Implementierung oder sogar ganzer Digitalisierungsvorhaben entscheiden. Daher erklären wir, worauf bei der Wahl des richtigen DMS Software Anbieters zu achten ist.

DMS Anbieter: Warum die Wahl wichtig ist

Die Wahl eines passenden DMS Anbieters sollte gut überlegt sein, da es sich um eine Investition handelt, die sich auf die Zukunft des Unternehmens auswirkt. Ein gutes DMS hilft dabei, Zeit und Geld zu sparen und die Produktivität zu steigern. Ein unzuverlässiger DMS Software Anbieter oder ein unzureichend durchdachtes DMS kann das Gegenteil bewirken und die Produktivität negativ beeinflussen!

Demzufolge sollte man bedenken, dass es sich bei dem DMS Anbieter nicht bloß um einen Softwarelieferanten handelt, sondern vielmehr um einen strategischen Partner. Die Kompetenz des DMS Anbieters beeinflusst maßgeblich die Effektivität, Skalierbarkeit und Sicherheit der Implementierung. Zudem hört die Partnerschaft nach der Implementierung nicht einfach auf. Der DMS Anbieter bietet kontinuierliche Unterstützung, Schulung und Anpassungen, um den langfristigen Erfolg der Lösung zu gewährleisten.

Somit ist die Wahl eines zuverlässigen DMS Anbieters der Schlüssel zu einer nahtlosen Integration, zu optimierten Abläufen und einer nachhaltigen Steigerung der Unternehmensproduktivität.

Strategische Planung als Basis für die Auswahl des richtigen DMS Anbieters

Bei der Wahl der passenden DMS-Lösung nimmt die strategische Planung eine Schlüsselrolle ein. Ein umfassendes Verständnis der beabsichtigten Nutzung des Dokumentenmanagement-Systems ist der Ausgangspunkt für eine fundierte Entscheidung. Hierbei können die Fachabteilungen meist eine wertvolle Rückmeldung geben, damit diese langfristig auch mit der gewählten Lösung sowie dem DMS Anbieter zufrieden sind.

Erst wenn die konkreten Ziele für die Integration und Nutzung definiert sind, können die benötigten Funktionen und Features in den Fokus rücken. Hierbei ist es ratsam, nicht nur gegenwärtige Anforderungen zu berücksichtigen, sondern auch langfristige Perspektiven einzubeziehen. Insbesondere, wenn das Unternehmen in einem stetigen Wachstumsprozess steckt, ist es essenziell, auch zukünftige Ansprüche bereits in der Planungsphase zu antizipieren. Damit wird der Grundstein für eine DMS-Lösung gelegt, die nicht nur den aktuellen Bedarf deckt, sondern auch für kommende Herausforderungen gerüstet ist.

Kriterien bei der Auswahl eines DMS Anbieters

Evaluierung potenzieller DMS Software Anbieter empfiehlt es sich, verschiedene Kriterien sorgfältig zu prüfen, um sicherzustellen, dass die ausgewählte Lösung perfekt den unternehmensspezifischen Anforderungen entspricht.

Betriebsform: On-Premises oder Cloud

Das erste Kriterium ist die Art der Bereitstellung: On-Premises oder Cloud? Oder ein hybrider Ansatz? Es ist ratsam zu überlegen, welche Anforderungen in Bezug auf Skalierbarkeit und Ausfallsicherheit bestehen und welches Modell am besten zur IT-Strategie des Unternehmens passt. Dabei sollte auch bedacht werden, dass ausreichende IT-Ressourcen für Implementierung, Verwaltung und Wartung zur Verfügung stehen. Sollte das nicht der Fall sein, sollte darauf geachtet werden, dass der Anbieter durch eigene Dienstleistungen wie Managed Services unterstützen kann. Eine SaaS-Lösung kann in diesen Belangen Arbeit abnehmen und ermöglicht zudem eine schnellere Implementierung.

Funktionalität und Anpassungsfähigkeit

Ein erstklassiges DMS sollte nicht nur grundlegende Bedürfnisse erfüllen, sondern auch vielseitige Funktionen aufweisen, die in den individuellen Arbeitsablauf integriert werden können. Eine Untersuchung der Anpassungsmöglichkeiten und möglichen Erweiterungen ist ratsam, um das System optimal auf die spezifischen Prozesse auszurichten.

Benutzerfreundlichkeit

Die Nutzerfreundlichkeit erhöht die Akzeptanz und Produktivität der Anwender:innen. Achte auf eine intuitiv gestaltete Benutzeroberfläche, die es den Mitarbeiter:innen ermöglicht, sich rasch mit der Nutzung vertraut zu machen.

Integration in bestehende Systeme

Eine nahtlose Integration des DMS in vorhandene Anwendungen wie ERP- oder CRM-Systeme ist unerlässlich, um nicht verschiedene Silos für das Management von Dokumenten aufzubauen. Daher sollte im Vorfeld geprüft werden, ob der DMS Anbieter die gewünschten Schnittstellen bereitstellt, um einen reibungslosen Datenaustausch sicherzustellen.

Sicherheit und Datenschutz

Die Sicherheit der Daten steht an erster Stelle. Daher sollten seitens des DMS Anbieters strenge Sicherheitsmaßnahmen umgesetzt sein, um die vertraulichen Informationen zu schützen. Dazu zählen unter anderem verschlüsselte Datenübertragung, Zugriffskontrollen und die Wahl des Speicherortes der Daten.

Support und Schulung

Ein vertrauenswürdiger DMS Software Anbieter sollte nicht nur während der Implementierung zur Verfügung stehen, sondern auch danach Unterstützung bieten. Dazu sollten Schulungen, E-Learnings eine gute Dokumentation und ein qualifizierter technischer Support zur Verfügung stehen.

Skalierbarkeit

Angesichts der Unternehmensentwicklung ist die Skalierbarkeit des DMS von Bedeutung. Stelle sicher, dass die Lösung anpassbar ist und den zukünftigen Anforderungen gerecht wird.

Ein Dokumentenmanagement-System ebnet den Weg für einen optimalen Einstieg in die Digitalisierung. Eine Erweiterung des Dokumentenmanagements durch weitere Apps kann zu ganzheitlichen Prozessen führen, wie z.B. einer Vertragserstellung mit digitaler Signatur und einer anschließenden revisionssicheren Archivierung. Dazu können folgenden Apps sinnvoll sein:

• elektronische Signatur Software
• digitale Rechnungsverarbeitung
• digitales Vertragsmanagement
• digitale Postzustellung
• Mitarbeiter-App

Zukunftsorientierung

Die rasante technologische Entwicklung erfordert eine DMS-Lösung, die Schritt hält. Daher sollte auch der DMS Anbieter eine Zukunftsstrategie haben und regelmäßige Updates sowie Innovationen bereitstellen.

Bewertungen, Zertifizierungen, Referenzen

Referenzen, Bewertungen und Zertifizierungen spielen ebenfalls eine entscheidende Rolle und sollten bei der Auswahl einbezogen werden. Referenzen dienen als direkte Einblicke in die Zufriedenheit unserer Kunden und verdeutlichen, wie unser DMS erfolgreich in verschiedenen Geschäftsumgebungen eingesetzt wurde.

Ergänzend dazu bieten unabhängige Branchenanalysten und Plattformen, wie beispielsweise Gartner Peer Insights und OMR (Online Marketing Rockstars) wertvolle Kundenbewertungen und Erfahrungsberichte.

Welche Funktionen sollte ein DMS mitbringen?

Bei der Wahl des passenden DMS Anbieters sollte man auch darauf achten, welche Funktionen und Erweiterungen das Dokumentenmanagement-System mit sich bringt. Essenziellen Funktionen, die den Arbeitsablauf eines Unternehmens entscheidend verbessern können, sind dabei:

Die intelligente Ablage ist eine der Grundpfeiler eines effektiven Dokumentenmanagement-Systems. Alle Dokumente werden zentral und systematisch organisiert, was nicht nur den Überblick erleichtert, sondern auch den Zugriff beschleunigt. Mit einer klaren Struktur können Mitarbeiter:innen in kürzester Zeit die benötigten Informationen finden, ohne kostbare Zeit mit der Suche nach verstreuten Dokumenten zu verschwenden.

Die Archivierung von Dokumenten kann gemäß den GoBD-Richtlinien erfolgen, was eine gesetzeskonforme und revisionssichere Aufbewahrung ermöglicht. Dies gewährleistet die langfristige Integrität und Verfügbarkeit wichtiger Unternehmensdaten, was insbesondere in regulierten Branchen von hoher Relevanz ist.

Durch Schnittstellen wird das System nahtlos in bereits bestehende Unternehmenssysteme wie SAP, Microsoft 365 oder Salesforce integriert. Diese Integration ermöglicht einen reibungslosen Datenfluss zwischen verschiedenen Anwendungen und fördert die Konsistenz der Informationen im gesamten Unternehmen.

Eine gute Strukturierung und schnelle Suche ist ein weiterer Eckpfeiler. Eine Enterprise Search kann durch effiziente Suchalgorithmen und strukturierte Ablage die Suchzeit erheblich reduzieren. Mitarbeiter:innen können gezielt nach bestimmten Dokumenten oder Informationen suchen und diese schnell abrufen.

Collaboration ermöglichen koordinierte Zusammenarbeit, unabhängig vom Standort der Mitarbeiter:innen. Insbesondere im Homeoffice können Teams in Echtzeit an Dokumenten arbeiten, Änderungen verfolgen und Feedback geben.

Insgesamt versetzt ein Dokumentenmanagement-System Unternehmen in die Lage, Dokumente effizient zu organisieren, Compliance-Anforderungen zu erfüllen, Arbeitsabläufe zu optimieren, die Zusammenarbeit zu fördern und wertvolle Zeit und Ressourcen zu sparen. Das sollte bei der Auswahl des passenden DMS Software Anbieters beachtet werden.

DMS Anbieter – Ein Partner für das Dokumentenmanagement

Insgesamt lässt sich festhalten, dass die Auswahl eines passenden DMS Anbieters eine entscheidende Rolle bei der Optimierung der Dokumentenverwaltung eines Unternehmens spielt. Die Berücksichtigung von Kriterien wie Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit, Integration, Sicherheit, Support und Zukunftsorientierung gewährleistet eine effiziente und zukunftsfähige Lösung. Der gewählte DMS Anbieter agiert nicht nur als Lieferant, sondern vielmehr als langfristiger, strategischer Partner, der maßgeschneiderte Lösungen für individuelle Unternehmensanforderungen bereitstellt. Durch die richtige Wahl des DMS Anbieters funktioniert die Implementierung reibungslos, die Produktivität wird gesteigert, die Datensicherheit gestärkt und das Wachstum in der Geschäftswelt gefördert.

Häufige Fragen und Antworten zum Thema DMS Anbieter