Digitalisierung von Dokumenten: Die 7 Must-Have-Features von Scansoftware

Du träumst von einer komplett digitalen Dokumentenverwaltung, die Dokumenten- und Geschäftsprozesse beschleunigt?
Bevor der Traum Realität wird, gibt es eine (ganz offensichtliche) Herausforderung zu lösen: Wie kommen denn die unzähligen Papierdokumente, die Unternehmen tagtäglich als Posteingang erhalten, überhaupt erst in die digitale Dokumentenverwaltung oder an einen anderen digitalen Ablageort?
Richtig: Indem diese gescannt und digitalisiert werden!

Aus diesem Grund ist die erste Frage, die sich Unternehmen auf dem Weg zum papierlosen Büro häufig stellen, die nach einer geeigneten und professionellen Scansoftware für Dokumente.

Scannen und digitalisieren von Geschäftsdokumenten heute eine Notwendigkeit

Warum? Naja, ganz einfach: Ist der Papierbeleg erst einmal in Umlauf, kann es zu unzähligen Problemen kommen. Der Sachbearbeiter ist im Urlaub und der Vertreter kann das Dokument nicht finden. Es werden Stempel aufgebracht, die wichtige Informationen verdecken. Oder Notizen gemacht, die dort nichts zu suchen haben oder der Klassiker: Kaffeeränder verunstalten die Seiten.

Heute müssen Unternehmen Papierbelege digital erfassen, damit diese Szenarien nicht passieren, Geschäftsunterlagen sicher (und trocken ;-)) aufbewahrt und jeder Geschäftsprozess zum Dokument unkompliziert und effizient abgearbeitet werden kann.

Wie finden Unternehmen die optimale (Scan-)Software für die Digitalisierung von Dokumenten?

In diesem Artikel beschreibe ich anhand der 7 wichtigsten Funktionen, was eine professionelle Scansoftware mitbringen muss, damit Papierbelege und wichtige Geschäftsunterlagen zukünftig im Handumdrehen digitalisieren werden können – und bestenfalls mehr noch!

Diese 7 Funktionen sollte eine professionelle Scansoftware für Unternehmen mitbringen

Die Scansoftware zur Digitalisierung von Dokumenten muss …

Feature 1) … lokal angeschlossene Scanner unterstützen

In jedem Unternehmen sind häufig bereits eine Vielzahl von Scannern im Einsatz.
Einige davon sind mit hoher Wahrscheinlichkeit direkt an Arbeitsplätzen der Mitarbeiter angeschlossen. Unternehmen, die zukünftig planen alle geschäftsrelevanten Dokumente zu digitalisieren oder ein Dokumentenmanagement-System einzuführen, sollten sich hier keine Sorgen über teure Neuanschaffungen in Bezug auf erforderliche Hardware machen müssen.

Mit der richtigen Scansoftware ist diese Sorge definitiv unbegründet. Ein solche Software ermöglicht es, Dokumente an jedem Arbeitsplatz mit lokalem Scanner sauber zu erfassen.
So funktioniert auch die in der d.velop Dokumentenverwaltung integrierte Scanlösung:

Nach der sekundenschnellen Installation der Software werden – wie üblich – über die lokal angeschlossenen Scanner alle Papierbelege eingescannt, um diese dann in der einfachen Oberfläche/ Anwendung der Scansoftware zu be- und verarbeiten. Innerhalb der Softwareoberfläche sollte der Anwender bereits nach wenigen Augenblicken alle Papierdokumente in einem sortierten Zustand auf dem Bildschirm angezeigt bekommen – selbst wenn der Scanner einen Einzelblatteinzug besitzt oder es sich um einen Flachbettscanner handelt.

Und sollte der Mitarbeiter am Nebentisch keinen Scanner haben, kann der eine Mitarbeiter den Scanner für den Nachbarn freigeben, so dass er über das gleiche Gerät seine Dokumente und Belege einscannen kann.

Feature 2) … Netzwerkscanner unterstützen

Viele Unternehmen haben sogenannte Netzwerkscanner im Einsatz. Was das ist?
Das sind große Multifunktionsgeräte, die zum Scannen und teilweise auch zum Drucken geeignet sind. Sie stehen meist einer ganzen Abteilung zur Verfügung und können von allen Mitarbeitern genutzt werden.
Diese Netzwerkscanner sollten auch an Ihre professionelle Scansoftware angebunden werden können, sodass der Anwender auch hier einen ganzen Stapel an Dokumente digitalisieren kann und sich dieser Stapel in der Oberfläche der Scansoftware stets einheitlich verarbeitet lässt. Wie eine solche Verarbeitung optimalerweise aussehen sollte, dazu gleich mehr.

In der Regel sollten sich alle Scanner an die Scansoftware bzw. digitale Dokumentenverwaltung anbinden lassen. Bei dem d.velop Cloud-DMS erreichen wir dies, indem wir ein kleines Stück Software installieren, welches die Kommunikation mit jedem Scanner übernimmt.
Das muss aber zwangsläufig nicht so sein. Es gibt nämlich ein weiteres tolltes Feature, das eine professionelle Scansoftware auszeichnet: Die Scan-to-E-Mail-Funktion.

Funktion 3) … Scan-to-E-Mail ermöglichen

Heutige Scanner bringen die Funktion mit, dass man einen oder gleich mehrere Empfänger eingeben kann, die das digitalisierte Dokument per E-Mail erhalten. Verwenden Sie diese Funktion Ihres Scanners, um den Scan direkt an Ihre digitalen Dokumentenablage oder -verwaltung zu senden. Einfach den ganzen Beleg-Stapel scannen und im Bruchteil einer Sekunde sollte der Stapel an das vordefinierte Postfach in der Dokumentenverwaltung übermittelt sein. Und je nach Bedarf der Abteilung oder eines Geschäftsvorfalls sollten sich beliebig viele unterschiedliche Postfächer definieren lassen.
Eine intelligente Scansoftware schafft es dann beispielsweise Belege nur für bestimmte Nutzer sichtbar zu machen oder die Dokumente – je nach Typ – komplett automatisiert weiterzuverarbeiten.

Feature 4) … (intelligente) Bearbeitungswerkzeuge mitbringen

Egal über welchen Weg Sie Ihre Papierbelege digitalisieren, oft ist es notwendig, die Scans nachträglich aufzubereiten. Denn wem ist es nicht schon mal passiert, dass ein Dokument falsch herum gescannt oder die Farbe des Dokuments zu hell oder zu dunkel ist? Wichtig also: Eine professionelle Scansoftware bringt ausreichend Werkzeuge mit, um das Dokument optimal zu bearbeiten.
Darüber hinaus ist es wichtig, dass – gerade bei großen Papierstapeln und vielen Scans – die Trennung und Sortierung von Seiten keine Herausforderung darstellt.
Entsprechend sollten Anwender – je nach Berechtigung – im Erfassungsmodus außerdem folgende Möglichkeiten besitzen:

• Löschen von Seiten
• Hinzufügen von Seiten
• Verschieben von Seiten
• Trennen von Dokumenten

Unterm Strich sollte die Aufbereitung der Dokumente mit der Scansoftware möglichst einfach und selbsterklärend sein und stets nach dem gleichen Schema ablaufen. Nur so kann jedes Mal und im gesamten Unternehmen ein gleich gutes Scanergebnis gewährleistet werden.

Heutzutage ist es üblich, dass die intelligente Maschine beziehungsweise die künstliche Intelligenz bereits einen Großteil dieser Arbeit übernimmt.

Ein Beispiel: Die d.velop Scansoftware ist so trainiert, dass diese automatisch die 1. Seiten eines Dokumentes (mehrere logisch zusammengehörige Seiten) erkennt und Vorschläge für die Dokumenten-Trennung macht. Anwender bzw. Mitarbeiter müssen dann nur noch bei Bedarf korrigieren. Der KI-gestützte Service innerhalb der Scansoftware lernt automatisch dazu.

An dieser Stelle kann der Mitarbeiter noch weitere Papierbelege erfassen und bei Bedarf mit weiteren Dokumenten aus anderen Eingangskanälen (siehe Feature 5) kombinieren. Erst nach dem das Scanning und der Import abgeschlossen ist – also dem System signalisiert wird, das keine weiteren Seiten hinzugescannt werden möchten – analysiert die Software die erfassten Dokumente.

Posteingang analysieren? Ja, richtig gehört. Auch das gehört zu den Features einer professionellen Scansoftware. Schließlich möchten Sie doch mit den digitalen Dokumenten auch weiterarbeiten, oder nicht 😉?!

Feature 5) … alle relevanten Informationen aus Papierdokumenten (automatische) erkennen und auslesen

Sobald Papierbelege eingescannt werden, führt eine gute Scansoftware eine Texterkennung durch. Alle oder bestimmte (je nach Konfiguration) Textinformationen des Beleges können hierbei „ausgelesen“ und sogar zum Beleg abgespeichert werden. Zum Beispiel Kunden- oder Lieferantenname.

Eine professionelle Scansoftware – wie auch die von d.velop – geht noch einen Schritt weiter:

Während der Analyse durchsuchen KI-gestützte Services den gesamten digitalen Posteingang und lesen dabei weitere Meta-Informationen aus den Dokumenten aus.
So lassen sich u.a. das Belegdatum, die Rechnungsnummer oder der Zahlbetrag vollautomatisch in Sekunden ermitteln und anzeigen.
Mit dem Machine Learning-Ansatz macht das System auch Vorschläge zur Bedeutung bzw. Typ der erfassten Dokumente. Handelt es sich um allgemeinen Schriftverkehr, einen Lieferschein, einem Vertrag oder doch einer Rechnung? Der Anwender kann bei Bedarf jeden Vorschlag annehmen oder einfach anpassen.

Diese Dokumentenanalyse unterstützt dabei, alle Dokumente noch besser zu qualifizieren, um diese jetzt oder später an korrekter Stelle im digitalen Dokumentenverwaltung abzuspeichern oder einen digitalen Dokumentenworkflow zu starten.

Beispiele gefällig? Die erfasste Rechnung startet direkt einen Eingangsrechnungsfreigabeprozess, so dass alle eigehenden Rechnungen im Unternehmen schnellstmöglich verbucht werden können. Oder der digital erfasste Vertrag wird direkt dem passenden Sachbearbeiter zur weiteren Veranlassung weitergeleitet.

Feature 6) … digitale Dokumente automatisch speichern und sicher aufbewahren

Durch die erkannten Eigenschaften oder den von Ihnen manuell angegebenen Eigenschaften, lassen sich die erfassten Dokumente direkt der Akten- oder Archivstruktur abspeichern und aufbewahren. In Fall der d.velop Scansoftware liegen die importierten Dokumente jetzt rechtskonform in einer digitalen Dokumentenverwaltung.

Feature 7) … alle digitalen Eingangskanäle (wie z.B. E-Mails, Fileshare oder andere Dateisysteme) unterstützen

Das Scannen von Papierbelegen ist nur ein möglicher Eingangskanal von Dokumenten in Unternehmen. Denn heute trifft Post längts nicht mehr nur in Papierbrief im Unternehmen ein. Belege gelangen bereits via E-Mail oder auf „anderen digitalen Wegen“ ins Unternehmen.

Ist doch wunderbar denken Sie? Wofür dann die Scansoftware?

Na, damit Unternehmen Ihren gesamten digitalen Posteingang einheitlich verarbeiten können. Es gilt alle Eingangskanäle zu einem „Digitalen Posteingang“ zu kombinieren. Denn nur so können die gleichen Seiten- und Dokumentenanalyse-Verfahren angewendet werden, die auch beim Scannen durch die Scansoftware verwendet werden, um auch hier relevante Informationen wie z.B. Betreff, Absender oder Empfangsdatum aus den E-Mails auszulesen.

Also achten Sie darauf, dass Ihre Software folgendes mitbringt:
Nutzen Sie die vor- oder selbst definierten E-Mail-Postfächer des Posteinganges, um relevante E-Mails in die Weboberfläche der Scansoftware zu importieren.

Über die Erfassungsoberfläche der Scansoftware sollte der Anwender auch Datei aus dem lokalen Dateisystem oder einem Fileshare in das System importieren und diese Dokumente ebenfalls über den Posteingang aufbereiten lassen und in der Dokumentenverwaltung speichern.
Dasselbe gilt für öffentliche Programmier-Schnittstelle. Die Scansoftware sollte an jegliches System angebunden werden kann, um auch hier alle unstrukturierten digitalen Dokumente zu analysieren und zu strukturieren.

Denn erst dann können sie alle Vorteile des papierlosen Büros genießen.

Der digitale Posteingang für weitere Anwendungsfälle

Mit einem solchen digitalen Posteingang – vor allem in Verbindung mit einer Dokumentenverwaltung samt Archivlösung – haben gerade kleine und mittelständische Unternehmen die Möglichkeiten Eingangsdokumente digital zu erfassen und strukturiert zu speichern, um schneller unternehmensweit auf die Informationen zuzugreifen und Prozesse noch effektiver zu gestalten.

Dabei ist es egal, wo die Sachbearbeiter sitzen. Über die intuitive Weboberfläche der Scansoftware können Sie von überall auf die Dokumente zugreifen – auch wenn Sie mal spontan ins Homeoffice sitzen. Physische Akten an ausgewählten Orten sorgen dann nicht länger für Kopfzerbrechen.

Eingehende Papierpost kann zentral gescannt und verarbeitet werden. Das qualifizierte Speichern kann dann aus dem Homeoffice erfolgen.

Durch die verschiedenen Konfigurationsmöglichkeiten des Systems können sie unterschiedliche Anwendungsfälle abdecken – von dem manuellen Speichern von Reisekostenbelegen bis hin zum vollautomatischen Speichern von eingehenden Rechnungen.

Sprechen Sie uns an, wenn Sie mehr erfahren wollen oder erleben Sie unsere Scansoftware live in der Anwendung.