Als Digitalversicherer trifft die andsafe AG immer wieder auf dieselben Fragen und Aussagen von Kollegen:innen aus der Versicherungswirtschaft. Sei es „Die regulatorischen Vorgaben der BaFin erschweren einen Weg in die Cloud, wie habt ihr das geschafft?“, „Cloud-Lösungen sind für uns nicht möglich, wir brauchen eine OnPrem-Lösung.“ oder „Ist die Cloud überhaupt sicher?“. Gerade in Bezug auf ein digitales Dokumentenmanagement trifft die Versicherungsbranche auf ausführliche Regularien wie die VAIT (Versicherungsaufsichtliche Anforderungen an die IT), welche eine Digitalisierung der Versicherung scheinbar erschwert.
Die andsafe AG hat es trotz versicherungsregularischer Anforderungen geschafft d.velop documents als VAIT-konformes cloudbasiertes DMS, einzusetzen. In diesem Blogbeitrag erfährst Du, wie die andsafe AG dies gemeistert hat und welche Hürden sie hierbei überwinden mussten.
Die andsafe AG: Digitalversicherer aus dem Münsterland
Die andsafe AG versteht sich als „Start-up mit Geschichte“. Sie wurde als Corporate Start-up des Provinzial-Konzerns gegründet und verfolgt ein ausschließlich digitales Geschäftsmodell. Ihr Motto? „Menschen leben sorgenfrei mit intuitiver und effizienter Absicherung ihrer Lebenswelt“. Dieses Motto ist für die Mitarbeitenden der andsafe AG allgegenwärtig. Man findet es nicht nur auf ihrer Website, sondern ebenfalls als großes Plakat im Büro an ihrem Standort in Münster. So berichtet Christian Buschkotte, Managing Director der andsafe AG:
andsafe ist der digitale Versicherer der Provinzial. So bedienen wir die Kundensegmente, die die Regionalversicherer der Gruppe nicht im Fokus haben. Das heißt unser Kanal sind Direktkunden oder Kunden, die über Vergleichsplattformen kommen, die mit Sicherheit darauf schauen, dass sie digitale Prozesse haben und Echtzeit-Erlebnisse bei uns erleben können.
Christian Buschkotte
Managing Director der andsafe AG
Herausforderungen eines digitalen DMS in der BaFin-regulierten Versicherungswirtschaft
Die Gründung einer ausschließlich digitalen Versicherung wurde umfangreich geplant. Insbesondere, da die BaFin mit der VAIT hohe IT-Compliance Anforderungen an Versicherungen stellt. So konzentrierte die andsafe AG sich zunächst darauf, ihr Versicherungsgeschäft aufzubauen, ihre Produktpalette zu erweitern und ein modernes & skalierendes Dokumentenmanagement-System erstmal hinten anzustellen. Doch nach einiger Zeit entwickelte sich das bis dahin genutzte DMS immer mehr zu einem Nadelöhr. Das Auffinden von Dokumenten gestaltete sich als schwierig, das System war viel zu langsam und behinderte so den Arbeitsfluss der Mitarbeitenden, außerdem war es teuer im Betrieb und nicht Cloud-geeignet.
Es musste eine DMS-Lösung gefunden werden, die nicht nur den datenschutzrechtlichen, sowie strengen VAIT-Vorgaben der BaFin genügten, sondern die andsafe AG wünschte sich ein Cloud-basiertes DMS, dass in die bestehende Infrastruktur der Versicherung eingebunden werden konnte.
d.velop documents als skalierbares Dokumentenmanagement
Als die Entscheidung auf die d.velop fiel, waren die juristischen Anforderungen an die d.velop hoch. Die Vertragsausgestaltung bedurfte größte Sorgfalt, um den Anforderungen der BaFin gerecht zu werden. Man nahm sich also Zeit, um alle Eventualitäten und Knackpunkte wie die Datenablage, Datenschutz, Revisionssicherheit und das Backup-Konzept genaustens zu durchdenken. Hier war es hilfreich, dass die d.velop bereits über eine langjährige Erfahrung in der Zusammenarbeit mit beaufsichtigten Unternehmen verfügt. In enger Zusammenarbeit zwischen der d.velop und IT-Spezialisten der andsafe AG wurden Konzepte entwickelt, Migrationsskripte mittels Testdaten erstellt und die verschiedensten Schnittstellen getestet. So konnte nach der Anzeige bei der BaFin das Konzept bestehend aus d.velop documents inklusive des Teilprojektes der Vertrags-, Schadens- und Vermittlerakte in die Tat umgesetzt werden.
Im Laufe der Umstellung des DMS wurde die andsafe AG zusätzlich auf weitere Produkte im Bereich des Vertragsmanagements und der Eingangsrechnungsverarbeitung von dem d.velop Partnerunternehmen alphaflow aufmerksam. So konnte die Digitalversicherung ihre Rechnungsverarbeitung vereinfachen, welche ihnen langfristig viel Zeit und Nerven erspart. Als Einstiegsprodukt hat d.velop documents den perfekten Grundstein gelegt, auf dem die andsafe AG in den kommenden Jahren aufbauen kann. Ihr Ziel war es ein modernes DMS zu implementieren, dass ihre Strategie auf Skalierbarkeit widerspiegelt.
Für die Leute in der IT-Abteilung ist das System super, denn es ist SaaS, es ist Cloud. Auch die Sachbearbeiter bei uns mögen das Tool gerade im Vergleich zu den anderen Lösungen, weil es unheimlich schnell die Informationen liefert, die die Leute suchen.
Andreas Falk
Lead IT architekt der andsafe AG
Mehr als nur ein Dokumentenmanagementsystem
Die Entscheidung, das DMS von d.velop einzusetzen, war jedoch keine reine produktbasierte Entscheidung. Die andsafe AG wollte ein DMS, was zu ihnen passt – geschäftlich, aber auch menschlich.
Es überhaupt nicht so, dass wenn man ein derartiges Modul relativ schnell auswechseln muss, man gezwungen wird, das mit viel Begeisterung zu tun. Aber es hat von Anfang an Spaß gemacht und es war von Anfang an sehr verbindlich und zuverlässig, was wir mit d.velop erlebt haben.
Christian Buschkotte
Managing Director der andsafe AG
So war die d.velop einerseits der richtige Partner, um die hohen rechtlichen Hürden hinsichtlich der BaFin zu meistern. Gemeinsam mit d.velop konnte die andsafe AG ihre Kernprozesse in die Cloud verlagern und gleichzeitig der BaFin gerecht werden. Andererseits konnten durch Regeltermine und feste Ansprechpersonen Fragen schnell geklärt und Probleme proaktiv gelöst werden.
Durch diese gute Zusammenarbeit war die andsafe AG in der Lage ihr DMS in einer Rekordzeit von 10 Monaten auszutauschen. Besonders beeindruckt, dass ein Großteil dieser Zeit für die Anbieterauswahl & die Klärung von juristischen Details benötigt wurde. Die eigentliche Umsetzung des Projektes schaffe die andsafe in knapp über 3 Monaten. Seitdem funktioniert das Dokumentenmanagement bei der andsafe AG reibungslos. Die Dokumente sind ohne Zeitverlust verfügbar und die Sachbearbeiter finden alles schnell und intuitiv.
Digitalisierung der Versicherung: andsafe AG erfolgreich und BaFin-konform in der Cloud
Schlussendlich darf gesagt sein, dass die Digitalisierung von Versicherungen trotz strenger Compliance Vorgaben und BaFin-Regulierung möglich ist, und dabei auch den Weg in die Cloud zu gehen. Christian Buschkotte, Managing Director die andsafe AG, sieht in der Versicherungsbranche zurzeit eine zentrale Fragestellung:
Die heutigen Rahmenbedingungen hinsichtlich des Arbeits- und Organisationsmodells erlauben es eigentlich gar nicht mehr, ohne ein digitales Dokumentenmanagement zu arbeiten. Wenn man allein an das Thema Homeoffice und derartige Dinge denkt, wie will man das mit Papier lösen?
Christian Buschkotte
Managing Director der andsafe AG