Digitalisierung der Post: analoge vs. digitale Prozesse im direkten Vergleich

Post geht in jedem Unternehmen ein und aus. Damit der Empfang und Versand der Post in Unternehmen reibungslos läuft, gibt es unternehmensinterne Poststellen. Diese ist für die Verwaltung des Posteingangs mitsamt der Postverteilung sowie den Postausgang zuständig. Wer bei diesen Worten Bilder von Mitarbeitenden mit Postwagen erhält, ist nicht mehr zeitgemäß unterwegs. Die Digitalisierung der Post ist für Unternehmen und Organisationen keine Zukunft mehr. In diesem Blogartikel zeigen wir dir auf, wie eine moderne interne Poststelle inklusive Digitalisierung der Post aussieht und geben Antworten auf insbesondere die folgenden zwei Fragen:

• Wie können analoge Postprozesse zeitgemäß und digital abgebildet werden?
• Welche Vorteile ergeben sich daraus für dein Unternehmen?

Postbearbeitung manuell vs. digital: Posteingang, -verteilung & -zustellung im Vergleich

Bevor das Projekt „Digitalisierung Post“ startet, ist es wichtig, die bestehenden analogen Prozesse der Poststelle genau zu kennen, um diese anschließend digital abbilden zu können. Im Folgenden erhältst du einen ersten Anhaltspunkt, wie die Arbeitsschritte in deinem Unternehmen aussehen könnten. Besonders für die Einstellung von regelbasierten Zuordnungen (Poststück an Empfänger:in) ist es wichtig zu verstehen, anhand welcher Merkmale oder Schlüsselwörter die Poststelle Zuordnungen schafft.

Prozessvergleich des Posteingangs

Ablauf eines analogen Posteingangs

1. Abholung der Poststücke aus einem Briefkasten oder einem Postfach.
2. Sortierung der Briefe in 2 Stapel: „öffnen“ und „nicht zu öffnen“. Typischerweise werden Poststücke, die an bestimmte Abteilungen (etwa die Rechtsabteilung) adressiert sind, nicht geöffnet. Die genauen Vorgaben sind je nach Unternehmen individuell.
3. Die Poststücke des Stapels „öffnen“ werden dem Kuvert entnommen.
4. Das Poststück wird mit einem Posteingangsstempel versehen, der individuelle Daten wie Datum und/oder Name des Mitarbeitenden der Poststelle beinhaltet.
5. Die Poststücke aus Schritt 4 werden Mitarbeitenden oder Abteilungen zugeordnet. Dieser Arbeitsschritt erfordert hohe Präzision. Außerdem ist teilweise jahrelanges Know-how der Poststelle gefragt. In einigen Fällen müssen Briefe angelesen werden, um Rückschlüsse auf den/die Empfänger:in zu schließen.

Ablauf eines digitalen Posteingangs

Werfen wir nun zum Vergleich einen Blick auf den digitalen Posteingang.

Poststücke treffen auf unterschiedlichem Wege im Unternehmen ein. Die Zustellungsarten lassen sich in drei Kategorien unterteilen:

• Klassischer Brief
• elektronische Übermittlung per E-Mail
• Download aus einem Drittsystem.

All diese verschiedenen Dokumententypen werden in eine Softwarelösung importiert. Im Falle des physischen Briefs wird dieser vorab gescannt oder mit dem Handy abfotografiert. Sobald er in elektronischer Form vorliegt, wird auch er importiert.

Nun passiert einiges im Hintergrund. Die Belege werden mittels OCR-Texterkennung ausgelesen. Die Technologie erkennt den Volltext innerhalb der Bildkopie. Das schafft sie mittels verschiedener Verfahren: dem generischen und dem templatebasierten Verfahren.

• Das generische Verfahren arbeitet mit allgemeingültigen Regeln. Schlüsselattribute können auf diese Weise eindeutig zugeordnet werden. Beispielsweise wird ein Datum durch die eindeutige Formatierung erkannt. Das Verfahren kann KI-unterstützt trainiert werden.
• Das templatebasierte Verfahren nutzt die Technik des generischen Verfahrens und sucht zusätzlich Werte an festgelegten x-/y-Koordinaten. Vorteil hierbei: Die Textextraktion erfolgt schnell und präzise. Zum Schluss werden die erkannten Daten zusätzlich mittels eines Stammdatenabgleichs validiert.

Prozessvergleich der Postverteilung

Ablauf einer analogen Postverteilung

• Die Eingangspost wird dem/der Empfänger:in oder einer Abteilung durch einen/eine Zusteller:in übergeben.
• Gleichzeitiges Abholen der Hauspost (interne Post, die zur Weiterverarbeitung einer anderen Abteilung übergeben wird).
• Die Ausgangspost (externe Post) wird gleichzeitig eingesammelt.
  

Ablauf einer digitalen Postverteilung

Bevor ein Poststück in den Workflow der Postverteilung einläuft, wird der/die richtige Empfänger:in vollautomatisch erkannt. Der zuständige Mitarbeitende oder eine Personengruppe wird auch ohne eine namentliche Nennung innerhalb des Dokuments ermittelt. Dazu werden individuelle Regeln festgelegt.

Ein Beispiel:

• Dokumente von Absender:in X werden Mitarbeitendem Y zugeordnet.
• Poststücke mit der Lieferanten Nr. 1-100 werden Mitarbeiter:in X zugeordnet und Poststücke mit der Lieferanten Nr. 101-200 werden Mitarbeiter:in Y zugeordnet.
• Wenn das Wort X im Text vorkommt, ist das Dokument für Abteilung Y.

Den automatisierten Zuordnungsregeln sind kaum Grenzen gesetzt.

Nachdem im Hintergrund der Text ausgelesen wurde, läuft bei dem/der Empfänger:in eine „neue Aufgabe“ auf. Das Poststück (z. B. Brief) wird angezeigt und kann nun angenommen, weitergeleitet oder abgelehnt werden. Nimmt der/die Empfänger:in das digitale Poststück an, wird es im gewünschten Archiv hochgeladen. Damit ist die Aufgabe erledigt. Das Archiv kann sowohl auf einem eigenen Server als auch in einer Cloud gehostet werden.

Einige Poststücke dürfen nicht geöffnet werden. Darunter fallen vertrauliche Poststücke oder auch Pakete. Hier erhält der/die Empfänger:in eine Aufgabe mit dem Hinweis, dass ein Poststück an der Poststelle bereit zur Abholung liegt. Wurde das Poststück abgeholt, ist auch diese Aufgabe erledigt. Selbstverständlich wird der gesamte Prozess protokolliert. Hierunter fallen auch Notizen.

Prozessvergleich des Postausgangs

Ablauf eines analogen Postausgangs

1. Die Poststücke werden gefaltet und kuvertiert.
2. Das Poststück wird mittels Briefmarke oder Frankiermaschine mit entsprechendem Porto versehen.
3. Die Poststücke werden an den Postdienstleister übergeben.

Ablauf eines digitalen Postausgangs

Neben der Eingangspost kann selbstverständlich auch die Ausgangspost digitalisiert werden. So können Unternehmen ihre externe Geschäftspost, wie Informationsschreiben, Rechnungen oder Verträge, aber auch interne, mitarbeiterbezogene Dokumente, wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge, Zeitnachweise usw. an die jeweiligen Empfänger:innen elektronisch über ein digitales, rechtssicheres Postfach zustellen.

Der Clou: Genau wie bei der analogen Postzustellung gibt es bei der digitalen Postzustellung auch einen Zustellnachweis – in Form eines elektronischen Zeitstempels.

So funktioniert die digitale Postzustellung

Für diejenigen, die Routineaufgaben in der Postzustellung automatisieren möchten und es unkompliziert mögen, wird es nun spannend. Am Beispiel der d.velop postbox bekommst du einen Einblick, wie die Post Digitalisierung im Zustellprozess aussehen kann. Im ersten Schritt werden die Dokumente wie gewohnt im führenden System im jeweiligen Dateiformat erzeugt – egal ob Rechnung, Vertrag oder Gehaltsabrechnung. Anschließend werden die Dokumente mittels Schnittstelle vom führenden System in einen Output Manager übertragen. Daraufhin werden die Dokumente anhand eindeutiger Erkennungsmerkmale, wie der Personal- oder Kundennummer, verarbeitet und automatisch zugestellt. Besitzt der/die Empfänger:in einen elektronischen Briefkasten per App auf dem Smartphone oder als Webclient am Desktop-PC, wie die d.velop postbox, so erfolgt im letzten Schritt die digitale Zustellung, inklusive elektronischem Nachweis der erfolgreichen Sendung.

Gründe für das Projekt „Digitalisierung Post“

• Automatisierte Prozesse steigern die Effizienz
• Erleichterung der Poststelle um manuellen Aufwand, dadurch werden Zeit und Kosten eingespart (Personalkosten, Porto usw.)
• Nahtlose Integration in Bestandssysteme
• Rechtlich gültiger Zustellnachweis für Poststücke
• Skalierbarkeit für jedes Postaufkommen
• Hohe Sicherheit über die Postzustellung
• Einhaltung von Fristen
• Keine verlorenen Poststücke
• Ein zentraler Ort (Archiv) in dem sich alle Poststücke befinden

Wie könnte eine zeitgemäße, digitale Poststelle aussehen?

Wichtig bei der Umstellung von einer analogen auf eine digitale Poststelle ist es, die Mitarbeitenden schon frühzeitig einzubeziehen. Sie spielen eine wichtige Schlüsselrolle bei der Umstellung. Sprecht euch ab, anhand welcher Merkmale Poststücke bestimmten Sachbearbeiter:innen oder Abteilungen zugeordnet werden können. Besonders auf das Know-how von jahrelangen Wegbegleitern ist nicht zu verzichten. Sind die Mitarbeitenden von Anfang an Teil der Transformation, wird die Akzeptanz für die Digitalisierung der Post automatisch erhöht.

Digitale Postprozesse bringen einige Vorteile mit sich. Sie reduzieren den Arbeitsaufwand, sparen Zeit und erfreuen sich daher an Effizienz. Trotzdem brauchen sich Mitarbeitende der Poststelle keine Sorgen zu machen, gänzlich durch eine Maschine ersetzt zu werden. Weiterhin gibt es vertrauliche Poststücke oder Pakete, die Mitarbeitende manuell an der Poststelle abholen werden. Auch wenn das physische Postvolumen (Quelle: Statista) in den vergangenen Jahren leicht abgenommen hat, werden Poststücke immer noch in Papierform versendet. Daher bedarf es weiterhin Kapazitäten für das Einscannen der Poststücke. Außerdem kann die Poststelle die IT durch ihr gesammeltes Know-how unterstützen. Dadurch, dass Routineaufgaben der Poststelle digital abgebildet werden, haben Mitarbeitende mehr Zeit, sich anspruchsvolleren Aufgaben zu widmen. Das wiederum kann sogar zu einer Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit führen und steigert die Effizienz in deinem Unternehmen.

Fazit

Die analoge Postbearbeitung in einem Unternehmen ist aufwendig und teuer. Briefe müssen teils angelesen werden, damit die Poststelle auf den/die richtige Empfänger:in schließen kann. Zudem fällt für jeden Brief neben den Materialkosten für Papier und Kuvert Porto an. Die Post Digitalisierung hilft deinem Unternehmen dabei, Arbeitsprozesse und Ressourcen zu optimieren. Die Mitarbeitenden der Poststelle werden durch das Automatisieren von Routinearbeiten entlastet und können sich anspruchsvolleren Aufgaben widmen.