Aufmerksame Leser des d.velop Blogs werden sich beim ersten Lesen der Überschrift wahrscheinlich direkt gefragt haben, ob die Versprechen der d.velop Digitalisierungsberater im Zeitalter der Informationsflut nur von kurzer Dauer sind. Auf jeden Fall! Denn den eigenen Grundsätzen folgend, möchten wir an dieser Stelle eine inhaltliche Abgrenzung der Begriffe Digitalisierung, Automatisierung und digitale Transformation schaffen.
Ist Digitalisierung nicht nur ein Synonym für Automatisierung?
Laut einer aktuellen Bitkom-Studie (vgl. Bitkom, Digital-Office-Index 2018) wird in 62 Prozent aller befragten Unternehmen die Digitalisierung von Papierakten mit dem Begriff „Digitalisierung“ verbunden. Zeitgleich verbinden mit dem gleichen Begriff aber auch 50 Prozent der befragten Unternehmen die „Automatisierung von betrieblichen Geschäftsprozessen“. Die Studie spiegelt unsere Erfahrung im Berufsalltag als Digitalisierungsberater wieder. In ersten Gesprächen erlebt man häufig, dass die Begriffe Digitalisierung und Automatisierung synonym verwendet werden. Dabei wird eine erfolgreiche Automatisierung von Prozessen gleichzeitig als Endstufe der digitalen Transformation angesehen.
Unternehmer sprechen diesen Begriffen im Kontext also häufig eine ähnliche Bedeutung zu. Und genau hier liegt der Hund begraben. Denn mit Blick auf die unternehmerische Transformationsstrategie, sind diese Begriffe von ganz unterschiedlicher Tragweite. Damit nehmen sie ganz unterschiedlich Einfluss.
Versuchen wir uns diesen Begrifflichkeiten anhand von Praxisbeispielen zu nähern.
Transformationsstrategie
Ganz am Anfang steht immer die Digitalisierung von analogen Inhalten. Im Geschäftsalltag ist damit oft das Scannen von Dokumenten wie Rechnungen, Aufträgen, Lieferscheinen und so weiter gemeint. Analoge Medien werden in digitaler Form verfügbar gemacht.
Um allerdings eine Automatisierung des Prozesses Auftragserfassung zu realisieren, reicht das digitale Dokument alleine nicht aus. Es müssen hierfür die vorhandenen „Daten“ des Auftrags aus dem digitalen Dokument ausgelesen und systematisch übernommen werden. Dazu gehört zum Beispiel die Extraktion des Auftraggebers, der gewünschten Lieferadresse oder der bestellten Artikel. In der korrekten Menge sowie diverse weitere, unternehmensspezifische Daten. Sobald diese Datenbasis geschaffen wurde und sichergestellt ist, dass die Daten vollständig und valide sind, lässt sich mit technischen Lösungen eine (Teil-)Automatisierung des Prozesses realisieren, oftmals auch als Workflow bezeichnet.
Ganz praktisch würde der Workflow folgendermaßen aussehen: Der per E-Mail oder Fax eintreffende Auftrag wird automatisch als digitales Dokument angelegt und anschließend die Auftragsdaten per OCR ausgelesen. Mit Hilfe dieser Daten kann der Auftrag dann vollständig oder teilweise im ERP-System angelegt werden. Sofern eine manuelle Weiterbearbeitung oder Kontrolle des Auftrags erforderlich ist, wird der Workflow den entsprechenden Mitarbeitern in einem digitalen Postfach zugestellt und kann hier vervollständigt werden. All diese Schritte können bereits wenige Minuten nach Eintreffen des Auftrags erledigt sein. So, das ein Unternehmen jederzeit einen Liveblick auf seine Arbeitslast hat. Im Rahmen einer Prozessanalyse würde man an dieser Stelle überprüfen, welche Arbeitsschritte nach der Auftragserfassung folgen. Und ob sich diese auch in unserem Workflow abbilden lassen. Hier kann es ratsam sein, lieber mehrere kleine Schritte zu realisieren, als gleich den Gesamtprozess in den Fokus zu nehmen.
So weit, so gut! Aber reicht das aus, um in der heutigen Zeit von einer digitalen Transformation zu sprechen? Leider nein!
Bedeuten automatisierte Prozesse nicht automatisch einen erfolgreichen Abschluss für die digitale Transformation?
Die digitale Transformation geht einen Schritt weiter. Hier muss nicht nur beantwortet werden, ob ein Prozess automatisiert werden kann, sondern es steht grundsätzlich die Frage im Raum, ob der Prozess in der heutigen Form überhaupt noch notwendig ist.
Um bei unserem Beispiel zu bleiben, nutzen wir zur Veranschaulichung den Prozess der Auftragserfassung. Ist es wirklich zeitgemäß, dass meine Kunden mir ihre Bestellinformationen in unstrukturierter Form per Fax, E-Mail oder manchmal sogar per Post übermitteln? Und welchen Bestellweg wünscht der Kunde eigentlich? Ist er wirklich mit einem Lieferanten zufrieden, wenn er für jede Bestellung das Faxgerät entstauben muss?
Oder wünscht der Kunde eine Bestellmöglichkeit aus einer App oder einem Internetshop heraus? Um dann auch während des Bestellvorgangs weitere Vorteile genießen zu können, wie z.B.:
- Live-Informationen zum Bestand und daraus abgeleitet die genaue Lieferzeit
- Weitergehende Produktinformationen in Form von Bildern, Videos usw.
- Chat-Funktionalitäten zur schnelleren Beantwortung von Fragen
Das heißt im Umkehrschluss, dass digitale Transformation nie von der Technik ausgelöst wird. Es geht in erster Linie darum ein Problem zu lösen oder einen neuen Ansatz für die Kunden bereitzustellen. Dadurch entstehen neue Produkte, neue Absatzkanäle und Märkte, es entstehen neue Geschäftsmodelle.
Die digitale Transformation ist also noch nicht abgeschlossen, wenn der Bestellprozess dem Kundenbedürfnis entspricht und die nachgelagerten internen Prozesse weitestgehend automatisiert sind.
Ok! Halt, Stopp. An dieser Stelle sind wir wirklich wieder beim Digitalisierungsbingo und dem Schreckgespenst des stetigen und immerwährenden Wandels. Welches den einen oder anderen zur innerlichen Kapitulation veranlasst, weil unklar ist, wie man all das schaffen soll.
Mit ersten Schritten eine erfolgreiche Basis für die digitale Transformation
Aber wer sagt denn, dass ein automatisierter Geschäftsprozess wie in diesem Beispiel nicht den idealen Start in die digitale Transformation darstellt. Gerade in etablierten Unternehmen schafft man es üblicherweise nämlich nicht, von heute auf morgen für jede Herausforderung das passende Rad neu zu erfinden. Es geht darum, ein Digitalisierungs- und Veränderungs-Bewusstsein im richtigen Maße zu entwickeln, Potenziale zu ermitteln und diese erfolgreich zu realisieren.
Und genau bei der Ermittlung dieser Potenziale und der Realisierung erster Erfolge in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen unterstützt die d.velop Digitalisierungsberatung, genauso wie bei vielen anderen Fragestellungen zur Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse.