Digitales Signatur Tool: So kannst du Dokumentenprozesse ganzheitlich digitalisieren

In der heutigen digitalen Ära ist die Effizienz und Sicherheit von Geschäftsprozessen entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Ein digitales Signatur Tool stellt hierbei ein unverzichtbares Element dar, das die digitale Transformation maßgeblich unterstützt. Es ermöglicht nicht nur die schnelle und sichere Unterzeichnung von Dokumenten, sondern integriert sich auch nahtlos in bestehende digitale Arbeitsabläufe. Durch die Implementierung eines digitalen Signatur Tools können Unternehmen ihre Prozesse optimieren, die Zusammenarbeit in verteilten Teams fördern und die Flexibilität des digitalen Arbeitsplatzes maximieren. Dieses Tool ist somit das fehlende Puzzleteil, das deine Digitalstrategie vervollständigt und deine Prozesse auf die nächste Stufe der digitalen Effizienz hebt.

Warum benötige ich ein Tool für digitale Signaturen?

Ein digitales Signatur Tool ist in der heutigen Geschäftswelt unverzichtbar. Es bietet zahlreiche Vorteile, die weit über die einfache Unterschrift hinausgehen. Ein digitales Signatur Tool gewährleistet die Authentizität und Integrität von Dokumenten, indem es sicherstellt, dass diese nach der Unterzeichnung nicht mehr verändert werden können. Dies ist besonders wichtig für rechtliche Dokumente und Verträge, bei denen jede Änderung schwerwiegende Konsequenzen haben könnte.

• Zeitersparnis: Traditionelle Unterschriftsprozesse erfordern oft das Ausdrucken, Unterschreiben, Scannen und Zurücksenden von Dokumenten. Mit einem digitalen Signatur Tool kann dieser gesamte Prozess in wenigen Minuten abgeschlossen werden, was die Effizienz erheblich steigert.
• Kostenersparnis: Ein digitales Signatur Tool trägt zur Reduzierung des Papierverbrauchs bei, was nicht nur umweltfreundlich ist, sondern auch die Kosten für Papier, Druck und Lagerung senkt. In einer zunehmend digitalen Welt ist es wichtig, dass Unternehmen ihre Prozesse optimieren und modernisieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
• Flexibilität: Ein digitales Signatur Tool spielt eine entscheidende Rolle bei der Flexibilität und Vollendung des digitalen Arbeitsplatzes. In einer zunehmend mobilen und vernetzten Arbeitswelt ermöglicht es Mitarbeitenden, Dokumente von überall und zu jeder Zeit zu unterzeichnen. Dies fördert nicht nur die Effizienz, sondern auch die Zusammenarbeit in verteilten Teams.
• Rechtssicherheit: Ein digitales Signatur Tool bietet zudem eine höhere Sicherheit als herkömmliche Unterschriften. Durch die Verwendung von Verschlüsselungstechnologien und eIDAS-konformen Signaturen, wird die Unveränderlichkeit von signierten Dokumenten sowie die Einhaltung von rechtlichen Anforderungen, wie z.B. die Schriftformerfordernis nach § 126 BGB, eingehalten.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein digitales Signatur Tool nicht nur die Effizienz und Sicherheit erhöht, sondern auch die Umwelt schont und Kosten reduziert. In einer Zeit, in der digitale Transformation und Nachhaltigkeit immer wichtiger werden, ist die Implementierung eines digitalen Signatur Tools ein entscheidender Schritt für jedes moderne Unternehmen.

Welche Anforderungen muss ein digitales Signatur Tool erfüllen?

Bei der Auswahl eines Tools für digitale Signaturen sollten gewissen Mindestkriterien erfüllt werden, um Probleme und rechtliche Risiken von Beginn an zu vermeiden. Im Folgenden haben wir diese Kriterien für dich zusammengefasst:

• eIDAS-konform: Um Rechtssicherheit zu gewährleisten, sollten ausschließlich eIDAS-konforme Signaturen genutzt werden. Ob eine Signatur die notwendigen Anforderungen erfüllt, kann mit der Validierungs-App der Europäischen Kommission überprüft werden.
• DSGVO-konform: Digitale Signaturen, z.B. von Mitarbeitenden, Partnern oder Kunden, stellen extrem persönliche Daten dar, die es mit dem höchstmöglichen Datenschutzstandard zu versehen gilt. Hierzu bieten sich vor allem europäische Cloud-Anbieter wie die Open Telekom Cloud an, bei denen Daten ausschließlich im Europäischen Wirtschaftsraum verarbeiten.
• Alle Signaturarten standardmäßig verfügbar: Um mit der digitalen Unterschrift alle Vertrags- und Dokumenttypen rechtssicher unterzeichnen zu können, sollte die Software alle Signaturarten (einfach, fortgeschritten, qualifiziert) bereitstellen. Über diesen Weg sind Unternehmen von Anfang an flexibel aufgestellt.
• Zusammenarbeit mit zertifizierten Vertrauensdiensten: Die Identifizierung von Personen nimmt eine besondere Bedeutung im Kontext der digitalen Unterschrift ein. Hierzu sollten Anbieter nur mit zertifizierten Trust Service Providern zusammenarbeiten. Zur individuellen Prüfung stellt die Europäische Kommission eine Trusted List bereit.
• Persönliche Ansprechperson: Für individuelle Rückfragen zu verschiedenen Anwendungsfällen, Veränderungen von Rahmenbedingungen usw. ist eine persönliche Ansprechperson hilfreich.

Ein digitales Signatur Tool vollendet digitale Dokumentenprozesse

Wir erstellen und archivieren Dokumente heute meistens bereits vollkommen digital, lediglich für die Unterschrift treten wir weiterhin den Gang zum Drucker und/oder Scanner an. Ein klassischer Medienbruch zwischen der analogen und der digitalen Welt, der den gesamten Signaturprozess unnötig verlangsamt und enorme Ressourcen verschlingt. Es lohnt sich daher, den gesamten Dokumentenprozess – auch Dokumentenlebenszyklus genannt – zu betrachten. Dokumentenprozesse sind oft homogen und laufen nach einem festen, wiederholbaren Schema ab. Diese Eigenschaft macht Dokumentenprozesse skalier- und automatisierbar. Ein digitales Signatur Tool integriert den Schritt der Unterschrift nahtlos in den Dokumentenprozess. Dadurch überwindet es den Medienbruch und nutzt die Potenziale effektiv aus.

d.velop sign ist das digitale Signatur Tool für Europa

d.velop sign ist eine eIDAS- und DSGVO-konforme E-Signatur-Software, mit der Unternehmen und Organisationen jedes rechtlich zugelassene Dokument digital und sicher unterschreiben können. Das digitale Signatur Tool wird in Deutschland entwickelt und auf ausschließlich europäischen Rechenzentren der Open Telekom Cloud (OTC) betrieben.

d.velop sign bietet in Zusammenarbeit mit zertifizierten Vertrauensdiensteanbietern nach der EU Trusted List alle eIDAS-Signaturlevel, darunter die einfache elektronische Signatur, die fortgeschrittene elektronische Signatur und die qualifizierte elektronische Signatur, im Standard an.

So führst Du ein digitales Signatur Tool erfolgreich ein

Wenn Du mit einem digitalen Signatur Tool einen Vertrag unterzeichnen möchtest, solltest Du in kleinen Schritten starten und im Folgenden deine Anwendungsbereiche kontinuierlich ausbauen. Dabei kannst Du dich an dieser Vorgehensweise orientieren.

1. Vertragsarten in einer Liste sammeln: Welche Verträge unterschreibe ich in meiner Abteilung aktuell noch traditionell mit Stift und Papier?
2. Vertragsarten priorisieren: Welche Verträge werden besonders häufig unterschrieben? Bei welchen Verträgen liegen die größten Einsparpotenziale?
3. Signaturlevel festlegen: Welche gesetzlichen oder vertraglich vereinbarten Formerfordernisse gibt es bei den einzelnen Dokumenten? Wir empfehlen dir, bei diesem Schritt sich mit dem Juristen deines Vertrauens zusammenzusetzen.
4. Erste Signaturprozesse anpassen: Stelle die priorisierten Dokumente auf die digitale Unterzeichnung um und sammle erste wertvolle Erfahrungen im Umgang mit der Software.
5. Einsparpotenziale vollständig ausschöpfen: Wiederhole die Schritte 2 bis 4, bis Du schließlich deine gesamten Unterschriftenprozesse in der Abteilung digitalisiert hast.
6. Austausch mit anderen Abteilungen: Feiere deine Erfolge und lasse auch deine Kollegen:innen aus anderen Abteilungen an diesen teilhaben. Sicherlich gibt es hier weitere Unterschriftenprozesse, die ihr gemeinsam digitalisieren könnt.

Mit diesem strukturierten Vorgehen schaffst Du Akzeptanz in deiner Organisation und nimmst alle Mitarbeitenden mit auf die Reise der digitalen Transformation.

Digitale Signatur Tool als fehlendes Puzzleteil für deine Digitalstrategie

Ein digitales Signatur Tool ist das fehlende Puzzleteil, das deine Digitalstrategie vervollständigt. Es bietet nicht nur eine sichere und effiziente Möglichkeit, Dokumente zu unterzeichnen, sondern integriert sich nahtlos in bestehende digitale Arbeitsabläufe. Durch die Nutzung eines digitalen Signatur-Tools können Unternehmen ihre Prozesse optimieren und die Zusammenarbeit in verteilten Teams fördern. Außerdem wird die Flexibilität des digitalen Arbeitsplatzes maximiert. In Zeiten, in denen digitale Transformation und Nachhaltigkeit zunehmend wichtig sind, ist die Implementierung eines solchen Tools entscheidend, um wettbewerbsfähig zu bleiben und gleichzeitig Effizienz und Sicherheit zu steigern. Es ist ein unverzichtbares Werkzeug für jedes moderne Unternehmen, das seine Digitalstrategie erfolgreich umsetzen möchte.