Digitaler Urlaubsantrag schnell und einfach umgesetzt

Abends auf der Couch schnell den Urlaub planen, Hotels checken und den digitalen Urlaubsantrag ausfüllen und abschicken. Klingt perfekt? Die Realität sieht in vielen Unternehmen jedoch anders aus: Der Mitarbeiter plant seinen Urlaub und ist voller Vorfreude. Doch dann fällt ihm ein, dass er noch einen Urlaubsantrag ausfüllen und freigeben lassen muss – und das auch noch auf Papier! Das bedeutet: Formular ausdrucken, Antrag ausfüllen und unterzeichnen. Der Antrag geht dann an die:den Vorgesetzte:n zur Genehmigung, anschließend zur Personalabteilung. Zwischenzeitlich stellen sich Fragen wie:

• Stimmen die verbleibenden Urlaubstage?
• Hat der Mitarbeitende die Werte richtig ausgefüllt?
• Wer vertritt den Mitarbeitenden während der Abwesenheit?

Diese Komplexität führt automatisch zu nachträglichem Abstimmungsaufwand und ist fehleranfällig. Und damit nicht genug – womöglich muss der Antrag erneut ausgedruckt, ausgefüllt und unterzeichnet werden. Die Urlaubsbuchung des Mitarbeiters verzögert sich und unter Umständen ist es dann schon zu spät, weil das Sonderangebot nicht mehr gilt oder das Hotel ausgebucht ist. Beim Personal kommt bei der Beantragung sicherlich keine große (Urlaubs-)Freude auf und auch für den:die Vorgesetzten und die Personalabteilung ist das ganze Papierchaos nervig und nicht zuletzt Papierverschwendung.

Dieser Blogartikel zeigt dir, wie sich der digitale Urlaubsantrag in jedem Unternehmen schnell und einfach abbilden lässt. Schauen wir dazu erstmal auf den Status Quo in der Personalabteilung.

Digitalisierung von HR-Prozessen

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen in Unternehmen hat in den letzten Jahren immer mehr zugenommen und das schließt auch die Prozesse im Human Resource Management ein. Unter HR-Prozessen versteht man komplexe Tätigkeiten in der Personalabteilung, die zum Unternehmenserfolg beitragen.

Der Status Quo

Der Grad der Digitalisierung von Prozessen im Personalbereich ist oft abhängig vom Digitalisierungsgrad des Unternehmens. In einer Studie von aconso und der Hochschule Niederrhein geben 50,5 % der Befragten an, dass es noch keine automatisierten administrativen Prozesse im Unternehmen gibt. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass bereits bei 49,5 % der befragten Personen digitale Prozesse ablaufen. Doch welche Prozesse werden am meisten automatisiert? Die Top-3-Prozesse, die bereits in Unternehmen automatisiert worden sind, sind die Arbeitszeiterfassung (68,9 %), der Urlaubsantrag (55,6 %) und die papierlose Gehaltsabrechnung (51,1 %). Das Thema digitale Gehaltszustellung haben wir bereits in dem Blogartikel klassische vs. digitale Lohnabrechnung – gibt es einen Unterschied? näher betrachtet.  

Doch wie schaut es mit der langfristigen Planung aus: Wann wird die Vollautomatisierung in den Personalabteilungen durchgesetzt? Die größte Gruppe mit 21,5 % schätzt, dass es noch 3-4 Jahre dauern wird und gut 20% sagen sogar aus, dass das Thema der Vollautomatisierung gar keine Relevanz für die Personalabteilung hat und somit auch langfristig nicht verfolgt wird.

Vorteile durch die Automatisierung von Prozessen

Wie in allen Unternehmensbereichen, ergeben sich durch die Digitalisierung von Prozessen in der Personalabteilung, wie beispielsweise Urlaubsanträge digital abzubilden, viele Vorteile.

Zu den größten Vorteilen zählen die Kosten- und Zeitersparnis, die vor allem dadurch entstehen können, dass Durchlaufzeiten verkürzt und Vertragsfristen automatisiert überwacht werden.

Zudem können im Zuge der Digitalisierung Arbeitsabläufe vereinfacht werden. Das hilft Personaler:innen, sich auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren, die z.B. mehr menschliches Verständnis und Know-how benötigen.

Zusätzlich gibt eine Studie an, dass durch die Digitalisierung von Prozessen die Mitarbeiterzufriedenheit steigt und sich dadurch auch die Attraktivität als Arbeitgeber erhöht. [1]

• Kosten- und Zeitersparnis
• Arbeitsabläufe werden vereinfacht
• Mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben, die menschliches Verständnis und Know-how benötigen
• Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und der Attraktivität als Arbeitgeber
• Einfache Prozesse digital gestalten

Der digitale Urlaubsantrag als Einstieg in die Digitalisierung

Es muss nicht direkt die Vollautomatisierung sein. Es ist auch möglich, mit kleinen Schritten zu starten und erst einmal einfache (Teil-)Prozesse zu automatisieren.  

Der DMS-Einsatz kann bei der Digitalisierung des Urlaubsantrages den Einstieg für die Digitalisierung weiterer Prozesse im Unternehmen bilden. Das gilt nicht nur für die Personalabteilung, wo beispielsweise eine digitale Personalakte denkbar ist. Auch in der Buchhaltung (z.B. im Rahmen der digitalen Rechnungsverarbeitung, im Vertragsmanagement sowie der allgemeinen digitalen Aktenführung hin zum papierlosen Büro.  

Durch die Einführung eines digitalen Urlaubsantrages kann Zeit und Geld gespart und gleichzeitig ein hohes Maß an Transparenz geschaffen werden.  

Einführung eines digitalen Urlaubsantrags

Der erste Schritt, um den Urlaubsantrag zu digitalisieren, ist die Definition eines Prozessmodells, welches in den meisten Unternehmen ähnlich sein wird und verschiedene Partien involviert. Ausschlaggebend für die Digitalisierung sowie Automatisierung des Prozessmodells sind die Rollen und Verantwortlichkeiten aller Beteiligten sowie deren Stellvertretungen. So kann der Prozess des Urlaubsantrages digital verarbeitet werden.  

Mit Hilfe eines Formulars, welches bspw. im Intranet oder Firmenportal integriert ist, können alle Mitarbeiter:innen ihren Urlaubsantrag ausfüllen. Die Verarbeitung kann über ein Dokumentenmanagement-System laufen, welches die Anträge mit Hilfe eines Workflows an die jeweils verantwortliche Person weiterleitet. So erhält der:die Vorgesetze sofort eine Benachrichtigung, wenn ein:e Mitarbeiter:in einen Urlaubsantrag gestellt hat. Im Workflow sind auch Kriterien für die Prüfung und Genehmigung hinterlegt, sodass dem:der Vorgesetzten die Entscheidung erleichtert wird.  

Der digitale Urlaubsantrag mit d.velop documents 

Mit dem d.velop Dokumentenmanagement-System d.velop documents können Sie die Eingabe des Urlaubsantrags durch ein einfaches Formular digitalisieren und den Prozess so gestalten, dass dieser dem:der Vorgesetzen und der Personalabteilung digital vorgelegt wird. Im nachfolgenden Video zeige ich, wie binnen weniger Minuten der digitale Urlaubsantrag aufgesetzt werden kann: 

Alles in einem: Der Urlaubsantrag digital via App 

Natürlich ist der digitale Urlaubsantrag auch in einer Mitarbeiter-App oder der Urlaubsantrag-App von d.velop App Builder alphaflow möglich.  

Mit der Urlaubsantrag-App können Sie nicht nur den Genehmigungsprozess digital abbilden, sondern erhalten auch ein übersichtliches Dashboard, mit dem Sie z.B. ganz einfach offene Aufgaben, eigene Anträge als auch genommene sowie ausstehende Urlaubstage überblicken. Des Weiteren können Sie Urlaubskonten, Sonderurlaube und Feiertage administrieren und haben somit eine Komplettlösung auf Knopfdruck, die sich optimal Ihren individuellen Bedürfnissen anpasst. 

Vorteile des digitalen Urlaubsantrages 

Die Digitalisierung von (HR-) Prozessen bringt Unternehmen schon eine Reihe von Vorteilen. Aber allein die digitale Urlaubsplanung bieten Mitarbeiter:innen, Personalabteilungen und dem ganzen Unternehmen einen großen Mehrwert:  

• Mehr Transparenz 
• Kein Papierchaos 
• Kürzere Bearbeitungszeiten 
• Geringere Kosten 

Papierchaos, verloren gegangene Urlaubsanträge oder mündliche Urlaubsbestätigungen zwischen Tür und Angel gehören der Vergangenheit an. Durch den digitalen Urlaubsantrag weiß jede:r Mitarbeiter:in, wie der Status seinen Antrags ist. Mit einem Blick auf das Dashboad sieht er, ob der Antrag genehmigt, in Bearbeitung oder abgelehnt ist. Zudem ist die Bearbeitungszeit deutlich verkürzt.   

Führungskräfte haben einen Überblick, welche:r Mitarbeiter:in sich wann in Urlaub befindet oder auch aus einem anderen Grund nicht anwesend ist. Die Anzeige der noch verfügbarer Urlaubstage bietet Führungskräften Planungssicherheit über die Verfügbarkeit der Teammitglieder. Den Mitarbeiter:innen bleibt die Summierung bereits genommener und genehmigter zukünftiger Urlaubstage erspart.  

Klar definierte Workflows und Rollenverteilungen im System helfen bei erforderlichen Änderungen, beispielsweise, wenn sich der jährliche Urlaubsanspruch ändert. Das geschieht öfter als gedacht, denn bei der Änderung der Arbeitstage pro Woche ändert sich auf der Urlaubsanspruch.  

Nicht zuletzt werden auch Kosten eingespart. Vor allem für den Druck und das Papier sowie das Ablegen. Aber auch die Zeitersparnis spielt hier mit rein. Sowohl in der Personalabteilung als auch bei Führungskräften. Der Mitarbeitenden bleibt das Warten auf die Genehmigung des Urlaubsantrages erspart, letztendlich steigt dadurch die Zufriedenheit.