Digitale Unterschrift App: Die Revolution des Vertragswesens ist da!

„Das drucke ich noch eben schnell aus!“ – ein Satz, der langsam, aber sicher aus dem Büro von Unternehmen und Organisationen verschwindet. Digitale Unterschriften bieten eine zeitsparende Alternative zu traditionellen papierbasierten Unterschriften, indem sie den Signaturprozess beschleunigen und die Notwendigkeit physischer Dokumente eliminieren. Zusätzlich gewährleisten sie eine verbesserte Effizienz und Flexibilität, da sie es ermöglichen, Dokumente digital und sicher von überall aus zu signieren und zu versenden. In diesem Blogartikel erklären wir dir alle Hintergründe, die du zum Einsatz der digitalen Unterschrift App im Arbeitsalltag benötigst.

Was ist eine digitale Unterschrift App?

Eine digitale Unterschrift App ist eine Software-Anwendung, die es Benutzern ermöglicht, elektronische Signaturen zu erstellen, zu verwalten und auf verschiedenen Dokumenten zu verwenden. Im Wesentlichen repliziert sie den Prozess einer handschriftlichen Unterschrift, jedoch in digitaler Form. Sie bietet eine bequeme und effiziente Methode, um Dokumente rechtsgültig zu signieren, ohne dass physische Kopien ausgedruckt, handschriftlich unterschrieben und gescannt werden müssen. Darüber hinaus umfasst eine digitale Unterschrift App verschiedene Funktionen und Features, um den gesamten Signaturprozess zu erleichtern. Dazu gehören oft Funktionen wie die Erfassung von Unterschriften auf einem mobilen Gerät, die Speicherung von Signaturen zur mehrfachen Verwendung, die Verschlüsselung von Dokumenten für Sicherheit und die Nachverfolgung von Unterschriftenverlauf und Dokumentenstatus. Ziel st es, Papier-, Druck und Versandkosten einzusparen, Remote Work zu ermöglichen und Medienbrüche in Vertragsprozessen abzuschaffen.

5 Kriterien für eine sichere digitale Unterschrift App

In Anbetracht der Vielzahl von E-Signatur-Anbietern auf dem Markt kann die Auswahl der richtigen Lösung eine Herausforderung darstellen. Mit verschiedenen Funktionen, Preismodellen und Sicherheitsstandards ist es wichtig, klare Kriterien zu definieren, um die geeignete App zu wählen, die den individuellen Anforderungen und der Art der Geschäftstätigkeit am besten entspricht. Die folgenden fünf Kriterien sollten mindestens von einem Softwareanbieter bei einer digitalen Unterschrift App erfüllt werden:

• eIDAS-Konformität: Eine digitale Unterschrift App muss zwingend die Anforderungen der europäischen eIDAS-Verordnung und dem Vertrauensdienstegesetz erfüllen, um im europäischen Wirtschaftsraum rechtssichere Signaturen erstellen zu können.
• DSGVO-Konformität: Eine elektronische Signatur von einer Person ist ein extrem persönliches Gut, welches mit dem höchstmöglichen Datenschutzstandard ausgestattet sein sollte. Im besten Fall setzt die App als SaaS-Lösung auf einen europäischen Cloud-Anbieter, wie z.B. die Open Telekom Cloud.
• Alle Signaturlevel im Standard: Verschiedene Dokumente und Vertragstypen werden mit unterschiedlichen Sicherheitsniveaus unterschrieben. Eine digitale Unterschrift App sollte daher alle Sicherheitsniveaus in Form von Signaturlevel standardmäßig abbilden. Darunter fällt insbesondere die qualifizierte elektronische Signatur (QES).
• Unbegrenzte Nutzeranzahl: Eine digitale Unterschrift App skaliert über die einzelnen, digitalisierten Signaturprozesse. In anderen Worten: je mehr Mitarbeitende die App nutzen, desto größer sind die realisierten Einsparpotenziale. Der Softwareanbieter sollte daher unbegrenzte Nutzeranzahlen gewährleisten.
• Persönlicher Ansprechpartner: Elektronische Signaturen sollten von jedem Mitarbeitenden einfach und unkompliziert erstellt werden können. Treten dennoch einzelne offene Fragen auf, hilft es einen persönlichen Ansprechpartner an die Seite gestellt zu bekommen.

Wie führe ich eine solche App im Unternehmen ein?

Nachdem ein Anbieter für eine digitale Unterschrift App ausgewählt wurde, solltest du in kleinen Schritten starten und deine Anwendungsbereiche kontinuierlich, d.h. Schritt für Schritt, ausbauen. Dabei kannst du dich an der folgenden Vorgehensweise orientieren, die sich bei vielen Organisationen bewährt hat:

1. Dokumentarten sammeln: Welche Dokumente unterschreibe ich in meinem Bereich aktuell noch traditionell mit Stift und Papier?
2. Dokumente priorisieren: Welche Verträge werden besonders häufig unterschrieben? Bei welchen Verträgen liegen die größten Einsparpotenziale?
3. Sicherheitsstufen festlegen: Welche gesetzlichen oder vertraglich vereinbarten Formerfordernisse gibt es bei den einzelnen Dokumenten? Wir empfehlen dir, bei diesem Schritt sich mit dem Juristen deines Vertrauens zusammenzusetzen.
4. Erste Signaturprozesse starten: Stelle die priorisierten Dokumente auf die digitale Unterzeichnung um und sammle erste wertvolle Erfahrungen im Umgang mit der Software.
5. Weitere Einsparpotenziale erschließen: Wiederhole die Schritte 2 bis 4, bis du schließlich deine gesamten Unterschriftenprozesse in der Abteilung digitalisiert hast.
6. Wissensaustausch fördern: Feiere deine Erfolge und lasse auch deine Kollegen:innen aus anderen Abteilungen an diesen teilhaben. Sicherlich gibt es hier weitere Unterschriftenprozesse, die ihr gemeinsam digitalisieren könnt.

Digitale Unterschrift App testen und digital durchstarten

Wie wir gelernt haben, ist die Einführung einer digitalen Unterschrift App schnell zu handhaben. Jetzt gilt es, das Digitalisierungspotenzial endlich auszuschöpfen! Nutze daher die Gelegenheit und teste die App kostenlos und unverbindlich! Sammle deine ersten Eindrücke und erlebe die zahlreichen Mehrwerte in der Praxis!