Digitale Unterschrift: Der ultimative Leitfaden für den Arbeitsalltag

In der digitalen Arbeitswelt hat sich die Art und Weise, wie wir Dokumente unterzeichnen und Transaktionen abschließen, grundlegend verändert. Eine Schlüsselkomponente dieser Transformation ist die digitale Unterschrift, ein technologisches Werkzeug, das die Integrität und Authentizität elektronischer Dokumente gewährleistet. Doch was genau ist eine digitale Unterschrift, und wie funktioniert sie? In diesem Blogartikel geben wir dir das notwendige Wissen mit, um die digitale Unterschrift bestmöglich im Arbeitsalltag einsetzen zu können.

Wenn eine Person ein Dokument mit ihrer digitalen Unterschrift versieht, verwendet sie ihren privaten Schlüssel, um das Dokument zu signieren. Dies erzeugt einen einzigartigen Datensatz, der als Signatur bekannt ist. Der Empfänger des Dokuments kann dann den öffentlichen Schlüssel des Unterzeichners verwenden, um die Signatur zu überprüfen. Stimmt die überprüfte Signatur mit dem Dokument überein, kann der Empfänger sicher sein, dass das Dokument authentisch ist und nicht manipuliert wurde.

Welche Möglichkeiten bietet die digitale Unterschrift?

Die digitale Unterschrift ermöglicht es, Verträge und andere rechtlich bindende Dokumente elektronisch zu signieren, was eine direkte Auswirkung auf jede Phase des Vertragslebenszyklus hat, angefangen bei der Entstehung über die Genehmigung und Ausführung bis hin zur Verwaltung und Archivierung. Durch die Integration digitaler Unterschriften in diese Prozesse werden Effizienz und Sicherheit signifikant verbessert, da sie die Notwendigkeit physischer Dokumente und die damit verbundenen Risiken und Verzögerungen eliminieren. Zudem ermöglicht die digitale Unterschrift einen vollständig digitalen Prozess ohne Medienbrüche:

• Vertragserstellung: Im Entstehungsstadium eines Vertrags ermöglicht die digitale Unterschrift eine schnelle Erstellung und Verteilung von Vertragsentwürfen. Interessenten können Dokumente in Echtzeit überprüfen, Änderungen vorschlagen und diese digital zurücksenden, was den Prozess der Vertragsverhandlung erheblich beschleunigt. Während der Genehmigungsphase unterstützt die digitale Unterschrift die Einhaltung von Compliance-Anforderungen. Dies geschieht durch integrierte Authentifizierungsmechanismen, die sicherstellen, dass jede Partei, die den Vertrag unterzeichnet, eindeutig identifiziert und autorisiert ist. Diese Authentifizierung ist entscheidend für die Rechtskraft des Dokuments.
• Vertragsunterzeichnung: Bei der Ausführung des Vertrags ermöglicht die digitale Unterschrift eine sofortige und sichere Formalisierung der Vereinbarung. Sobald alle Parteien ihre digitalen Unterschriften geleistet haben, stellt das System den Vertrag automatisch allen Beteiligten zur Verfügung, was die Umsetzung der vereinbarten Leistungen beschleunigt.
• Vertragsablage: Im Anschluss lässt sich der Vertrag direkt digital archivieren, z.B. im eigenen Dokumentenmanagementsystem.

Abschließend spielt die digitale Unterschrift eine transformative Rolle im Vertragslebenszyklus, indem sie Prozesse vereinfacht, die Sicherheit erhöht und die Effizienz steigert. In einer Welt, in der Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit entscheidende Wettbewerbsvorteile sind, bildet die digitale Unterschrift die Grundlage für eine agile, sichere und effiziente Vertragsgestaltung und -verwaltung.

Wie funktioniert eine digitale Unterschrift?

Eine digitale Unterschrift wird mithilfe eines kryptographischen Verfahrens erstellt, das als Public-Key-Infrastruktur (PKI) bekannt ist. Dieses Verfahren verwendet ein Paar von Schlüsseln: einen öffentlichen und einen privaten Schlüssel, die mathematisch miteinander verbunden sind. Der Unterzeichner verwendet den geheimen privaten Schlüssel, um das Dokument zu signieren. Der öffentliche Schlüssel hingegen dient dazu, die Unterschrift zu verifizieren und ist für jeden zugänglich, der die Echtheit der Unterschrift überprüfen möchte.

Der Prozess der digitalen Unterschrift beginnt, wenn der Unterzeichner ein Dokument mit seinem privaten Schlüssel signiert. Dabei wird aus den Daten des Dokuments ein Hash-Wert erzeugt, eine einzigartige Zeichenfolge, die das Dokument repräsentiert. Dieser Hash-Wert wird dann mit dem privaten Schlüssel des Unterzeichners verschlüsselt, was die eigentliche digitale Unterschrift erzeugt. Das Ergebnis ist ein digital signiertes Dokument, das neben dem Originaldokument auch die verschlüsselte Unterschrift enthält. Wenn das signierte Dokument empfangen wird, kann der Empfänger die digitale Unterschrift überprüfen, indem er den öffentlichen Schlüssel des Unterzeichners verwendet. Der öffentliche Schlüssel entschlüsselt die digitale Unterschrift und stellt den ursprünglichen Hash-Wert des Dokuments wieder her. Gleichzeitig erzeugt der Empfänger aus dem empfangenen Dokument einen neuen Hash-Wert. Wenn dieser neue Hash-Wert mit dem entschlüsselten Hash-Wert übereinstimmt, ist bestätigt, dass das Dokument seit der Signatur nicht verändert wurde und die Unterschrift gültig ist.

Digitale Unterschrift schafft Sicherheit

Diese Methode stellt sicher, dass die digitale Unterschrift authentisch, integer und nicht abstreitbar ist. Authentizität wird durch die eindeutige Zuordnung des privaten Schlüssels zum Unterzeichner gewährleistet, Integrität durch die Überprüfung, dass das Dokument seit der Signatur unverändert geblieben ist und Nichtabstreitbarkeit durch die Unmöglichkeit, die Unterzeichnung eines Dokuments zu leugnen, da der private Schlüssel ausschließlich dem Unterzeichner zugeordnet ist.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die digitale Unterschrift auf hochsicheren kryptografischen Verfahren basiert, die es ermöglichen, elektronische Dokumente auf vertrauensvolle Weise zu signieren und zu verifizieren.

Ist eine digitale Unterschrift rechtswirksam?

Angesichts der zunehmenden Digitalisierung von Prozessen möchten Unternehmen und Organisationen sicherstellen, dass elektronisch unterzeichnete Dokumente dieselbe rechtliche Gültigkeit besitzen wie ihre analogen Pendants. Die kurze Antwort lautet: Ja, eine digitale Unterschrift ist in vielen Rechtsräumen weltweit rechtswirksam. Doch um diese Frage vollständig zu beantworten, müssen wir uns die zugrunde liegenden Bedingungen und Rahmenbedingungen genauer ansehen.

Die rechtliche Anerkennung digitaler Unterschriften basiert auf verschiedenen nationalen und internationalen Gesetzen und Verordnungen. In der Europäischen Union beispielsweise regelt die eIDAS-Verordnung (elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt) die Verwendung und Anerkennung elektronischer Signaturen, einschließlich digitaler Unterschriften, und stellt sicher, dass sie rechtlich mit handschriftlichen Unterschriften gleichgestellt sind. Ähnliche Regelungen existieren in den USA durch den Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) und den Uniform Electronic Transactions Act (UETA), die digitale Unterschriften als rechtswirksam und durchsetzbar anerkennen, solange bestimmte Kriterien erfüllt sind.

Die digitale Unterschrift nach eIDAS unterscheidet drei Sicherheitsstufen

Die eIDAS-Verordnung definiert und reguliert drei Arten elektronischer Signaturen: die einfache, die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur. Jede dieser Signaturarten hat spezifische Anforderungen und Anwendungsfälle, die für verschiedene Geschäftsprozesse und rechtliche Kontexte geeignet sind.

1. Einfache elektronische Signatur (EES)

• Anforderungen: Die einfache elektronische Signatur stellt die grundlegendste Form dar. Sie ist unreguliert und erfordert keine speziellen technischen Sicherheitsmaßnahmen. Sie kann z.B. eine gescannte Unterschrift oder ein per E-Mail übermittelter Name sein. Die Schriftform kann sie nicht ersetzen.
• Anwendung: Für alltägliche Geschäftsvorgänge, bei denen keine rechtlichen Anforderungen bestehen, verwendet man diese Art der Signatur häufig. Beispiele sind interne Dokumente und Freigabeprozesse, unverbindliche Korrespondenz oder Empfangsbestätigungen.

2. Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)

• Anforderungen: Eine fortgeschrittene elektronische Signatur muss eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet werden können und jegliche nachträgliche Veränderungen des Dokuments erkennbar machen. Die Erstellung muss mit Mitteln erfolgen, die der Unterzeichner unter seiner alleinigen Kontrolle hat.
• Anwendung: Diese Signaturart eignet sich für Dokumente, die rechtlich ein höheres Haftungsrisiko besitzen, aber nicht der Schriftform unterliegen.

3. Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

• Anforderungen: Die qualifizierte elektronische Signatur ist die sicherste und juristisch verbindlichste Form. Sie erfordert die Verwendung eines qualifizierten Signaturzertifikats und die eindeutige Identifizierung des Unterzeichners, z.B. mittels eID oder Video-Ident. Ein anerkannter Vertrauensdiensteanbieter nach dem Vertrauensdienstegesetz muss das Zertifikat ausstellen.
• Anwendung: Diese Signatur wird für die anspruchsvollsten rechtlichen und kommerziellen Transaktionen eingesetzt, wo es auf höchste Sicherheit und rechtliche Anerkennung ankommt. Als einzige Signaturart ist sie der Schriftform gleichgestellt und kann diese pauschal ersetzen, solange sie nicht explizit im Gesetz ausgeschlossen wird.

Jede Signaturart der eIDAS-Verordnung bietet unterschiedliche Sicherheitsniveaus und rechtliche Bindungen, die für spezifische Anforderungen und Anwendungsfälle konzipiert sind. Von einfachen internen Dokumenten bis hin zu hochsicheren, rechtlich bindenden Transaktionen deckt das Spektrum der eIDAS-Signaturen ein breites Feld ab und ermöglicht so eine flexible und sichere Handhabung elektronischer Dokumente und Prozesse.

Gibt es weitere gesetzliche Grundlagen?

Neben der eIDAS-Verordnung, die eine zentrale Rolle für die digitale Transformation in der Europäischen Union spielt, gibt es weitere relevante Gesetze, die Unternehmen und Organisationen im Kontext der digitalen Unterschrift kennen und beachten sollten. In diesem Zusammenhang sind das Vertrauensdienstegesetz (VDG) und das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB), speziell die Formvorschriften, im Fokus:

Vertrauensdienstegesetz (VDG)

Das Vertrauensdienstegesetz spielt eine entscheidende Rolle im Kontext der eIDAS-Verordnung auf nationaler Ebene. Es regelt die Anforderungen und Rahmenbedingungen für Anbieter von Vertrauensdiensten in Deutschland. Dieses Gesetz sorgt für die Umsetzung der eIDAS-Verordnung in deutsches Recht und definiert wichtige Aspekte wie:

• Die Zertifizierung und Überwachung von Vertrauensdiensteanbietern
• Die Haftungsregeln für Vertrauensdiensteanbieter
• Spezifische Anforderungen an elektronische Signaturen, Siegel und Zeitstempel

Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) und Formvorschriften

Das Bürgerliche Gesetzbuch, insbesondere die Formvorschriften, ist ein weiteres relevantes Gesetzeswerk, das im Kontext der eIDAS-Verordnung zu beachten ist. Das BGB legt die Anforderungen an die Form von rechtsgeschäftlichen Erklärungen fest und übersetzt so die europäische eIDAS-VO in nationales Recht. Hierbei sind besonders die folgenden Aspekte von Bedeutung:

• Schriftform und elektronische Form: Das BGB definiert, wann eine schriftliche Form erforderlich ist und wie diese durch elektronische Formen, wie durch eine qualifizierte elektronische Signatur nach eIDAS, ersetzt werden kann (§§ 126, 126a BGB).
• Spezifische Anforderungen für bestimmte Vertragstypen: Für einige Vertragsarten legt das BGB besondere Formvorschriften fest, die auch im digitalen Kontext beachtet werden müssen, wenn wir einen Vertrag unterschreiben.

Die Kenntnis und das Verständnis dieser Gesetze sind für Unternehmen und Organisationen von besonderer Bedeutung, um die Vorteile der digitalen Transformation voll auszuschöpfen und gleichzeitig rechtssicher zu agieren. Das Vertrauensdienstegesetz und das Bürgerliche Gesetzbuch ergänzen die eIDAS-Verordnung und schaffen einen rechtlichen Rahmen, der die Sicherheit, Zuverlässigkeit und Rechtskonformität elektronischer Transaktionen gewährleistet. Diese Gesetze zusammen bilden das Fundament für eine vertrauenswürdige und effiziente digitale Wirtschaft.

In welchen Bereichen kann ich eine digitale Unterschrift einsetzen?

Die digitale Unterschrift hat sich als eine Schlüsseltechnologie für die Digitalisierung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen etabliert. Ihre Einsatzgebiete sind vielfältig und reichen über verschiedene Branchen und Funktionen hinweg. Durch die Nutzung digitaler Unterschriften können Organisationen ihre Abläufe effizienter gestalten, die Sicherheit erhöhen und die Kundenerfahrung verbessern. Im Folgenden werden wir die verschiedenen Anwendungsfälle für die digitale Unterschrift beleuchten:

• Personalwesen: Arbeitsvertrag, Eltern- und Pflegezeitantrag, Urlaubsantrag, Betriebsvereinbarung, Antrag bei Kurzarbeit, Arbeitnehmerüberlassungsvertrag, Einwilligung in personenbezogene Daten, interne Freigaben u.v.m.
• Einkauf: Lieferantenrahmenvertrag, Lieferschein, Bedarfsanforderung, Geheimhaltungsvereinbarung, Kostenantrag, Mietvertrag, Pachtvertrag, Interne Freigaben u.v.m.
• Rechnungswesen: Rechnung, Jahresabschluss, Kreditvertrag, interne Freigaben u.v.m.
• Marketing / Vertrieb: Kaufvertrag, Dienstleistungsvertrag, SLAs, Lizenzvereinbarungen, Garantie- oder Gewährleistungsvereinbarung, Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO, NDAs, Referenzkundenvereinbarung, Angebot, Auftrags- oder Bestellbestätigung, interne Freigaben u.v.m.
• Management: Gesellschafterbeschluss, Jahresabschluss, Betriebsvereinbarung, Schutzrechtsanmeldung, Geheimhaltungsvereinbarung, Gesellschafterdarlehen, u.v.m.
• Branchenspezifische Anwendungen: Versicherungen, Immobilien, Banken, Stadtverwaltung, Gesundheitswesen usw.

Wie kann ich eine digitale Unterschrift einführen?

Wenn du mit der digitalen Unterschrift einen Vertrag unterzeichnen möchtest, solltest du in kleinen Schritten starten und im Folgenden deine Anwendungsbereiche kontinuierlich ausbauen. Dabei kannst du dich an dieser Vorgehensweise orientieren.

1. Vertragsarten in einer Liste sammeln: Welche Verträge unterschreibe ich in meiner Abteilung aktuell noch traditionell mit Stift und Papier?
2. Vertragsarten priorisieren: Welche Verträge werden besonders häufig unterschrieben? Bei welchen Verträgen liegen die größten Einsparpotenziale?
3. Signaturlevel festlegen: Welche gesetzlichen oder vertraglich vereinbarten Formerfordernisse gibt es bei den einzelnen Dokumenten? Wir empfehlen dir, bei diesem Schritt sich mit dem Juristen deines Vertrauens zusammenzusetzen.
4. Erste Signaturprozesse anpassen: Stelle die priorisierten Dokumente auf die digitale Unterzeichnung um und sammle erste wertvolle Erfahrungen im Umgang mit der Software.
5. Einsparpotenziale vollständig ausschöpfen: Wiederhole die Schritte 2 bis 4, bis du schließlich deine gesamten Unterschriftenprozesse in der Abteilung digitalisiert hast.
6. Austausch mit anderen Abteilungen: Feiere deine Erfolge und lasse auch deine Kollegen:innen aus anderen Abteilungen an diesen teilhaben. Sicherlich gibt es hier weitere Unterschriftenprozesse, die ihr gemeinsam digitalisieren könnt.

Welche Mindestkriterien sollte eine digitale Unterschrift erfüllen?

Bei der Auswahl eines Anbieters für digitale Unterschriften sollten gewissen Mindestkriterien erfüllt werden, um Probleme und rechtliche Risiken von Beginn an zu vermeiden. Im Folgenden haben wir diese Kriterien für dich gelistet:

• eIDAS-konform: Um Rechtssicherheit zu gewährleisten, sollten ausschließlich eIDAS-konforme Signaturen genutzt werden. Ob eine Signatur die notwendigen Anforderungen erfüllt, kann mit der Validierungs-App der Europäischen Kommission überprüft werden.
• DSGVO-konform: Digitale Unterschriften, z.B. von Mitarbeitenden, Partnern oder Kunden, stellen extrem persönliche Daten dar, die es mit dem höchstmöglichen Datenschutzstandard zu versehen gilt. Hierzu bieten sich vor allem europäische Cloud-Anbieter wie die Open Telekom Cloud an, bei denen Daten ausschließlich im Europäischen Wirtschaftsraum verarbeiten.
• Alle Signaturarten standardmäßig verfügbar: Um mit der digitalen Unterschrift alle Vertrags- und Dokumenttypen rechtssicher unterzeichnen zu können, sollte die Software alle Signaturarten (einfach, fortgeschritten, qualifiziert) bereitstellen. Über diesen Weg sind Unternehmen von Anfang an flexibel aufgestellt.
• Zusammenarbeit mit zertifizierten Vertrauensdiensten: Die Identifizierung von Personen nimmt eine besondere Bedeutung im Kontext der digitalen Unterschrift ein. Hierzu sollten Anbieter nur mit zertifizierten Trust Service Providern zusammenarbeiten. Zur individuellen Prüfung stellt die Europäische Kommission eine Trusted List bereit.
• Persönliche Ansprechperson: Für individuelle Rückfragen zu verschiedenen Anwendungsfällen, Veränderungen von Rahmenbedingungen usw. ist eine persönliche Ansprechperson hilfreich.

Fazit: die digitale Unterschrift ist weit mehr als eine Alternative zur handschriftlichen Unterschrift

In diesem Leitfaden haben wir umfassend die digitale Unterschrift betrachtet, eine Technologie, die die Durchführung von Geschäfts-, Finanz- und Verwaltungsprozessen revolutioniert hat. Die digitale Unterschrift steht nicht nur für eine moderne Lösung zur Effizienzsteigerung und Sicherheitserhöhung in der Dokumentenverwaltung. Sie symbolisiert auch den Übergang zu einer digitaleren und vernetzten Arbeitswelt. Ihre rechtliche Anerkennung in zahlreichen Ländern unterstreicht die Zuverlässigkeit und fördert die globale Akzeptanz. Von der Beschleunigung von Vertragsabschlüssen über die Optimierung von Personalprozessen bis hin zur Vereinfachung von Transaktionen im Finanzsektor und darüber hinaus bietet die digitale Unterschrift eine breite Palette von Anwendungsmöglichkeiten.

Zusammenfassend kann man sagen, dass die digitale Unterschrift weit mehr ist, als nur eine Alternative zur handschriftlichen Unterschrift. Sie ist ein Symbol für Fortschritt und Innovation, das Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen hilft, effizienter, sicherer und umweltfreundlicher zu agieren. Durch ihre vielfältigen Einsatzmöglichkeiten und die rechtliche Gültigkeit eröffnet die digitale Unterschrift neue Horizonte für die digitale Transformation. Die ständige Weiterentwicklung digitaler Technologien wird zweifellos die Bedeutung digitaler Unterschriften weiter steigern und Organisationen dazu ermutigen, ihre Prozesse neu zu denken und die Vorteile der Digitalisierung voll auszuschöpfen.