Digitale Reisekostenabrechnung: In 3 Schritten zum Ziel!

Geschäftsreisen gehören in vielen Branchen und bei zahlreichen Jobpositionen bereits zum Arbeitsalltag dazu und sind meist mit entsprechenden Reisekosten verbunden. Sei es das Parkticket, die Verpflegung vor Ort oder die Kosten für die Bahnfahrt. Betrachtet man den manuellen und oft teils noch analogen Prozess der Reisekostenabrechnung, ist dieser nicht nur zeitaufwendig, sondern vor allem auch fehleranfällig. In diesem Artikel verraten wir dir drei triftige Gründe, warum du auf eine digitale Reisekostenabrechnung in Form eines automatisierten Prozesses setzen solltest.

Welche Kosten fallen konkret unter die Reisekosten? (Checkbox)

Zu den Reisekosten zählen alle Ausgaben, die im Zusammenhang mit einer beruflichen Reise anfallen. Dazu gehören:

• Fahrtkosten: Kosten für öffentliche Verkehrsmittel, Mietwagen, Taxi oder private Fahrzeuge. Dort handelt es sich um sogenannte Kilometerpauschalen.
• Übernachtungskosten: Kosten für das Hotel, B&B oder das AirbnB
• Verpflegungskosten: Pauschalen oder tatsächliche Kosten für Mahlzeiten.
• Nebenkosten: Parkgebühren, Mautgebühren, Gepäckgebühren und andere kleinere Ausgaben, die während der Reise anfallen.

Der manuelle Prozess der Reisekostenabrechnung

Stell dir vor, nächste Woche steht erneut wieder eine Geschäftsreise bevor. Du bist schon jetzt gespannt auf die neuen Erfahrungen und die Möglichkeit, wichtige Geschäftskontakte zu knüpfen.

Vor der Reise:

1. Vorbereitungen vor der Reise: Neben deinem Koffer musst du nun auch eine Mappe als Aufbewahrungsmöglichkeit für die Belege denken
2. Belege sammeln während der Reise: Du sammelst alle notwendigen Belege, sortierst sie nach den unterschiedlichen Kategorien.
3. Formulare ausfüllen nach der Reise: Jetzt geht die Arbeit erst richtig los. Zurück im Büro musst du nun dein Reisekostenformular ausfüllen und dabei jede Ausgabe manuell eintragen und den dazugehörigen Beleg einzeln einscannen oder gar noch im analogen Aktenordner abheften.

Schnell wird klar, der manuelle Prozess ist zeitaufwendig und nervenaufreibend. In den folgenden Schritten der Reisekostenabrechnung, beispielsweise bei der Überprüfung und Genehmigung, bist inzwischen nicht mehr du allein, sondern auch die Buchhaltung deines Unternehmens oder dein/e Vorgesetzte:r mit mühsamen Aufgaben konfrontiert.

Stell dir vor, du könntest eine digitale Reisekostenabrechnung nutzen und das bereits während deiner Geschäftsreise und nicht erst im Nachgang.

3 Schritte zur digitalen Reisekostenabrechnung

Damit du deine Reisekostenabrechnung demnächst ganz digital und einfach von deinem Smartphone aus erledigen kannst, muss die Implementierung einer digitalen Reisekostenabrechnung stattfinden. Keine Sorge, diese ist einfacher als gedacht.

Hier sind die grundlegenden Schritte:

• Auswahl der richtigen Software: Es sollte eine benutzerfreundliche Software, die sich nahtlos in deine bestehenden Systeme integrieren lässt und bestmöglich zu den Anforderungen des Unternehmens passt, ausgewählt werden.
• Schulung der Mitarbeiter:innen: Es muss sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter:innen im Umgang mit der neuen Software geschult werden.
• Integration und Optimierung: Zuletzt muss die Software in bestehende Systeme integriert und der Prozess kontinuierlich optimiert werden.

Die digitale Reisekostenabrechnung im Überblick

Spielen wir den Prozess einfach noch einmal durch – einziger Unterschied, nun nutzt du eine digitale Lösung, um deine Reisekostenabrechnung zu erledigen.

1. Belege einscannen: Du fotografierst deine Belege einfach mit deinem Smartphone und lädst sie direkt in einer App hoch.
2. Automatische Kategorisierung: Die Software kategorisiert die Ausgaben automatisch und ordnet sie den richtigen Posten zu.
3. Echtzeit-Überprüfung: Deine Belege werden in Echtzeit überprüft und genehmigt, wodurch Rückfragen und Verzögerungen minimiert werden.
4. Schnelle Erstattung: Nach der Genehmigung erfolgt die Erstattung deutlich schneller, oft innerhalb weniger Tage

Vorteile der digitalen Reisekostenabrechnung

Die Vorteile der digitalen Reisekostenabrechnung liegen klar auf der Hand. Die folgenden Punkte fassen zusammen, warum du deine Reisekostenabrechnung zukünftig digitalisieren solltest:

1. Zeitersparnis und Effizienz: Durch die Digitalisierung können Mitarbeiter:innen ihre Belege einfach per Smartphone erfassen und direkt in das System hochladen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch die Fehlerquote erheblich.
2. Kosteneinsparungen: Durch die Automatisierung der Reisekostenabrechnung können Unternehmen erhebliche Kosten einsparen. Der reduzierte administrative Aufwand und die geringere Fehlerquote führen zu einer effizienteren Nutzung der Ressourcen. Zudem können durch die bessere Übersicht über die Reisekostenpotenziale zur Kostensenkung identifiziert werden.
3. Mitarbeiter:innenzufriedenheit: Ein digitaler Prozess zur Reisekostenabrechnung erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen. Der Aufwand für die Abrechnung wird minimiert, und die Erstattung erfolgt schneller.

Digitale Reisekostenabrechnung mit der Reisekosten-App von Mobilexpense

Mobilexpense bietet eine benutzerfreundliche Komplettlösung zur Digitalisierung der Reisekostenabrechnung, mit der eine gesetzeskonforme und transparente Reisekostenabrechnung erstellt werden kann. Zudem wird die Dauer der Bearbeitung von Kostenberichten aufgrund von Geschäftsregeln um 65 % reduziert. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, individuelle Genehmigungsworkflows zu erstellen. Durch die nahtlose Integration in das Dokumentenmanagement-System der d.velop können Mitarbeiter:innen Kostenberichte einfach erfassen und direkt zur Freigabe einreichen. Diese Belege werden automatisch in das System exportiert und somit entsprechend revisionssicher archiviert.

Alle Funktionen der digitalen Reisekostenabrechnung im Video entdecken