Nicht viele Menschen räumen wirklich gerne auf, es macht ihnen einfach keine Freude. Aber manchmal muss man es einfach und für den ein oder anderen ist die digitale Ordnerstruktur oder Ablage der gefühlte Endgegner. Wie viele Ordner hat die erste Ebene deiner digitalen Ablage? Weniger als 7? Sind die Ordner mit einer Nummerierung versehen? Dann bist du ein Profi beim Thema digitale Ablage organisieren. Häufig sieht die Realität nämlich anders aus – da liegen schon auf der obersten Ebene einzelne Dateien ohne eindeutige Benamung herum und fristen ihr Dasein im Schatten der häufig genutzten Ordner. Oder schiebst du gerne das Einsortieren digitaler Dokumente vor dir her und hast langsam, aber sicher in deinem „Downloads“-Ordner ein eigenes, wenn auch unsortiertes, Archiv? Lass uns deine digitale Ablage organisieren – hier verraten wir dir die 5 Tipps zum Durchstarten.
Wie viel Struktur braucht man, um eine digitale Ablage zu organisieren?
Um es ganz kurz zu machen: So viel wie nötig, so wenig wie möglich. Wenn schon in der ersten Ebene des Laufwerks unzählige Ordner liegen, verkompliziert das häufig die Angelegenheit. Sekretaria, ein Portal für Sekretäre:innen und Assistenten:innen schlägt ein 7-Ordner System auf maximal 3 Ebenen vor und einige Unternehmen sind mit dieser Herangehensweise sehr zufrieden. Letztendlich kommt es aber auf die Bedürfnisse der Organisation an und ob es ein Abteilungslaufwerk ist, oder vielleicht sogar ein Archiv, auf das (fast) alle Zugriff haben. Dementsprechend komplex, aber nicht zwingend kompliziert, wird es sich gestalten.
Es macht Sinn, zu überlegen, ob man manche Ordner nicht mit einem Überbegriff zusammenfassen kann, um die Liste der Optionen etwas einzuschränken. Je länger die Liste, desto schwieriger scheint die Auswahl, zumal am Ende einiger Auflistungen gar nicht mehr weiß, was am Beginn für Optionen bestanden.
Eine saubere Benamung hilft, beim digitale Ablage organisieren
Schon Goethe schrieb „Ein Name ist nichts Geringes“. Eine klare und eindeutige Benamung nach einem festen Schema hilft gleich zweierlei. Zum einen wird klar, wohin das Dokument in der digitalen Ablage einzuordnen ist. Zum anderen wird so den Kollegen erleichtert, passende Unterlagen einfach wiederzufinden. Das gilt beim digitale Ablage organisieren für Dokumente, aber natürlich auch für digitale Aktenordner. Eine Nummerierung vorab hilft, die Ordner dauerhaft gleichbleibend zu sortieren. So können z.B. besonders oft zu benutzende Ordner oben gelistet werden, auch wenn sie alphabetisch erst später an der Reihe wären. Vermeiden sollte man unbedingt kryptische Abkürzungen, die nicht allen Kollegen:innen geläufig sind.
Um eine digitale Ablage zu organisieren, braucht man Disziplin oder gute Gewohnheiten
Seien wir ehrlich: Dein „Downloads“-Ordner ist kein geeigneter Dauerspeicher. Dennoch stauben sicherlich eine Vielzahl an Dateien dort langsam vor sich hin – das geht nicht nur dir so. Aber hier ist ein guter Punkt, um anzufangen. Die Dateien sollten korrekt und eindeutig benannt werden und schließlich einsortiert. Vielen fällt es schwer, sich zum Aufräumen aufzuraffen.
„Keiner hat die Zeit zum Aufräumen, aber jeder hat die Zeit zum Suchen!“
Jürgen Kurz, Effizienzprofi
Letztlich braucht man zum sauberen Aufräumen meist weniger Zeit, als zum Suchen. Wenn es schwer fällt, sich zu überwinden, hilft es, sich kleine Routinen zu schaffen. 10 Minuten vor Feierabend wird z.B. der Download-Ordner aufgeräumt, was man nicht mehr benötigt wird abgelegt bzw. entsorgt.
Solche dezentralen Mini-Archive führen zu Informations-Silos und helfen langfristig niemandem.
Das Gleiche gilt übrigens für den Posteingang. Sofern man nicht mit Sortier-Regeln arbeitet, ist hier Eigeninitiative gefragt. Auch die Anhänge aus E-Mails müssen häufig ihren Weg ins Archiv oder digitale Aktenordner finden. Eine feste Tageszeit für diese Tätigkeit kann da helfen.
Die digitale Ablage ist organisiert? Aber fertig ist sie nie!
Eine digitale Ablage zu organisieren, ist keine einmalige Sache. Sie ist ein lebendiges Konstrukt, das gepflegt werden muss. Zum einen, wenn immer wieder neue Unterlagen und digitale Aktenordner hinzukommen. Zum anderen – und das vergisst man schnell –, wenn Dokumente die digitale Ablage verlassen. Oder sie zumindest verlassen sollten. Wenn die digitale Ablage auch als Archiv genutzt wird, gelten hier Aufbewahrungsfristen, nach deren Ablauf Dokumente vernichtet werden können. Manchmal ist dies sogar eine Pflicht – Bewerbungsunterlagen von Kandidaten, die z.B. nicht eingestellt wurden, müssen nach einem festgelegten Zeitraum gelöscht werden. Da es sich in diesem Beispiel um personenbezogene Daten handelt, ist das sogar besonders wichtig. Ein digitaler Aktenordner darf also nicht zwangsläufig bis in alle Ewigkeit im digitalen Archiv vor sich hinschimmeln. Regelmäßiges Aufräumen, Sortieren und Löschen ist daher ebenfalls von hoher Relevanz, damit die digitale Ablage organisiert und sauber geführt bleibt.
Wirklich wichtig: BackUps
Man kann die digitale Ablage organisieren, bis ins Letzte durchdenken – und sie dann doch auf Nimmerwiedersehen verlieren, wenn man nicht regelmäßig BackUps erstellt. Bei allem Aufräumen und sortieren ist Datensicherung ein kritisches Element, sonst war die ganze Arbeit und die schöne neue Struktur letztlich für die Katz.
Wer zu faul ist, eine digitale Ablage zu organisieren und zu pflegen, kann sie auch abschaffen…
… und stattdessen ein System einführen, dass einem all diese Arbeit abnimmt. Die meisten Dokumentenmanagement-Systeme können das Heute. Per Drag-and-drop werden Unterlagen importiert, automatisch ausgelesen und in die richtigen digitalen Aktenordner einsortiert. Anbindungen an gängige E-Mail-Postfächer ermöglichen eine zügige und simple Ablage von wichtigen Mails und Anhängen. Die digitale Ablage organisiert sich damit fast von allein!
Statt Unterlagen und digitale Aktenordner in Ruhe zu benamen, übernimmt das entweder das System – oder aber man lässt lange Dateinamen sein und nutzt clevere Suchfunktionen, die dank Volltextsuche alles wiederfinden. Clevere Ergänzungen zu einem Dokumentenmanagement sind z.B. eine Eingangsrechnungsverarbeitung oder eine Vertragsmanagement-Software. Damit sind die häufigsten Verwaltungstätigkeiten in einem Unternehmen abgedeckt und digitalisiert.
Und höchstwahrscheinlich macht das Arbeiten damit ganz viel Freude – zumindest mehr, als regelmäßig aufzuräumen.
Die Roadmap zur Digitalisierung. Einführung eines DMS in 6 Schritten.