Die fortschreitende Digitalisierung hat die Art und Weise, wie wir Geschäfte abwickeln, nachhaltig verändert. Das Unterzeichnen von Dokumenten ist dabei keine Ausnahme. Heutzutage gibt es eine Vielzahl etablierter Lösungen auf dem Markt, die es ermöglichen, Dokumente digital zu unterschreiben. Doch was passiert, wenn Unternehmen unterschiedlich weit in Sachen Digitalisierung fortgeschritten sind? Insbesondere dann, wenn ein Unternehmen bereit ist, den Schritt zur digitalen Unterschrift zu gehen, während Geschäftspartner diese Möglichkeiten entweder nicht nutzen oder gar ablehnen?
Digital unterschreiben: Wie geht man vor, wenn der Vertragspartner nicht digital signieren möchte?
Analysieren wir zunächst die Situation und stecken den Rahmen ab, den es zu berücksichtigen gibt. Bei Verträgen handelt es sich um mehrseitige Rechtsgeschäfte, die durch übereinstimmende Willenserklärungen zustande kommen. Ein Vertrag wird wirksam, wenn zwei, sich hinsichtlich des Vertragsinhalts, deckende Willenserklärungen – Angebot und Annahme – vorliegen. Ist das Angebot wirksam beim Empfänger angekommen, so bedarf es einer Annahme, die wiederum dem Absender zugehen muss. Das klingt erstmal komplizierter als es ist.
Kurz gesagt: Beide Parteien müssen sich über den Vertragsgegenstand einig sein und beide müssen diesen akzeptieren und unterschreiben. Die Frage ist nur, handschriftlich oder digital unterschreiben?
Handschriftlich und digital unterschreiben
Wenn weder das Gesetz noch der Vertrag explizit die Schriftform verlangen, kann ein Vertrag gültig sein, auch wenn er nur von einem Vertragspartner digital unterschrieben und vom anderen Vertragspartner handschriftlich unterzeichnet wird.
Digital Unterschreiben – Ein Praxisbeispiel
Firma A möchte einen Vertrag mit Firma B schließen.
- Firma A unterzeichnet den Vertrag mit einer digitalen Signatur und verschickt ihn in digitaler Form an Firma B. Firma A gibt hiermit ein rechtskräftiges Angebot ab, was dem Empfänger in Firma B digital zugestellt wird.
- Firma B empfängt den digital unterschirebenen Vertrag und hat zwei Möglichkeiten zur Annahme des Angebots.
Option 1: Firma B unterzeichnet den Vertrag ebenfalls mit einer digitalen Unterschriftund sendet ihn an Firma A.
Option 2: Firma B unterzeichnet den Vertrag handschriftlich und sendet ihn an Firma A. - Mit dem Zugang des von Firma B unterzeichneten Vertrags an Firma A ist ein wirksamer Vertrag geschlossen worden.
Option 1: Wurde der Vertrag digital unterzeichnet, so kann das Dokument einfach digital abgelegt werden.
Option 2: Wenn der Vertrag bereits handschriftlich unterzeichnet wurde, empfiehlt es sich, das Original wie bisher aufzubewahren. Zusätzlich kann der Vertrag digital archiviert werden. - Aufbewahrung von Dokumenten: Beide Parteien sollten das rechtskräftige Angebot, wie auch die Annahme mindestens bis zum Ende der Vertragslaufzeit sowie für mindestens 1 Jahr hierüber hinaus aufbewahren.
Im Falle einer rechtlichen Auseinandersetzung ermöglicht dies beiden Parteien den Nachweis, dass ein gültiger Vertrag durch übereinstimmende Willenserklärungen zustande gekommen ist. Mit der fortschreitenden Digitalisierung ist zu erwarten, dass immer mehr Unternehmen ihre Verträge digital unterschreiben werden. Es ist jedoch entscheidend, dass jede Partei in der Lage ist, im Zweifelsfall nachzuweisen, dass die andere Partei ihre Willenserklärung entsprechend der behaupteten Aussage abgegeben hat. Dies stellt eine grundlegende Voraussetzung dar.
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Schriftformerfordernis – doch schriftlich und nicht digital?
Die Anforderung an die Schriftform beschreibt der Gesetzgeber in § 126 BGB. Das Gesetz sieht in den § 126 Abs. 3, 126a BGB die Möglichkeit vor, die Schriftform durch die elektronische Form zu ersetzen. Hierzu bedarf es einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz, wobei bei einem Vertrag die Parteien jeweils ein gleichlautendes Dokument elektronisch signieren müssen.
Das heißt, sofern die Schriftform vorgeschrieben ist (im Gesetz oder Vertrag), müssen die Vertragspartner auf die qualifizierte elektronische Signatur zurückgreifen, weil nur diese Form der digitalen Signaturerstellung – aufgrund ihres hohen Authentifizierungsgrades – die Schriftform ersetzen kann.
Bisher ist nicht abschließend gerichtlich geklärt, ob es bei der Schriftformerfordernis zulässig ist, dass eine Partei den Vertrag digital unterschreibt (mit der qualifizierten elektronischen Signatur), während die andere Partei handschriftlich signiert. Wichtig ist jedoch: Ob die Schriftform vorgeschrieben ist, wer dies prüft und für welche Signaturstufe man sich entscheidet, obliegt der eigenen Einschätzung der Parteien.
Dieser Artikel enthält Informationen zu den rechtlichen Rahmenbedingungen für den Einsatz digitaler Signaturen in Unternehmen, ist jedoch keine verbindliche Rechtsberatung. Zudem kann sich die Gesetzgebung ändern. Der vorliegende Leitfaden ersetzt nicht die Beratung durch einen Juristen.