Mit einem digitalen Dokumentenmanagement haben Unternehmen die perfekte Basis, um langfristig alle Prozesse im Unternehmen zu digitalisieren und in weiten Teilen zu automatisieren. Es lassen sich sogenannte Workflows für verschiedene Bereiche implementieren. Hierbei empfiehlt es sich, mit den Prozessen zu starten, die am meisten schmerzen. Anders ausgedrückt: Die Prozesse die für die größten „Pains“ sorgen. Welche Prozesse das sind, lässt sich mithilfe eines Analyserasters leicht herausfinden. Kleiner Spoiler zu Beginn: Den Rechnungsprozess unter die Lupe zu nehmen, lohnt sich für sehr viele Unternehmen.
Prozessanalyse zur Rechnungsbearbeitung
Bei vielen Unternehmen weist die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung das höchste Optimierungspotenzial auf. Wir haben daher die Punkte des Analyserasters für den Rechnungsprozess schrittweise für Sie ausgefüllt.
Prozessanalyse Definition
Die Prozessanalyse ist Bestandteil des Prozessmanagements und dient der Identifizierung von Schwachstellen und Optimierungspotenzialen eines Prozesses. Im Rahmen der Prozessanalyse werden IST- und SOLL-Zustand überwacht und analysiert. Zur Umsetzung der Prozessanalyse wird in der Regel ein Analyseraster verwendet.
Prozessanalyse Beispiel: Vorlage eines Analyserasters
Die folgende Grafik bildet ein solches Analyseraster ab:
Die manuelle Rechnungsverarbeitung in der Prozessanalyse
1. Manuelle Rechnungsbearbeitung: Bisheriger Ablauf im Unternehmen
Die Rechnung mit Bestellzug geht auf dem Postweg im Unternehmen ein. Sie landet im Idealfall direkt bei der Finanzabteilung und wird auf Vollständigkeit geprüft. Ist die Rechnung nicht vollständig, geht sie an den zuständigen Mitarbeitenden in der Fachabteilung.
Die richtige Person muss ausfindig gemacht werden und erhält die Rechnung. Er oder sie prüft dann die Rechnung. Wird sie freigegeben, wird sie zurückgebracht zur Finanzabteilung und dort im ERP-System verbucht. Wird sie nicht freigegeben, müssen Mitarbeitende der Finanzabteilung und Fachabteilung und evtl. weitere Abteilungen den Vorgang klären. Dies kann mitunter sehr lange dauern.
Manuelle Rechnungsbearbeitung – Ablauf im Überblick
Wie komplex der Rechnungsprozess ist, zeigt die nachstehende Grafik:
Für eine Rechnung ohne Bestellbezug sieht der Rechnungsprozess sogar noch komplexer aus.
2. „Pains“ für die Mitarbeiter:innen durch den manuellen Rechnungsprozess
Der komplexe manuelle Ablauf der Rechnungsbearbeitung sorgt für verschiedenste Stolperfallen im Unternehmen. Diese können die Mitarbeiternden im täglichen Rechnungsprozess behindern und so für Frustration sorgen. Eine Auswahl für die Prozessanalyse:
- Fällt ein/e Mitarbeiter:in aufgrund von Krankheit oder Urlaub aus, gerät der analoge Prozess ins Stocken
- Wenig Transparenz, wo die Rechnung aktuell im Unternehmen liegt
- Viele Kopien von Rechnungen fließen durch das Unternehmen
- Lange Suche nach Rechnungen
- Zeit für andere Aufgaben entfällt
- Frustration, da Zahlungsfristen nicht eingehalten werden können
3. „Pains“ für das Unternehmen durch den manuellen Rechnungsprozess
Neben „Pains“ für die Mitarbeiter:innen ergeben sich durch den analogen Rechnungsprozess auch Nachteile für das Unternehmen. Auch diese werden in einer Prozessanalyse aufgelistet. Sie sehen für den Rechnungsprozess wie folgt aus:
- Skonti verfallen, da Zahlungsfristen nicht eingehalten werden können
- Langsame Prozessgeschwindigkeit
- Fehlende Transparenz über Dokumente im Unternehmen
- Hohe Personalkosten für administratives Arbeiten
- Dubletten von Rechnungen im Unternehmen
- Hohe Fehleranfälligkeit des Prozesses aufgrund vieler manueller Tätigkeiten
- Medienbrüche liegen vor (z. B. Ausdrücke von E-Mail-Rechnungen)
- Fehlende Transparenz
Der automatisierte Rechnungsprozess in der Prozessanalyse
Im zweiten Teil der Prozessanalyse wird ein möglicher automatisierter Rechnungsprozess dargestellt. Wie läuft der Rechnungsprozess ab und welche Vorteile und Optimierungspotenziale ergeben sich durch ein automatisiertes Rechnungssystem?
1. Automatisierte Rechnungsbearbeitung: Ablauf im Unternehmen
Bei dem automatisierten Rechnungsprozess wird im allerersten Schritt die Rechnung eingescannt. Sie liegt damit digital vor. Die weiteren Prozessschritte sind ähnlich wie beim analogen Ablauf. Allerdings finden alle Schritte digital statt. Eine Rechnung muss nicht mehr in Papierform auf den Schreibtisch des/der zuständigen Mitarbeiter:in gelegt werden, sie wird im Dokumentenmanagementsystem zugestellt. Alle Bearbeitungsschritte wie Freigabe, Prüfung und Stempeln finden ebenfalls direkt im System statt. Beim digitalen Rechnungsprozess sind zudem Urlaubsvertretungen und alle möglichen Abhängigkeiten und Wege im automatisierten Rechnungssystem definiert. Eine Rechnung kann so nicht über einen längeren Zeitraum liegen bleiben. Es kann ebenfalls über ein Cockpit im ERP-System beobachtet werden, bei wem die Rechnung aktuell liegt und in welchem Status sie sich befindet. Die Finanzabteilung erhält höchstmögliche Transparenz. Zudem kann die Rechnung gleich digital archiviert werden.
5 Vorteile einer KI-basierten und automatisierten Rechnungsverarbeitung
2. Vorteile für Mitarbeiter:innen durch den automatisierten Rechnungsprozess
Bei einem automatisierten Rechnungsprozess entfallen viele der im Rahmen der Prozessanalyse identifizierten Stolperfallen. Es ergeben sich durch automatisierte Rechnungsprozesse folgende Vorteile für die Mitarbeiter:innen:
- Durch Einbindung eines Cockpits im ERP-System können die Mitarbeiter:innen der Finanzabteilung jederzeit überblicken, wo Rechnungen im Unternehmen liegen.
- Die Suche nach Rechnungen gehört der Vergangenheit an.
- Zahlungsfristen können eingehalten werden.
- Ungerechte Schuldzuweisungen, wer die Rechnung verbummelt haben könnte, entfallen.
- Rechnungen liegen nur einmal im automatisierten Rechnungssystem vor – auch wenn sie per Mail und per Post eingehen.
- Das Verhältnis zwischen Finanzabteilung und Fachabteilungen wird entspannter.
- Das Aufregen über das fleißige Kopieren von Rechnungen hat ein Ende.
3. Vorteile für das Unternehmen durch den automatisierten Rechnungsprozess
Neben den Pains für die Mitarbeiter entfallen die Pains für das Unternehmen bei einem manuellen Rechnungsprozess und es ergeben sich durch die Automatisierung diverse Vorteile:
- Der Rechnungsprozess benötigt nur noch 1/3 der Zeit, da sich Transport- und Liegezeiten durch die Automatisierung verringern.
- Reduzierung von Vorgangskosten um bis zu 75%
- Skontoerträge und zeitnaher Monatsabschluss
- Integration in die vorhandenen ERP-/Fibu-Systeme
- Vollständige Transparenz über den Rechnungsfluss im Unternehmen
- Mitarbeiter:innen können für andere Aufgaben eingesetzt werden
- Geringe Fehlerquoten durch automatische Dublettenprüfung
- Revisionssichere Archivierung und Aktenablage
Das Ergebnis: Die Einführung eines automatisierten Rechnungsprozesses lohnt sich!
Vergleicht man nun den manuellen Rechnungsprozess mit dem automatisierten Rechnungsprozess wundert man sich nicht, warum viele Unternehmen mit der Automatisierung ihrer Rechnungsbearbeitung starten. Die Automatisierung des Rechnungsprozesses sorgt für Entlastung der Mitarbeiter:innen und spart nachweislich Kosten.