Im privaten Umfeld ist Dir das vielleicht schon mal passiert: Eine Werbeanzeige suggeriert ein attraktives Abonnement, das laut Vertragskonditionen innerhalb einer festgelegten Probezeit fristgerecht gekündigt werden kann. Die Freude über die Leistungen währt so lange, bis man genervt feststellt, dass die Vertragsfristen nicht eingehalten wurden. Ehe man sich versieht, steckt man in einem kostspieligen Jahres-Abo. Im privaten Umfeld ist das vielleicht ärgerlich. Im beruflichen Kontext allerdings ist ein Fristenkalender sinnvoll, der bei der Fristenüberwachung unterstützt, die Vertragslaufzeiten kennt und etwa dann aufmerksam macht, wenn eine Vertragskündigung, Vertragsverlängerung oder Veränderung der Vertragskonditionen ansteht.
Fristenkontrolle verhindert ungewollte Mehrkosten
Denn, ob groß oder klein: In Unternehmen geht es meistens nicht um eine einzelne vertragliche Vereinbarung, die in Vergessenheit geraten kann. Unternehmen haben Lieferverträge, Arbeitsverträge, Leasingverträge, Mietverträge – da ist man schnell im drei- bis vierstelligen Bereich, was die Zahl der Verträge angeht. Sie alle unterliegen Vertragskonditionen, für deren Einhaltung es rechtliche Vorgaben gibt. Jede nicht erfolgte Fristenkontrolle kostet da bares Geld. Es fallen unnötige und ungewollte Kosten an. Wie sinnvoll wäre hier nicht eine gut funktionierende Erinnerung?
Doch bevor wir uns der Frage widmen, wie man Fristenmanagement möglichst unkompliziert und einfach in ein Vertragsmanagement einbinden kann, sollten wir zunächst beleuchten, was Vertragsfristen überhaupt sind.
Was sind Vertragsfristen?
Vertragsfristen sind festgelegte Zeitrahmen innerhalb eines Vertrags, die die Einhaltung bestimmter Bedingungen oder die Erfüllung von Verpflichtungen regeln. Fristen gehören zu den wichtigsten Bestandteilen im Rechtsverkehr und können im Vertragsrecht bei Nichtbeachtung oder Versäumnissen zur Unwirksamkeit von Rechtsgeschäften führen. Im Kontext von Vertragsfristen bedeutet dies, dass nur in einem definierten Zeitraum beispielsweise Vertragsbeendigungen vollzogen werden dürfen.
Verfristung zieht meist Verlängerung der Vertragsdauer nach sich
Wird eine Frist missachtet oder überschritten, spricht man von einer Verfristung. Besonders im Vertragswesen erfolgt in der Regel eine automatische Verlängerung der Vertragsdauer – sofern keine anderen Vertragskonditionen vereinbart sind. Die Berechnungsvorschriften zum Fristbeginn und zum Fristende werden in Deutschland im BGB §§186ff geregelt. Dazu kommen noch weitere Rechtsgebiete wie z. B. das Zivilprozessrecht oder das Verwaltungsverfahrensrecht.
Fristenmanagement sollte keine One-Man-Show sein
Das Thema Fristen ist ziemlich komplex. Wenn man zusätzlich bedenkt, dass ein Unternehmen mit einer Vielzahl von Vertragsarten mit individuellen Laufzeiten, Fristen, Verlängerungsoptionen und Kündigungsfristen agiert, kann man schnell den Überblick verlieren. Wer Glück hat, findet im Unternehmen eine Person, die als „wandelnder“ Fristenkalender ansprechbar ist und weiß, wann welche Ereignisse anstehen.
Mangelhafte Fristenüberwachung kann teuer werden
Bist Du der wandelnde Terminplan mit Kalenderfunktion? Bist allein Du für die Fristeinhaltung verantwortlich? Kommen Deine Kollegen immer wieder auf Dich zu, um Vertragsdaten zu erfragen? Musst Du Deine Kollegen regelmäßig daran erinnern, bezüglich Fristeinhaltung aktiv zu werden, oder sie gar ermahnen, das zu tun? Und bist am Ende gar Du der oder die Leidtragende, wenn die Fristenüberwachung nicht funktioniert hat, Vertragsbedingungen übersehen oder betriebswirtschaftliche Entscheidung falsch abgeleitet wurden?
Wozu benötigt man ein digitales Fristenmanagement?
Eine zentrale Fristenverwaltung in digitaler Form kann für die oben beschriebene Person wie auch für alle anderen Beteiligten äußerst vorteilhaft sein, weil kein Vertrag, von der Erstellung bis zur Vertragsbeendigung, mehr in Vergessenheit gerät. Aber: Mit einem solchen digitalen Zeitplanungstool mit Terminerinnerung ist sicherlich keine Outlook-Erinnerung oder Excelliste auf dem zentralen Firmenlaufwerk gemeint. Es geht vielmehr darum, eine zentrale Plattform zu schaffen, die Vertragsinhalte und Vertragsverpflichtungen speichert und das Ableiten von Fristen sowie das Erinnern an Fristen automatisch und zuverlässig übernimmt.
Ein digitales Fristenmanagement sorgt dafür, dass …
- …Zahlungsfristen eingehalten werden
- …Verträge rechtzeitig gekündigt werden
- …Verantwortliche Mitarbeiter direkt informiert werden, um reagieren zu können
- …Zeit für die Suche nach Dokumenten verringert wird
- …keine weiteren Informationssilos, wie Excellisten, erstellt werden
Was ist ein Fristenkalender?
Der Fristenkalender ist eine Übersicht wichtiger Vertragsfristen, die aus Gründen der Rechtskonformität im Unternehmen eingehalten werden müssen. Das können beispielsweise Fristen für die Erfüllung von Lieferaufträgen, Zahlungen oder für die Kündigung von Verträgen sein. Der Fristenkalender soll dabei unterstützen, diese wichtigen Aufgaben rechtzeitig zu erledigen und die Vertragsfristen einzuhalten.
Der Fristenkalender im Überblick
Falls Du derzeit für die Verwaltung der Vertragsfristen in Deinem Unternehmen zuständig bist, sollte Dir eine gesamtheitliche Plattform zusätzliche Möglichkeiten zum kollaborativen Arbeiten bieten. Mithilfe von Aufgaben und Erinnerungen, die Du teilen und delegieren kannst, beziehst Du alle relevanten Personen zum Vertragsvorgang in digitaler Form ein. Gleichzeitig werden alle aktuellen und erledigten Aktivitäten zum entsprechenden Vertragsvorgang gebündelt und diese Informationen für alle relevanten Personen und Personengruppen in Echtzeit verfügbar gemacht.
Vertragsverlängerung, Vertragskündigung und Laufzeiten in Blick
Besonders bei komplexen Vertragsbedingungen soll die digitale Unterstützung einfach und intuitiv sein, damit keine Vertragsverlängerung, Vertragskündigung und Vertragslaufzeiten mehr vergessen werden. Denn nur wenn sich die Administration von sämtlichen Vertragsinhalten und deren Bearbeitung für jeden Anwender einfach anfühlt, findet man die Akzeptanz im gesamten Unternehmen, die es zur Mitarbeit braucht. Visuelle Aufbereitungen von Vertragsfristen, Aktivitäten und Erinnerungen machen die Anwendung simpel und leicht verständlich.
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