Digitalisierung bedeutet unter anderem, in Unternehmen Technologien einzusetzen, mit denen Prozesse medienbruchfrei gestaltet werden können. Gerade für die Vertragsverwaltung – in englischer Sprache auch Contract Management oder eContract Management genannt – ist dieser Aspekt besonders relevant.
Was ist Contract Management?
Contract Management unterstützt die Phasen der Vorbereitung, Verhandlung, Implementierung und Übersicht von Vertragsbeziehungen zum Markt wie auch vom Markt. Es hält Vertragsänderungen nach und ermöglicht die Vertragsverwaltung aus finanziellen, terminlichen, personellen oder technischen Gründen. [1]
Wir verstehen: Verträge sind von hoher Relevanz für die geschäftliche Handlungsfähigkeit. Und entsprechend viele Vertragsarten gibt es im Unternehmen. So zum Beispiel Verträge mit Kunden und Lieferanten, Mietverträge für Gebäude sowie Arbeitsverträge.
Wie für viele Prozesse, ist es auch im Contract Management eines Unternehmens lohnend, von analoger Vertragsverwaltung auf ein digitales Vertragsmanagement umzustellen. Natürlich mithilfe passender eContract Management Software.
Es lohnt sich demnach, den Prozess auf den Prüfstand zu stellen. Denn es winken viele Vorteile, die mit der Prozessoptimierung durch Digitalisierung einhergehen: Kosteneinsparungspotentiale durch schnellere Bearbeitung und aktives Fristenmanagement – um nur ein Beispiel zu nennen.
Was eine eContract Management Software alles Können muss, erfährst Du in diesem Artikel.
7 Fakten zum Vertragsmanagement mit Microsoft 365.
Anbieter für digitale Contract Management Software gibt es viele
Wer das Potenzial einer digitalen Vertragsverwaltung voll ausschöpfen möchte, sollte einige wichtige Dinge beachten.
Um etwas Hilfestellung bei der Auswahl der passenden Vertragsmanagement Software zu bringen, sind in diesem Blogartikel 7 wichtige Funktionen zusammengefasst, die eine solche Software haben muss.
7 Funktionen, die Deine Contract Management Software haben muss
Funktion 1) Fristenmanagement
Wer mit Verträgen zu tun hat, weiß, dass Laufzeiten ein leidiges Thema sind. Nach Anlage eines Vertrages werden die Dokumente abgeheftet und häufig monate- oder jahrelang nicht wieder hervorgeholt. Wer hier vorher nicht aktiv eine Wiedervorlage setzt, verliert Kündigungsstichtage schnell aus dem Auge.
Ein aktives, digitales Fristenmanagement hilft hier aus. Bereits bei Vertragsanlage werden durch Laufzeitberechnungen automatisch Kündigungsstichtage hinterlegt sowie Benachrichtigungen eingestellt, die die zuständige Person rechtzeitig vor Ablauf über diese Fristen informiert.
So können termingerecht Verträge und Konditionen neu verhandelt und damit Kosten eingespart werden.
Funktion 2) Schnelle Vertragsanlage
Ein Sachbearbeiter legt nicht jeden Tag 100 Verträge an und ist daher eher ungeübt. Die Vertragsanlage fällt daher schwer. Denn der Anwender versteht nicht immer, was er da gerade auszufüllen hat bzw. es fehlen ihm die entsprechenden Informationen. Daher dauert es oft länger, bis ein neuer Vertrag angelegt wurde.
Digitale eContract Management Tools sollen die Vertragsanlage vereinfachen. Direkt verfügbare Vorlagen, die mit allen zur Vertragsanlage notwendigen Informationen vorbefüllt sind, müssen darum elementarer Bestandteil einer Vertragsmanagement-Lösung sein. Eine einfache Bedienung sorgt für eine hohe Nutzerakzeptanz und eine schnelle Anlage von neuen Verträgen. Damit Anwender mehr Zeit für andere wichtige Dinge haben.
Funktion 3) Suchen und Finden von Verträgen
Wo ist der Vertrag? Eine häufig gestellte Frage. Wenn Verträge nicht in einem zentralen System abgelegt werden, ist ein hoher Rechercheaufwand notwendig, um benötigte Informationen zu finden. Immer wieder müssen relevante Details aus mehreren Dokumenten zusammengesucht werden. Diese befinden sich natürlich meist in unterschiedlichen Akten.
Eine eContract Management Software sollte darum die Möglichkeit bieten, bereits bestehende Verträge schnell zu finden. Idealerweise bietet das Tool dazu zwei Möglichkeiten an: Eine Volltextsuche und eine strukturierte Suche anhand von sogenannten Metadaten. Das sind zum Beispiel ein Aktenzeichen oder der Name des Vertragspartners. So sind für den Anwender relevante Informationen einfach und schnell aufzufinden.
Funktion 4) Workflows
An einem Vertragsentwurf arbeiten meistens mehrere Personen zusammen. Ein erster Entwurf wird gefertigt. Dieser wird überarbeitet und die finale Version soll geprüft und freigegeben werden. Dazu müssen sogenannte Workflows, zum Beispiel zur Vertragsfreigabe, angestoßen werden.
In der analogen Welt ist häufig nicht klar, welche Version eines Entwurfes sich bei welcher Person auf dem Schreibtisch befindet und wer im Prozess das Dokument als Nächster bearbeiten muss.
Mit einem Contract Management System sollten sich einfache Workflows gestalten lassen oder es sind bereits Standard-Workflows für Bearbeitung, Prüfung und Freigabe enthalten. Eine Übersicht schafft Transparenz für alle zuständigen Mitarbeiter. Sie haben jederzeit den gleichen Informationsstand darüber, in welcher Freigabestufe sich ein Vertrag befindet und bei welchem Mitarbeiter er aktuell zur Bearbeitung liegt.
Funktion 5) Kollaboratives Arbeiten und Aufgabenverteilung
Bei papierbasierten Prozessen ist für gemeinsames Arbeiten an Verträgen viel Kommunikation nötig, damit keine wichtigen Informationen verloren gehen. Das ist in der digitalen Welt nicht anders.
Jedoch wird dieser Prozess einfacher, wenn an Vertragsdokumente digitale Notizen angefügt werden können, die jeder Bearbeitende lesen kann. Außerdem können Anwender sich damit selber Aufgaben zu Vertragsdokumenten erstellen oder diese anderen Mitarbeitern zuweisen.
Um die Zusammenarbeit zu verbessern und die Arbeit an Vertragsdokumenten für alle Beteiligten transparent zu machen, muss ein Contract Management Tool kollaboratives Arbeiten unterstützen.
Funktion 6) Reportings
Kostenkontrolle gelingt nur mit Transparenz. Mitarbeiter, die im Unternehmen Kosten zu verantworten haben (z. B. Einkauf, Controlling), müssen immer aktuelle Übersichten über Kosten und Aufwände aus Verträgen haben. Das ist analog ein hoher manueller Aufwand. Denn diese Informationen müssen zusammengetragen und aktuell gehalten werden. Ein manueller Prozess ist da sehr fehleranfällig.
Ein digitales Vertragsmanagement muss darum tagesaktuelle Übersichten bieten: sowohl über Verträge im Bestand als auch über damit zusammengehörende Verpflichtungen sowie auslaufende Fristen.
Funktion 7) Digital Signieren
Was vollendet den digitalen Vertragserstellungsprozess besser als eine digitale Signatur?
Dokumente auszudrucken, zur Unterschrift zu versenden und signiert wieder ins System einzupflegen ist ein umständlicher und zeitaufwändiger Prozess. Ein Contract Management Tool muss darum die Möglichkeit bieten, Verträge rechtswirksam digital zu signieren. Natürlich mit einer qualifizierten elektronischen Signatur.
Nur so lässt sich ein durchgängig digitaler Prozess auch bis zum Finale – der Vertragszeichnung – digital gestalten.
Ein Fazit zum Contract Management
Es gibt also eine Vielzahl an Prozessschritten und Funktionen, die durch eine eContract Management Software verbessert werden. Von der Erstellung eines Vertrages, über die Freigabe und Zeichnung bis hin zur Fristenüberwachung.
Mach Dir die Vorteile eines digitalen Contract Management Tools zunutze und erhöhe die Effizienz und Transparenz in Deinem Unternehmen. So bleibt mehr Zeit für wichtige Dinge. Achte aber darauf, dass die Software Deiner Wahl, die beschriebenen 7 wichtigen Funktionen enthält.
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