Contract Lifecycle Management (CLM): Verträge effizienter und transparenter verwalten

Verträge sind ein wesentlicher Bestandteil der Geschäftswelt. Sie regeln die Beziehungen zwischen Unternehmen und ihren Kunden, Lieferanten, Partnern und anderen Geschäftspartnern, etwa beim Kauf von Fahrzeugen oder bei der Anmietung von Immobilien. Verträge können dabei äußerst komplex und umfangreich sein, ihre Verwaltung zeitaufwändig und fehleranfällig. Contract Lifecycle Management (CLM) ist ein Ansatz zur systematischen Verwaltung von Verträgen in ihren einzelnen Vertragsphasen. CLM-Systeme bieten eine Reihe von Funktionen, die Unternehmen dabei helfen, ihr digitales Vertragsmanagement effizienter und effektiver zu gestalten. Wie das geht, erfährst du in diesem Blogartikel.

Warum ist Contract Lifecycle Management wichtig?

Contract Lifecycle Management ist wichtig für Unternehmen, weil es ihnen hilft, ihre Verträge besser im Blick zu behalten. Die Software für das Vertragslebenszyklus Management unterstützt Unternehmen dabei, ihre Verträge über den gesamten Lebenszyklus hinweg zu verwalten: von der Erstellung und Verhandlung bis hin zur Ausführung, Überwachung und Beendigung. Dies bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich, etwa:

• Effizienzsteigerung: CLM-Software hilft Unternehmen, Zeit und Geld zu sparen, indem sie manuelle Aufgaben wie die Erstellung, Verhandlung und Verwaltung von Verträgen automatisiert.
• Risikominimierung: CLM-Software unterstützt Unternehmen dabei, Risiken zu minimieren. Sie fördert die Einhaltung von gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen und automatisiert die Überwachung von Vertragsverpflichtungen. Dazu gehört beispielsweise das Fristenmanagement.
• Verbesserte Transparenz: CLM-Software trägt dazu bei, dass Unternehmen ihre Verträge transparenter verwalten, weil sie alle Vertragsinformationen an einem Ort zentralisieren und den Zugriff darauf vereinfachen.
• Stärkere Zusammenarbeit: Mit CLM-Software verwalten Unternehmen ihre Verträge abteilungsübergreifend, weil diese einen gemeinsamen Datenspeicher und eine gemeinsame Plattform für die Kommunikation bietet.

Die 6 Phasen des Vertragslebenszyklus

Der Vertragslebenszyklus umfasst die folgenden Phasen:

1. Phase: Erstellung

In dieser Phase werden standardisierte Vertragsvorlagen erstellt, die als Grundlage für neue Verträge dienen und eine effiziente Vertragserstellung ermöglichen.

2. Phase: Überprüfung

Hier werden die erstellten Verträge durch einen festgelegten Workflow geleitet, der verschiedene Aufgaben und Überprüfungen beinhaltet, um sicherzustellen, dass die Verträge den erforderlichen Standards und Richtlinien entsprechen.

3. Phase: Freigabe

Nach der Überprüfung werden die Verträge zur Freigabe an die zuständigen Personen oder Abteilungen weitergeleitet, um ihre Zustimmung und Genehmigung einzuholen, bevor sie rechtsverbindlich werden.

4. Phase: Verbindlichkeiten

In dieser Phase werden die im Vertrag festgelegten Verbindlichkeiten, wie Fristen und Aufgaben, überwacht und verwaltet, um sicherzustellen, dass sie rechtzeitig erfüllt werden und keine Vertragsverletzungen auftreten.

5. Phase: Compliance

Hier erfolgt die Überwachung der Vertragseinhaltung und die Durchführung von Berichterstattung und Auswertungen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Vorschriften und Bestimmungen eingehalten werden.

6. Phase: Kündigung/Vertragserneuerung

In dieser Phase werden automatische Erinnerungen und Prozesse eingerichtet, um an bevorstehende Kündigungs- oder Verlängerungstermine zu erinnern und einen reibungslosen Ablauf bei Vertragsbeendigungen oder -erneuerungen zu gewährleisten.

Vorteile von Contract Lifecycle Management

CLM-Systeme bieten eine Reihe von Vorteilen für Unternehmen, darunter:

• Effizienzsteigerung und Zeitersparnis: CLM-Systeme helfen, die Effizienz der Vertragsverwaltung zu erhöhen, indem sie Aufgaben wie die Erstellung, Verhandlung, Verwaltung, Überwachung und Archivierung von Verträgen automatisieren.
• Risikominimierung und rechtliche Compliance: CLM-Systeme unterstützen Unternehmen dabei, ihre Risiken zu minimieren, indem sie Unternehmen bei der Einhaltung von rechtlichen Compliance-Anforderungen unterstützen. Dies kann kostspielige Rechtsstreitigkeiten vermeiden.
• Kostenreduktion und verbessertes Kostenmanagement: CLM-Systeme helfen Unternehmen bei der Optimierung ihrer Vertragsprozesse.
• Verbesserte Transparenz und Berichterstattung: CLM-Systeme verbessern die Transparenz und Berichterstattung, indem sie alle Vertragsinformationen an einem Ort zentralisieren und den Zugriff darauf vereinfachen. Dies schafft einen besseren Überblick über die Vertragsportfolios.
• Digitale Unterschrift: Mit der elektronischen Signatur Software als Teil der CLM-Software können Verträge einfach und schnell von überall aus unterzeichnet werden und es lässt sich die Zusammenarbeit im Vertragsmanagement verbessern. Der Grund: Alle Vertragsinformationen sind an einem Ort zentralisiert, zumeist ein Dokumentenmanagement-System (DMS). Außerdem kann die digitale Vertragsunterzeichnung das Risiko von Fehlern im Vertragsmanagement reduzieren, weil die digitale Unterschrift manuellen Eingabefehlern vorbeugt.
• Stärkere Zusammenarbeit und Kommunikation: CLM-Systeme können die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen und Stakeholdern fördern, indem sie einen gemeinsamen Datenspeicher und eine gemeinsame Plattform für die Kommunikation bieten.

Auswahl und Implementierung eines CLM-Systems

Damit du die passende Software für dein Vertragslebenszyklus-Management findest, sind einige Grundgedanken zu klären. Der wohl wichtigste: Du solltest keine Insellösung auswählen, damit du deine Bestandsinfrastruktur, etwa Microsoft 365, weiterhin nutzen kannst. Das Contract-Lifecycle-Management-System sollte mit all deinen anderen Systemen kompatibel sein, damit du Daten aus anderen Systemen in das CLM-System importieren und exportieren kannst. Weitere Schritte sind:

1. Bestimme die Anforderungen: Was möchtest du mit deinem CLM-System erreichen? Was sind deine wichtigsten Probleme, die du lösen möchtest?
2. Forsche: Es gibt viele verschiedene Contract-Lifecycle-Management-Systeme auf dem Markt. Vergleiche die verschiedenen Systeme und wählen dasjenige aus, das am besten zu deinen Anforderungen passt.
3. Teste das System: Bevor du eine Vertragsmanagement Software implementierst, ist es wichtig, diese zu testen. Stelle sicher, dass das System deinen Anforderungen entspricht und dass du es einfach bedienen kannst.
4. Implementiere: Sobald du eine Vertragsverwaltung ausgewählt hast, musst du sie implementieren. Dies beinhaltet die Bereitstellung des Systems für deine Mitarbeiter und ihre Schulung.
5. Nutze das System: Sobald das Vertragsmanagement-Tool implementiert ist, kannst du es zur Verwaltung deiner Verträge nutzen. Nutze das System für die Erstellung, Verwaltung und Archivierung deiner Verträge.

Ein guter Tipp: Hole dir Unterstützung von einem erfahrenen Digitalisierer, wenn du nicht sicher bist, wie du ein CLM-System auswählen und implementieren sollst. Ein Berater hilft dir, deine Anforderungen zu bestimmen, das richtige System auszuwählen und es erfolgreich zu implementieren.

Best Practices für das Vertragslebenszyklus-Management

Unternehmen, die ihre Verträge effizienter, effektiver und sicherer verwalten möchten, können sich von diesen Best Practices inspirieren lassen. 

• Definiere klare Rollen und Verantwortlichkeiten. Wer ist für die Erstellung, Verhandlung, Verwaltung und Überwachung von Verträgen verantwortlich? Und wer besitzt die Zugriffsrechte für welche Vertragsdokumente? Stelle sicher, dass sich alle Beteiligten über ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Klaren sind. 
• Standardisiere Vertragsprozesse und -vorlagen. Dies wird dazu beitragen, die Effizienz und Konsistenz der Vertragsverwaltung zu verbessern. 

• Überprüfe und aktualisiere Verträge regelmäßig. So stellst du sicher, dass Verträge noch aktuell sind und den aktuellen gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen entsprechen. 
• Integriere CLM-Systeme mit anderen Unternehmenssystemen. Das hilft dir, die Effizienz der Vertragsverwaltung weiter zu verbessern und die Datenkonsistenz zu gewährleisten. 

Mehr Effizienz, weniger Risiko, verbesserte Transparenz

Contract Lifecycle Management ermöglicht Unternehmen die effiziente Verwaltung von Verträgen. Mit der richtigen CLM-Software können Verträge zentral gespeichert, Fristen überwacht und Vertragsverpflichtungen automatisiert eingehalten werden. Contract Lifecycle Management bietet Vorteile wie Effizienzsteigerung, Risikominimierung und verbesserte Transparenz. Durch die Einhaltung von Best Practices und die Integration mit bestehenden Systemen kann ein erfolgreiches CLM-System implementiert werden.