Contract Lifecycle Management (CLM): Verträge effizienter und transparenter verwalten

Verträge sind ein wesentlicher Bestandteil der Geschäftswelt. Sie regeln die Beziehungen zwischen Unternehmen und ihren Kunden, Lieferanten, Partnern und anderen Geschäftspartnern, etwa beim Kauf von Fahrzeugen oder bei der Anmietung von Immobilien. Verträge können dabei äußerst komplex und umfangreich sein, ihre Verwaltung zeitaufwendig und fehleranfällig. In einer dynamischen Geschäftswelt kann ein durchdachtes Contract Lifecycle Management (CLM) den entscheidenden Unterschied machen, um das Vertragsmanagement effizienter und effektiver zu gestalten. Wie auch du von einem CLM-System profitierst, erfährst du in diesem Blogartikel.

Die 6 Phasen des Vertragslebenszyklus

Der Vertragslebenszyklus umfasst die folgenden Phasen:

1. Phase: Erstellung

In dieser Phase werden standardisierte Vertragsvorlagen erstellt, die als Grundlage für neue Verträge dienen und eine effiziente Vertragserstellung ermöglichen.

2. Phase: Überprüfung

Hier werden die erstellten Verträge durch einen festgelegten Workflow geleitet, der verschiedene Aufgaben und Überprüfungen beinhaltet, um sicherzustellen, dass die Verträge den erforderlichen Standards und Richtlinien entsprechen.

3. Phase: Freigabe

Nach der Überprüfung werden die Verträge zur Freigabe an die zuständigen Personen oder Abteilungen weitergeleitet, um ihre Zustimmung und Genehmigung einzuholen, bevor sie rechtsverbindlich werden.

4. Phase: Verbindlichkeiten

In dieser Phase werden die im Vertrag festgelegten Verbindlichkeiten, wie Fristen und Aufgaben, überwacht und verwaltet, um sicherzustellen, dass sie rechtzeitig erfüllt werden und keine Vertragsverletzungen auftreten.

5. Phase: Compliance

Hier erfolgt die Überwachung der Vertragseinhaltung und die Durchführung von Berichterstattung und Auswertungen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Vorschriften und Bestimmungen eingehalten werden.

6. Phase: Kündigung/Vertragserneuerung

In dieser Phase werden automatische Erinnerungen und Prozesse eingerichtet, um an bevorstehende Kündigungs- oder Verlängerungstermine zu erinnern und einen reibungslosen Ablauf bei Vertragsbeendigungen oder -erneuerungen zu gewährleisten.

Warum ist Contract Lifecycle Management wichtig?

Contract Lifecycle Management ist wichtig für Unternehmen, weil es ihnen hilft, ihre Verträge besser im Blick zu behalten. Die Software für das Vertragslebenszyklus Management unterstützt Unternehmen dabei, Verträge in allen genannten Phasen effizient zu verwalten. Dies bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich:

• Effizienzsteigerung und Zeitersparnis: CLM-Systeme helfen, die Effizienz der Vertragsverwaltung zu erhöhen, indem sie Aufgaben wie die Erstellung, Verhandlung, Verwaltung, Überwachung und Archivierung von Verträgen automatisieren. Dies führt zu Zeit- und Kostenersparnissen.
• Risikominimierung und rechtliche Compliance: CLM-Software unterstützt Unternehmen dabei, Risiken zu minimieren. Sie fördert die Einhaltung von gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen und automatisiert die Überwachung von Vertragsverpflichtungen. Dazu gehört beispielsweise das Fristenmanagement. Dies kann kostspielige Rechtsstreitigkeiten vermeiden.
• Verbesserte Transparenz: CLM-Software trägt dazu bei, dass Unternehmen ihre Verträge transparenter verwalten, weil sie alle Vertragsinformationen an einem Ort zentralisieren und den Zugriff darauf vereinfachen.
• Stärkere Zusammenarbeit und Kommunikation: CLM-Systeme können die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen und Stakeholdern fördern, indem sie einen gemeinsamen Datenspeicher und eine gemeinsame Plattform für die Kommunikation bieten, sodass Verträge abteilungsübergreifend verwaltet werden können.
• Digitale Unterschrift: Mit der elektronischen Signatur Software als Teil der CLM-Software können Verträge einfach und schnell von überall aus unterzeichnet werden und es lässt sich die Zusammenarbeit im Vertragsmanagement verbessern. Der Grund: Alle Vertragsinformationen sind an einem Ort zentralisiert, zumeist ein Dokumentenmanagement-System (DMS). Außerdem kann die digitale Vertragsunterzeichnung das Risiko von Fehlern im Vertragsmanagement reduzieren, weil die digitale Unterschrift manuellen Eingabefehlern vorbeugt.

Welche Funktionen sollte dir ein gutes CLM bieten?

Die passende Software für das Vertragsmanagement zu finden, kann schwierig sein. Eine gute Vertragsmanagement-Software beinhaltet ein Fristenmanagement, bietet strukturierte und zentrale Übersichten über die betrieblichen Verträge und sollte ortsunabhängiges kollaboratives Arbeiten ermöglichen. Darüber hinaus sollte die Software das digitale Signieren mithilfe einer qualifizierten elektronischen Signatur unterstützen, sodass der gesamte Vertragslebenszyklus digital gestaltet werden kann. Je nach Anforderungen sollte ein gutes CLM somit etwa folgende Funktionen bieten, um die Effizienz in deinem Unternehmen erheblich zu steigern:

• Zentrale Speicherung und Verwaltung von Verträgen
• Automatisierte Überwachung von Vertragsfristen
• Sicherstellung der Einhaltung von Vertragsverpflichtungen
• Automatisierung von Workflows zur Vertragsdurchführung
• Proaktive Vertragsüberwachung zur Vermeidung von Vertragsverlängerungen
• Reibungslose Abwicklung von Vertragsbeendigungen
• Vertragsarchivierung
• Digitale Signatur

Auswahl und Implementierung eines CLM-Systems

Damit du die passende Software für dein Vertragslebenszyklus-Management findest, sind einige Grundgedanken zu klären. Der wohl wichtigste: Du solltest keine Insellösung auswählen, damit du deine Bestandsinfrastruktur, etwa Microsoft 365, weiterhin nutzen kannst. Das Contract-Lifecycle-Management-System sollte mit all deinen anderen Systemen kompatibel sein, damit du Daten aus anderen Systemen in das CLM-System importieren und exportieren kannst. Weitere Schritte sind:

1. Bestimme die Anforderungen: Was möchtest du mit deinem CLM-System erreichen? Was sind deine wichtigsten Probleme, die du lösen möchtest?
2. Forsche: Es gibt viele verschiedene Contract-Lifecycle-Management-Systeme auf dem Markt. Vergleiche die verschiedenen Systeme und wähle dasjenige aus, das am besten zu deinen Anforderungen passt.
3. Teste das System: Bevor du eine Vertragsmanagement-Software implementierst, ist es wichtig, diese zu testen. Stelle sicher, dass das System deinen Anforderungen entspricht und dass du es einfach bedienen kannst.
4. Implementiere: Sobald du eine Vertragsverwaltung ausgewählt hast, musst du sie implementieren. Dies beinhaltet die Bereitstellung des Systems für deine Mitarbeiter und ihre Schulung.
5. Nutze das System: Sobald das Vertragsmanagement-Tool implementiert ist, kannst du es zur Verwaltung deiner Verträge nutzen. Nutze das System für die Erstellung, Verwaltung und Archivierung deiner Verträge.

Ein guter Tipp: Hole dir Unterstützung von einem erfahrenen Digitalisierer, wenn du nicht sicher bist, wie du ein CLM-System auswählen und implementieren sollst. Ein Berater hilft dir, deine Anforderungen zu bestimmen, das richtige System auszuwählen und es erfolgreich zu implementieren.

Best Practices für das Vertragslebenszyklus-Management

Unternehmen, die ihre Verträge effizienter, effektiver und sicherer verwalten möchten, können sich von diesen Best Practices inspirieren lassen. 

• Definiere klare Rollen und Verantwortlichkeiten. Wer ist für die Erstellung, Verhandlung, Verwaltung und Überwachung von Verträgen verantwortlich? Und wer besitzt die Zugriffsrechte für welche Vertragsdokumente? Stelle sicher, dass alle Beteiligten sich über ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Klaren sind. 
• Standardisiere Vertragsprozesse und -vorlagen. Dies wird dazu beitragen, die Effizienz und Konsistenz der Vertragsverwaltung zu verbessern. 
• Überprüfe und aktualisiere Verträge regelmäßig. So stellst du sicher, dass Verträge noch aktuell sind und den aktuellen gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen entsprechen. 
• Integriere CLM-Systeme mit anderen Unternehmenssystemen. Das hilft dir, die Effizienz der Vertragsverwaltung weiter zu verbessern und die Datenkonsistenz zu gewährleisten. 

Technologien und Trends im Contract Lifecycle Management

Auch das CLM entwickelt sich aufgrund technologischer Innovationen und neuen Anforderungen rasant weiter. Um auch hier eine möglichst effiziente Arbeitsweise zu schaffen, sollten neue technologische Möglichkeiten verwendet werden.

• Künstliche Intelligenz und Automatisierung: KI-gestützte Systeme automatisieren Routineaufgaben wie Vertragserstellung, Prüfung und Genehmigung. Zudem kann Machine Learning bei der Risikoanalyse helfen und bei der Vorhersage von Vertragsproblemen unterstützen.
• Cloudbasierte Lösungen: Eine Vertragsmanagement-Software in der Cloud bildet den gesamten Vertragslebenszyklus ortsunabhängig ab. Dies führt zu mehr Sicherheit, Skalierbarkeit und Effizienz. Gerade bei steigenden Homeoffice-Zahlen ist es vorteilhaft, auch Remote-Zugriff auf alle wichtigen Verträge zu haben.
• E-Signaturen: Das Unterschreiben von Verträgen online kann zu einem enormen Zeit- und Geldersparnis führen. Es lässt sich effizienter arbeiten und unterstützt den Ansatz eines modernen Digital Workplace.

Vertragsmanagement mit d.velop

Die Vertragsmanagement-Software von d.velop ermöglicht es Unternehmen, all ihre Verträge an einem zentralen Ort zu speichern und zu verwalten. Sie kann im digitalen Fristenkalender automatisch Fristen und Vertragsbedingungen überwachen und Benachrichtigungen senden, wenn ein Vertrag abläuft oder Kündigungsfristen bevorstehen. Verträge können sekundenschnell gesucht und gefunden werden. Mit d.velop sign können Verträge online, ohne viele verschiedene Zusatzschritte, unterschrieben werden. Auch eine Nahtlose Integration in verschiedene Systeme ist möglich. Wie zum Beispiel eine Integration in Microsoft Outlook, so können Schriftverkehr und Zusätze zu den Verträgen direkt aus Outlook abgelegt und den entsprechenden Akten zugeordnet werden. Hierdurch wird auch das kollaborative Arbeiten gefördert. Auch der Schalke04 setzt bei seinem Vertragsmanagement auf d.velop. Erfahre mehr zu d.velop Lösung im Einsatz beim Schalke 04.

Mehr Effizienz, weniger Risiko, verbesserte Transparenz

Ein durchdachtes Contract Lifecycle Management (CLM) revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen mit ihren Verträgen umgehen. Die einzelnen Phasen der Vertragserstellung, -implementierung und -überprüfung erfordern eine sorgfältige Handhabung, um Risiken zu minimieren und Chancen optimal zu nutzen. Mit der richtigen CLM-Software können Verträge zentral gespeichert, Fristen überwacht und Vertragsverpflichtungen automatisiert eingehalten werden. Letztendlich führt ein gut verwaltetes CLM nicht nur zu einer Verbesserung der internen Prozesse, sondern stärkt auch die Beziehungen zu Partnern und Kunden durch klar definierte Vereinbarungen und offene Kommunikation.