Die rasanten Weiterentwicklungen von Technologie haben in den vergangenen Jahren spannende und innovative Veränderungen in zahlreichen Geschäftsbereichen ermöglicht. Insbesondere die Verwendung von Software zur Prozessautomatisierung hilft Unternehmen bei der Optimierung von Arbeitsabläufen und Geschäftsvorgängen und gestaltet diese effizienter.
Für unseren aktuellen Blogbeitrag haben wir mit Christoph Pacher über seinen Podcast „State of Process Automation“ gesprochen, seine Perspektive auf das Thema eingeholt und dabei genauer nach den Herausforderungen gefragt, die Organisationen im Bereich der Prozessoptimierung derzeit beschäftigen.
Der Podcast State of Process Automation
d.velop blog: Stell dich doch unseren Leser:innen einmal kurz vor und verrate uns, womit du beruflich deine Zeit verbringst?
Christoph Pacher: Ich bin der Gründer und Host vom Podcast State of Process Automation. Ich beschäftige mich mit allen Themen, welche notwendig sind, um Prozesse neu zu denken und zu automatisieren. Und diese Themen bespreche ich laufend mit CIOs/CDOs/Experten etc. auf meinem Podcast.
d.velop blog: Wie ist die Idee von deinem Podcast „State of Process Automation“ entstanden?
Christoph Pacher: Als ich noch bei einem kleinen IT-Dienstleister tätig war, welcher spezialisiert auf die Automatisierung von dokumentenbasierten Prozessen war, habe täglich mit diversen Unternehmen gesprochen und beobachtet, dass es zwei Arten von Unternehmen gibt. Die Unternehmen, die das Potenzial von Prozessautomatisierung erkannt haben und Prozessautomatisierung bereits intern skalierten und dadurch einen Mehrwert für Kunden, Mitarbeiter oder Lieferanten und Partner generieren. Und dann gab es die Unternehmen, die auch gerne diese Erfolge erzielen würden, aber komplett überfordert waren und nicht wussten, wie sie mit Prozessautomatisierung starten sollten. Ich habe mir dann die Frage gestellt: Was müsste passieren, dass die Unternehmen, die noch komplett am Anfang stehen und teilweise überfordert mit der Situation sind, von den Unternehmen, die Vorreiter bei der Automatisierung von Prozessen sind, lernen können? Meine Antwort darauf war: Ein Podcast, wo CIOs CDOs / Head of CoE / Experten etc. Strategien aus der Praxis teilen.
d.velop blog: Worum geht es genau in deinem Podcast?
Christoph Pacher: Im Podcast State of Process Automation teilen jede Woche CIOs, CDOs, Head of CoE, Experten und weitere Personen Strategien und konkrete Tipps aus der Praxis für die Praxis. Mit anderen Worten: Hier findet man die Insights aus der Praxis, die man immer gesucht hat.
d.velop blog: Ist es schwer, regelmäßig spannende Gesprächspartner zu so einem doch eher technisch orientierten Thema zu finden?
Christoph Pacher: Ich bin sehr dankbar, dass sich der Podcast und dadurch auch mein eigenes Netzwerk in den letzten Monaten so gut entwickelt haben. Da mittlerweile 2.000+ Stammhörer beim Podcast Zuhören und der Podcast laufend in den Podcast-Management Charts in Deutschland und Österreich zu finden ist, führt dies dazu, dass ich laufend spannende Personen kennenlernen darf, die sehr viel Expertise und Erfahrung in unterschiedlichen Bereichen gesammelt haben und daraus ergeben sich laufend spannende neue Podcast-Folgen.
Die Herausforderungen bei der Einführung von automatisierten Prozessen
d.velop blog: Welche Herausforderungen bei der Einführung von automatisierten Prozessen nimmst du bei CIOs und CDOs, mit denen du ja regelmäßig im Rahmen des Podcasts spricht, in der aktuellen Zeit wahr?
Christoph Pacher: Es gibt sehr viele unterschiedliche Herausforderungen, die CIOs und CDOs oder Head of Center of Excellence bei der Einführung von Prozessautomatisierung begegnen.
Aber hier sind 15 Fragen, die jeder beantworten muss, um Prozessautomatisierung erfolgreich zu skalieren:
- Welche strategischen Ziele wollen wir durch Prozessautomatisierung erreichen?
- Welche Rollen benötigen wir innerhalb unseres Unternehmens, um Prozessautomatisierung voranzutreiben?
- Welche Skills müssen wir aufbauen, welche kaufen wir ein?
- Haben wir genügend Ressourcen, um das Vorhaben umzusetzen oder müssen wir mit einem Partner zusammenarbeiten?
- Wie binden wir unsere Mitarbeiter in das Vorhaben ein?
- Wie identifizieren wir die größten Schwachstellen unserer Prozesse?
- Wie erreichen wir gleich zu Beginn spürbare Ergebnisse?
- Welche Ziele sollten wir in der Anfangsphase verfolgen?
- Wie treiben wir das Thema intern voran?
- Wie schaffen wir es, dass Mitarbeiter über Prozessautomatisierung nachdenken?
- Wie schaffen wir es, konstant Ergebnisse zu liefern?
- Von der Idee aus dem Fachbereich bis zum automatisierten Prozess – wie gestalten wir den Ablauf?
- Wie priorisieren wir die Ideen aus den Fachbereichen?
- Wie finden wir die richtigen Technologien?
- Wie bauen wir das Supportkonzept auf?
Anekdoten aus der Podcast-Produktion und Einblicke in spannende Interviews
d.velop blog: Wenn du zurückdenkst, was war die lustigste oder bemerkenswerteste Situation bei der Produktion einer Folge?
Christoph Pacher: Eines habe ich für mich gelernt. Die Interviews sind niemals perfekt. Aber sie werden immer besser. Und Spaß darf bei dem gesamten Prozess niemals fehlen. Deshalb haben meine Gäste und ich (so das Feedback von meinen Gästen) bei den Interviews immer Spaß.
Es gab viele lustige und bemerkenswerte Situationen während der Produktion meiner Podcast-Folgen. Einmal wollte ein Gast, der vor einem mit Kinderzeichnungen vollgekritzelten Whiteboard saß, das Whiteboard säubern, aber die Zeichnungen waren mit dem falschen Stift gemacht worden und ließen sich nicht entfernen. Wir haben das Video trotzdem aufgenommen.
d.velop blog: Jetzt hast du auch mit uns gesprochen, wie hat dir das Interview gefallen?
Christoph Pacher: Mein Interview mit Dr. Jens Weghake war sehr aufschlussreich. Wir haben über die Besonderheiten und Herausforderungen bei der Automatisierung von dokumentenbasierten End-to-End-Prozessen gesprochen. Aber ich möchte nicht zu viel verraten an dieser Stelle. Folge 126 kannst du dir hier anhören.
Produktivitätssteigerung als Antwort auf den Fachkräftemangel
d.velop blog: Gerade durch den Fachkräftemangel bekommt der Begriff Automatisierung von Prozessen eine neue Gewichtung: Welchen Trend beobachtest du derzeit mit besonderer Aufmerksamkeit, der uns vielleicht in den nächsten Jahren als Gesellschaft prägen wird?
Christoph Pacher: Der Fachkräftemangel ist ein Problem, aber nicht jedes Unternehmen braucht deshalb neue Mitarbeiter. Denn die Ursache, warum sie Mitarbeiter benötigen, liegt meist woanders.
Der Fachkräftemangel ist ein Problem, aber nicht jedes Unternehmen braucht deshalb neue Mitarbeiter. Denn die Ursache, warum sie Mitarbeiter benötigen, liegt meist woanders.
Christoph Pacher
5 Gründe, warum Unternehmen nicht unter einem Fachkräftemangel leiden, sondern ein Produktivitätsproblem haben:
- Technologische Hindernisse: Mitarbeiter arbeiten mit veralteten und schlecht integrierten Systemen.
- Ineffiziente Arbeitsabläufe: Prozesse haben sich organisch entwickelt, aber sie wurden nie dokumentiert und analysiert.
- Überlastete Mitarbeiter: Mitarbeiter werden stundenlang von stupiden Aufgaben aufgehalten, die eine Software in Sekunden erledigen könnte.
- Mangelnde Zusammenarbeit: Jede Abteilung kümmert sich um ihre Aufgaben, aber niemand im Unternehmen kümmert sich um End-to-End Prozesse.
- Schlechtes Management: Wenn das Management keine Klarheit über die gesamten Prozesse im Unternehmen hat, wie sollen es dann die Mitarbeiter haben?
Viele Unternehmen kämpfen nicht mit einem Fachkräftemangel, sondern mit einem Produktivitätsproblem.
Ratschläge für den erfolgreichen Einstieg in die Prozessautomatisierung
d.velop blog: Hast du einen Lektüretipp für unsere Leser:innen in Bezug auf das Thema Prozessautomatisierung? Wenn ja, her damit!
Um bestehende Dinge hinterfragen und neu denken zu können, muss man auch lernen, anders zu denken. Deshalb würde ich das Buch A New Way to Think von Roger Martin empfehlen, das definitiv dazu führt, dass man aktuelle Strategien und Herangehensweisen anders sieht und lernt, die richtigen Fragen zu stellen.
d.velop blog: Wenn du einem Unternehmen sagen müsstest, wie sie am besten mit Prozessautomatisierung starten, ohne sich zu verzetteln – was rätst du dieser Organisation?
Unternehmen, die mit Prozessautomatisierung beginnen möchten, rate ich, sich mit Personen auszutauschen, die diesen Weg bereits gegangen sind. Man muss nicht dieselben Fehler machen, die andere bereits gemacht haben. Und durch den Austausch realisiert man schnell, wie der erste individuelle Schritt im Unternehmen aussehen kann.