Täglich müssen Unternehmen enorme Mengen an neuen Informationen verarbeiten. Briefe, Rechnungen und Verträge landen sowohl in Papierform als auch in digitaler Form auf den Tischen der Mitarbeitenden. Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse läuft in einigen Unternehmen dennoch schleppend. Mittels Capturing-Lösungen können die digitalen Arbeitsweisen vorangetrieben werden.
Definition Capturing
Mitsamt der Digitalisierung stößt man auch vermehrt auf den Begriff „Capturing“. Doch was ist damit eigentlich genau gemeint? Wenn man „to capture“ in einen Übersetzer eingibt, erhält man eine Vielzahl an Ergebnissen unter anderem „erfassen“, „einfangen“ oder auch „kapern“. Letzteres können wir nicht wirklich in Zusammenhang mit der Digitalisierung bringen. Capturing bedeutet auf Deutsch in dem Zusammenhang der Digitalisierung „Erfassen“. Gemeint ist damit das Erfassen einzelner Dokumente und Belege.
Was ist Capturing genau?
Ziel und Nutzen
Im Zuge des Capturings werden Papierdokumente (Briefe, Rechnungen, Bestellungen etc.), aber auch digitale Dokumente (E-Mails inkl. Anhänge usw.) erfasst. Mittels Software werden die Dokumente in jederzeit verfügbare Informationen bzw. Datensätze umgewandelt. Diese werden dann an die dazugehörigen Geschäftsanwendungen, -prozesse und -workflows übergeben. Das Capturing verfolgt das Ziel und den Nutzen, Informationen automatisch, schnell, einfach und möglichst genau zu erfassen. Prozesse wie das Order-Management in einem Unternehmen können mittels Capturing optimiert werden.
Für eine gut funktionierende Dokumentenverarbeitung und -verteilung ist eine korrekte Erfassung unumgänglich. Dazu dient das Capturing. Der Automatisierungsgrad des Vorgangs der Dokumentenerfassung bestimmt die damit verbundenen Aufwände und Kosten. In der entsprechenden Capturing-Software werden u.a. physische Dokumente gescannt, Dateinamen anschließend automatisch vergeben (aus dem Dokument oder mit einem Barcode) und anschließend in einer vordefinierten Ablage, z.B. Dokumentenmanagementsysteme, abgelegt.
Methoden zur Erfassung
Für diesen Vorgang gibt es zwei gängige Methoden der Erfassung: einerseits das halbautomatische Erfassen mit der Software als Grundlage, aber einer zusätzlichen Nachbearbeitung durch Mitarbeitende. Demgegenüber steht die automatische Indexierung. Dabei übernimmt die Software die Zuordnung von Dokumenten selbstständig. Mehr zur Indexierung von Dokumenten findest du in unserem entsprechenden Blogartikel.
Die nachfolgende Abbildung stellt die Möglichkeiten des Capturings dar. Dokumente verschiedenster Art können dank einer Capturing-Lösung in verwertbare Informationen „übersetzt“ werden.
Capturing bedeutet mehr Kontrolle
In vielen Unternehmen gibt es immer noch eine Menge Papier. Manuelle und papierbasierte Prozesse bestimmen den Alltag. Dies macht die Kommunikation und die Informationstransparenz sowie die unternehmerische Transparenz schwierig. Dadurch verlängern sich die Reaktionszeiten bei Kundenanfragen. Dies hat Auswirkungen auf die Zufriedenheit der Kunden:innen und den damit verbundenen Ertrag. Unabhängig von der Art des Problems, kann die elektronische Informationserfassung helfen, die Kontrolle über die Inhalte im Unternehmen zurückzugewinnen.
Capturing eignet sich daher perfekt für Unternehmen mit langsamen, manuellen, fehleranfälligen oder teuren nach außen gerichteten Prozessen. Richtig eingesetzt, kann die Informationserfassung den Empfang, die Dateneingabe, die Verarbeitung und die Ausgabe von Dokumenten und elektronischen Daten praktisch jeder Herkunft in einem beliebigen Format und an jedes Ziel weitgehend automatisieren.
Nützliche Werkzeuge für das Capturing
Im Zuge des Scannens und digitalisieren von Papierbelegen, gibt es einige sinnvolle Werkzeuge, die verwendet werden können, um den Vorgang effizient zu gestalten. Daher ist bei einem Kauf einer Capturing-Software darauf zu achten, dass diese die folgenden Funktionen in jedem Fall abdecken kann:
- Seiten drehen: Sollte sich beim Scannen eines Papierbeleges ein Fehler eingeschlichen haben, so kann dieser leicht korrigiert werden. Seiten lassen sich so lange um 90° drehen, bis die korrekte Position erreicht ist.
- Seiten hinzufügen: In ein bestehendes digitales Dokument können problemlos noch weitere Seiten hinzugefügt werden. Die einzufügenden Seiten können bereits digital vorliegen oder noch eingescannt werden.
- Seiten löschen/verschieben: Leere Seiten zwischen den eingescannten Dokumenten können einfach gelöscht werden. Einzelne Seiten sollten sich einfach verschieben und neu anordnen lassen.
- Seiten trennen: Die Möglichkeit ein Dokument zu trennen und daraus mehrere zu machen sollte gegeben sein. Dazu können KI-gestützte Services genutzt werden, sodass es keine Barcode-Trennblätter mehr braucht.
Capturing erfolgreich im Unternehmen einsetzen
Es empfiehlt sich für Firmen, die die Digitalisierung vorantreiben wollen, diese stufenweise anzugehen. Es hat sich vermehrt in Studien gezeigt, dass Unternehmen mit Capturing-Erfahrung auch eine Verbesserung ihrer Dokumentenprozesse verzeichnen. Das schrittweise Vorgehen ermöglicht es, mit zunehmender Erfahrung vermehrt Erfolge zu verzeichnen. Für die Etablierung neuer Software im Unternehmen braucht es zum einen Zeit und zum anderen auch die Unterstützung und den Zuspruch der Mitarbeitenden. Capturing bringt den Anwender:innen zahlreiche Vorteile. Durch die Automatisierung der Vorgänge wird Zeit und Geld gespart. Auch für diejenigen, die im Unternehmen mit den Dokumenten arbeiten wird es um einiges leichter und effizienter. Denn durch die digitale Archivierung der Dokumente können diese immer wieder ohne großen Aufwand gefunden werden.
Capturing bedeutet die Schonung von Unternehmensressourcen. Es wird manuelle Arbeit bei der Datenerfassung und Zeit beim Suchen von Dokumenten reduziert – dank Volltextsuche, können diese schnell gefunden werden. Zudem wird Zeit durch das gleichzeitige Verteilen von Dokumentendaten an mehrere Systeme bei gleichzeitig zentraler Dokumentenablage gespart. Für die Mitarbeitenden ist das eine Entlastung von monotonen und zeitfressenden Aufgaben, dadurch haben sie mehr Zeit für anspruchsvollere Tätigkeiten. Allgemein erhöht das die Mitarbeitermotivation und -zufriedenheit.
Der digitale Posteingang als Grundbaustein für ein papierloses Büro
Häufige Frage und Antworten zum Capturing
Capturing bezieht sich auf den Prozess des Erfassens von Papierdokumenten und digitalen Dokumenten mittels Software. Dabei werden die Dokumente in digitale Informationen bzw. Datensätze umgewandelt und in Geschäftsanwendungen, -prozesse und -workflows integriert.
Es gibt zwei gängige Methoden der Erfassung. Die halbautomatische Erfassung erfolgt mit Hilfe von Software, die eine Nachbearbeitung durch Mitarbeitende erfordern kann. Bei der automatischen Indexierung übernimmt die Software die Zuordnung der Dokumente selbstständig.
Das Ziel von Capturing ist es, Informationen automatisch, schnell, einfach und genau zu erfassen. Dadurch können Unternehmen ihre Dokumentenverarbeitung und -verteilung optimieren
Der Nutzen liegt in der Vereinfachung von Prozessen wie dem Order-Management, der Verbesserung der Kommunikation und Informationstransparenz sowie der Steigerung der Effizienz und Zufriedenheit der Mitarbeitenden.