Die 6 wichtigsten Fragen zu Business Process Management (BPM)

Die Optimierung von Geschäftsprozessen steht bei mehr und mehr Unternehmen auf der To-do-Liste, sobald es um Themen wie Einsparpotenziale oder Effizienzsteigerung geht. Und das zu Recht! Mit Business Process Management (BPM) steht und fällt der langfristige Unternehmenserfolg, da es sich um einen der wichtigsten Hebel für die interne Prozessoptimierung handelt. Wir beantworten daher die 6 wichtigsten Fragen zu BPM und durchleuchten das Thema rund um Prozessmanagement.

Was ist Business Process Management?

Beginnen wir mit der Definition von Business Process Management (BPM).

Ziel von BPM

Das Ziel von Business Process Management (BPM) ist es, bestehende Prozesse so zu optimieren, dass sie sowohl auf individuelle Kundenbedürfnisse als auch auf die eigenen Unternehmensziele ausgerichtet sind. Mit der Digitalisierung gehen stets Innovationen und sich ändernde Kundenbedürfnisse einher, sodass eine einmalige Einführung von BPM in die Organisation nicht genügt. Vielmehr ist Business Process Management als kontinuierlicher Prozess mit sich ständig ändernden Anforderungen zu betrachten.

Warum ist BPM wichtig?

Interne Geschäftsprozesse sind der Motor einer Organisation. BPM ermöglicht es, eben diese Prozesse transparent, gesamtheitlich und optimal aufeinander abzustimmen, um definierte Unternehmensziele effizient zu erreichen. In die Analyse des BPM fließen sämtliche Ebenen und Bereiche einer Organisation ein – von Mitarbeitenden über Kunden bis hin zu Geschäftspartnern und Lieferanten. Aus derartiger Transparenz lassen sich mit einem Blick alle Strukturen und Abläufe im Unternehmen darstellen, um so Potenziale und Wettbewerbsvorteile zu generieren.

Welche Rollen gibt es im BPM?

Ein funktionierendes System basiert auf klar definierten Verantwortlichkeiten – so auch im Business Process Management. Die Verankerung eines erfolgreichen Rollenkonzeptes in die bestehende Organisation trägt maßgeblich zum Erfolg bei der Einführung von BPM bei. Folgende Geschäftsprozessmanagement-Rollen sind hier vertreten:

• Chief Process Officer (CPO)
• Prozessverantwortlicher
• Prozessmanager
• Prozessmanagement-Berater
• Prozessmanagement-Coach
• Prozessbeteiligter
• Prozesscontroller
• Prozessauditor

Wie funktioniert BPM?

Business Process Management setzt sich aus verschiedenen Schritten bzw. Phasen zusammen, die sich mittlerweile in Anzahl und Bezeichnung unterscheiden können. Die einen BPM-Experten sprechen von 5 Phasen, andere dagegen definieren mehr oder auch weniger Schritte zur Durchführung. Die einzelnen Phasen bilden den sogenannten BPM-Lebenszyklus und laufen iterativ ab. Insgesamt ergeben sich, trotz einiger unterschiedlicher Ansätze, folgende 5 Phasen zur erfolgreichen Durchführung von BPM:

1. Design: Ist-Analyse gegenwärtiger Geschäftsprozesse und Entwurf auf Basis von Geschäftszielen
2. Modellierung: Auswahl neuer (Soll-)Prozesse anhand individueller Unternehmensbedürfnisse
3. Implementierung: Modellierte Prozesse in Testumgebung implementieren, in interner IT-Umgebung veröffentlichen und ausführen.
4. Monitoring: Kontinuierliche Überwachung und Analyse zur Ableitung von Maßnahmen zur Prozessoptimierung
5. Optimierung: Durchführung der Verbesserungsmaßnahmen

Prozessautomatisierung mit BPM-Lösungen

Für die optimale Ein- und Durchführung von Business Process Management in die Organisation stehen verschiedenste BPM-Lösungen zur Verfügung. Diese können im Idealfall in bereits bestehende Systeme integriert werden und so zur Prozessautomatisierung führen. Die richtige Auswahl der BPM-Lösung als zentraler Bestandteil der eigenen Digitalisierungsstrategie ist daher der Schlüssel zum Erfolg.

BPM-Software

Als Teil des Enterprise Content Managements (ECM) sorgt das Business Process Management für die präzise Steuerung und Optimierung sämtlicher Geschäftsprozesse. Mithilfe einer BPM-Software lassen sich sämtliche Teilschritte automatisieren und somit die geschaffenen Workflows stetig optimieren.

BPM in der Cloud

Der Einsatz einer Cloud-Lösung ermöglicht ein kollaboratives Prozessmanagement für Teams, die auf der ganzen Welt verteilt sind. Insbesondere für das stärker in den Fokus gerückte Homeoffice reduziert BPM per Cloud den Abstimmungsaufwand zwischen Verantwortlichen und ermöglicht eine effiziente, ortsunabhängige Zusammenarbeit zur Prozessoptimierung.

Wie kann ich Prozesse visualisieren?

Die Visualisierung ist ein zentraler Bestandteil des BPM. Mit grafischen Lösungen wie Business Process Management and Notation (BPMN) oder Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) lassen sich Prozesse übersichtlich darstellen und generieren ein gesamtheitliches Bild für Anwender zur maximalen Nachvollziehbarkeit.

Was sind die Vorteile von BPM?

Business Process Management bietet Organisationen zahlreiche Vorteile, die maßgeblich zum nachhaltigen Unternehmenserfolg führen. Zu den wichtigsten Vorteilen von BPM zählen:

• Optimierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen
• Minimierung von Prozess- und Systemkomplexität
• Hohe Transparenz dank übersichtlicher Prozessdokumentation
• Visualisierung von Prozessen in Echtzeit
• Ableitung erfolgskritischer Maßnahmen durch Soll-Ist-Vergleich
• Besseres Verständnis von Abläufen im Unternehmen für Führungskräfte
• Fehlerreduzierung, Ressourcenschonung, Qualitätssteigerung

Worin unterscheiden sich BPM und Workflow-Management?

Business Process Management wird häufig fälschlicherweise mit Workflow-Management gleichgesetzt. Der Unterschied zwischen diesen beiden Begriffen liegt darin, dass BPM die Gesamtheit aller Prozesse und deren Zusammenhang in die Analyse einbezieht. Workflow-Management dagegen umfasst die Optimierung einzelner Prozesse im Detail und ermöglicht die präzise Koordination und Organisation.