In Unternehmen gibt es Abteilungen, die generell als besonders spannend und abwechslungsreich gelten. In den meisten Fällen zählt die Buchhaltung aber nicht dazu, da diese leider oft als eintönig und langweilig angesehen wird. Trotzdem ist sie ein elementares Zentrum jedes Unternehmens, da hier nicht nur die Jahresabschlüsse und Bilanzen erstellt werden und das Mahnwesen organisiert wird, sondern auch alle Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens verbucht werden. Welche Rolle hierbei die Digitalisierung spielt und welche Vorteile Unternehmen haben, wenn sie die Buchhaltung automatisieren, erfährst du in diesem Blogartikel.
Buchhaltung: Alles andere als langweilig
Wer denkt, dass in der Buchhaltung immer noch mit Zettel, Stift und Rechenmaschine gearbeitet werden muss, liegt daneben. Mittlerweile hat der digitale Wandel auch den Bereich der Buchhaltung erreicht. Mit einer automatisierten Buchhaltung können Betriebe die Bewältigung buchhalterischer Prozesse oder Aufgaben mittlerweile schneller und exakter erledigen, um die eigene Produktivität zu steigern und langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Ein positiver Nebeneffekt ist zudem, dass durch diese Transformation sich das Image der tristen Buchhaltung in eine spannende und moderne Abteilung wandelt.
Was lässt sich in der Buchhaltung automatisieren?
Früher gingen die Dokumente per Post im Unternehmen ein, wurden dann in verschiedenen Abteilungen verteilt und in Aktenordnern abgelegt. Damit war auch meist eine händische Aktenablage, Schriftgutverwaltung und unstrukturierte Dateiordner verbunden. Heute nutzen schon viele Unternehmen digitale Briefkästen, digitale Aktenpläne und ein Dokumentenmanagement-System (DMS), wodurch dieser Prozess digitalisiert und automatisiert abläuft, und zwar vom Dokumenteneingang bis zum rechtssicheren Archivieren. Alle relevanten Dokumente der Buchhaltung, wie Verträge, Rechnungen, Angebote, Lieferscheine oder auch E-Mails, können in so einem DMS abgelegt und bearbeitet werden. Zudem können auch Drittsysteme nahtlos integriert werden und bilden so eine zentrale Drehscheibe für alle relevanten Informationen in einem Unternehmen.
Nicht nur digitalisieren, sondern auch automatisieren!
Mit der Digitalisierung der Daten in den Unternehmen trat zusätzlich auch recht schnell die Automatisierung mit auf den Plan, die mithilfe unserer Lösung genau definierte Abläufe eigenständig und voll automatisch bewältigen kann. Das betrifft zum Beispiel die digitale Rechnungsverarbeitung, die den gesamten Rechnungsworkflow digitalisiert und optimiert. Die vereinfachten, beschleunigten und effizienten Abläufe helfen dabei, Kosten zu reduzieren und Zeit zu sparen.
Buchhaltung automatisieren: Das sind die 4 wesentlichen Vorteile
1) Höhere Transparenz und mehr Überblick
Anstatt die Dokumente in sämtlichen unüberschaubaren Ordner oder einer Datenbank zu suchen, können Belege, Rechnungen und Nachweise automatisch, strukturiert und rechtssicher abgelegt werden. Die zeitintensive Suche von bestimmten Dokumenten in Papierbergen gehört somit der Vergangenheit an.
2) Weniger fehlerhafte Prozesse
Jeder kann mal ein Detail übersehen oder einen Fehler unterlaufen. Das ist völlig normal und kann auch den Besten passieren. Diese Fehler entstehen in den meisten Fällen beim Transfer von wichtigen Daten von A über B nach C und erfordern Korrekturen. Es entstehen ggf. Kopien und es muss aus einer Vielzahl von Rechnungen und Dokumenten genau das Richtige herausgesucht werden. Korrekte und konsistente Daten über alle Prozesse, Abteilungen und Anwendungen hinweg, sind unerlässlich und für die Buchhaltung enorm wichtig.
3) Zeit für die wichtigen Dinge
Neben der Kostenersparnis bei der automatisierten Buchhaltung ist ein weiterer offensichtlicher Vorteil die Zeitersparnis. Denn je weniger Zeit durch die Automatisierung für die Buchhaltung aufgebracht werden muss, desto mehr Zeit steht den Mitarbeiter:innen bei anderen Themen zur Verfügung.
4) Entlastung und Motivation des Personals
Durch die Zeitersparnis wird auch das Personal entlastet, da lästige Routineaufgaben mit einer automatisierten Buchhaltung wegfallen, wodurch sich Mitarbeiter:innen anderen Themen zuwenden können. Diese Abwechslung kann zu erhöhter Motivation führen und steigert zudem auch die Produktivität jedes Einzelnen.
„Das Dokumentenmanagement von d.velop hilft uns extrem dabei, Eingangsrechnungen schneller zu bearbeiten. Das DMS findet formale Fehler und macht zudem eine rechnerische Prüfung, ob die Beträge und die Mehrwertsteuer stimmen. Die Eingangsverarbeitung der digitalen Rechnungen funktioniert nun viel schneller, und die Handhabung des Prozesses für die Buchhaltungsmitarbeiter ist wesentlich einfacher als vorher.“
Nicole Pollack
Betriebswirtin und Product Owner Internal IT Applications
Ableton AG
Doch wie am besten anfangen, um die Buchhaltung zu automatisieren?
Die Digitalisierung und Automatisierung der Buchhaltung kann sehr individuell erfolgen. Wichtig ist, dass die eigenen Prozesse genau analysiert wurden, um eigene Problemfelder und Optimierungspotenziale zu identifizieren. Darauf basierend können Wünsche und eine genaue Zielvorstellung definiert werden. Bei der Anbieterauswahl, sollte sorgfältig auf Erfahrung in den Bereichen Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen, Technologie Know-how und Sicherheitsstandards geachtet werden.
Ganz wichtig: Am Ball bleiben!
Durch die digitale Transformation befinden sich viele Arbeitsweisen in einem starken Wandel. Um da mithalten zu können, nicht den Anschluss zu verlieren und weiter eine gute Wettbewerbsfähigkeit gewährleisten zu können, ist die Umstellung auf eine automatisierte Buchhaltung durchaus sinnvoll. Die Einführung einer digitalen Rechnungsverarbeitung ist ein guter Start, die bisherigen Prozesse zu hinterfragen, zu überdenken und zu optimieren.
Digitale Rechnungsverarbeitung | Tipps und Stolperfallen in der Projektierung