Briefe online versenden: wie und warum Unternehmen auf digitale Post umstellen

Bei der Suche von Unternehmen und Organisationen nach einem unkomplizierten und digitalen Briefversand fallen noch oft die Begriffe E-Postbrief und E-Brief. Allerdings wurde der hybride Postdienst der Deutschen Post bereits im Jahr 2020 eingestellt. Zum Glück stehen zahlreiche moderne, rechtssichere und nachhaltige Alternativen zur Verfügung. Im Blogartikel klären wir auf, warum und wie Unternehmen zukünftig Briefe online versenden.

Darum haben viele Unternehmen begonnen, Briefe online zu versenden

Ganz gleich, um welche Art von Dokument es sich handelt, der Prozess rund um den Brief ist immer gleich: Die Absender:innen erstellen das Dokument digital, und die Dokumente werden ausgedruckt – sei es inhouse oder ausgelagert an Drittanbieter. Anschließend wird kuvertiert, frankiert und versendet.

Ein solcher Prozess ist zeit- und ressourcenintensiv und lässt sich mit digitalen Lösungen ganzheitlich digitalisieren – das haben bereits viele Unternehmen erkannt. Die Vorteile liegen auf der Hand:

1. Kosten sparen

Der Online-Briefversand bietet zahlreiche Möglichkeiten, Kosten im Vergleich zum traditionellen postalischen Versand zu sparen. Durch die Digitalisierung entfallen Ausgaben für Papier, Druck und Porto. Zudem entfällt die Notwendigkeit von physischen Briefumschlägen und Kuverts, was weitere Kosten und manuelle Aufwände einspart. Da der Versand digital erfolgt, entfallen auch Kosten für den Transport und die Lagerung von Papierdokumenten. Überdies ermöglicht der Online-Briefversand eine effizientere Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten, was wiederum zu Zeit- und Personaleinsparungen führt.

2. Gesetzeskonforme Zustellung

Nicht alle Dokumente dürfen per E-Mail zugestellt werden, insbesondere HR-Daten unterliegen gesetzlichen Anforderungen zum Datenschutz oder zum Schriftformerfordernis. Dies betrifft unter anderem die Zustellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen, die sensible und rechtlich relevante Informationen wie Gehalt, Sozialversicherungsbeiträge, Steuern und andere Abzüge enthalten. Unternehmen müssen gemäß den arbeitsrechtlichen Bestimmungen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter:innen ihre Gehaltsabrechnungen ordnungsgemäß erhalten. Der Online-Briefversand bietet Unternehmen eine digitale Möglichkeit, ihre gesetzliche Zustellungspflicht zu erfüllen, insbesondere bei rechtlich relevanten Dokumenten.

Ist die digitale Zustellung von Gehaltsabrechnungen möglich und rechtens? Ja! Eine Erörterung findet sich im Artikel Recht auf Gehaltsabrechnung in Papierform – gibt es das?

3. Sekundenschnelle Zustellung

Während die Post rund zwei Werktage oder länger benötigt, um bei den Empfänger:innen anzukommen, geht es bei der digitalen Postzustellung deutlich schneller. Die Zustellung dauert nur wenige Sekunden. Dringende Nachrichten kommen also noch am selben Tag an.

4. Umwelt schützen

Der Online-Briefversand bietet nicht nur eine effiziente Möglichkeit, Dokumente zu versenden, sondern kann auch einen positiven Beitrag zum Umweltschutz leisten. Durch die Reduzierung von Papierverbrauch, Transportaufwand und Abfallvolumen trägt der Online-Briefversand dazu bei, den ökologischen Fußabdruck von Unternehmen zu verringern. Ebenso können durch die Digitalisierung von Prozessen und die Nutzung von Energie aus erneuerbaren Quellen weitere Umweltvorteile erzielt werden. Durch die Umstellung auf den Online-Briefversand können Unternehmen somit nicht nur Kosten sparen, sondern auch einen Beitrag zum Klimaschutz leisten.

Weitere Vorteile erhältst du in diesem Video:

Deshalb haben E-Postbrief und E-Brief ausgedient, um Briefe online zu versenden

Obwohl der hybride Versand von E-Post auf den ersten Blick attraktiv klingt, hatte der Dienst der Deutschen Post einige Schwachstellen. Seit dem 1. Januar 2020 hat das Unternehmen den E-Brief bereits eingestellt. Dafür gab es einige Gründe:

• Datenschutz: Größte Kritik erhielt der E-Brief wohl durch den mangelnden Datenschutz. Briefe lagen als Klartext im Portal vor und waren nur durch eine HTTPS-Verschlüsselung gesichert. Zudem waren alle Adressdaten in nur einem Verzeichnis gespeichert, sodass alle E-Postbrief-Kunden sämtliche Adressen abrufen konnten.
• Nur für Dokumente, die der Formfreiheit unterliegen: Sobald ein Dokument eine Unterschrift benötigt, konnte der E-Brief nicht genutzt werden. Es fehlte ein Prozess, der das rechtsgültige Signieren ermöglichte. Bei vielen Dokumententypen fiel der Aufwand somit wieder beim Unternehmen an.
• Kein Medienbruch, aber ein Softwarebruch: Der Prozess rund um den Online-Versand der Briefe lief zwar seitens des Versenders komplett digital ab, allerdings gab es keine Möglichkeiten, den E-Postbrief in bestehende Workflows zu integrieren. Der Anwender musste die gewohnte Arbeitsumgebung immer verlassen, um in das System der Deutschen Post zu wechseln. Dies hemmte den Arbeitsprozess.
• Weitere Kritikpunkte gaben den Todesstoß: Zu teuer, zu unsicher, nicht anwenderfreundlich: Viele Kritikpunkte kamen zusammen, sodass sich die Deutsche Post gegen den E-Brief entschied. Heute kann der rein digitale Dienst nicht mehr genutzt werden, der hybride Dienst mit klassischer Zustellung hingegen schon.

Briefe online versenden – rechtssicher und einfach mit d.velop postbox

Der Online-Versand von Briefen sollte vor allem eins sein: einfach. Daher hat d.velop ein Produkt entwickelt, das die Anwender:innen weitgehend entlastet und alle Vorteile des digitalen Briefversands vereint. Mit d.velop postbox können Organisationen Dokumente jeder Art verschlüsselt und mit einem elektronischen Zustellnachweis digital an die Empfänger:innen senden.

Einfache Anbindung der d.velop postbox an bestehende Systeme

Die d.velop postbox ist mit jedem vorhandenen System kompatibel und kann nahtlos angebunden werden, ohne langwierige technische Projekte, Umstellungen der bestehenden IT-Infrastruktur oder umfangreiches Fachwissen. Die flexible Anbindungsmöglichkeit von d.velop postbox ermöglicht eine einfache Implementierung in bestehende Systeme, sodass Unternehmen sofort von den Vorteilen profitieren können, ohne ihre Arbeitsabläufe grundlegend ändern zu müssen.

Datensicherheit steht an erster Stelle beim Briefe online versenden

Die Einbindung digitaler Prozesse darf den Datenschutz nicht gefährden. Deswegen wird der Brief automatisch verschlüsselt, sobald er in den Workflow eintritt. Der Brief wird zugestellt, und die Absender:innen erhalten einen eindeutigen Zustellnachweis. Anschließend bleibt der Brief verschlüsselt im digitalen Briefkasten, bis die Empfänger:innen ihn mit einem privaten Schlüssel entschlüsseln. Weiterhin haben die Empfänger:innen die Möglichkeit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung, um das Risiko unbefugten Zugriffs auf die Dokumente zu minimieren.

Revisionssichere Zustellung für Organisationen

In besonderen Fällen können Absender:innen die Briefe rechtssicher in die digitalen Postfächer der Empfänger:innen einstellen, was bedeutet, dass sie bis zu einem bestimmten Zeitpunkt unverändert bleiben. Rechtssichere Lösungen gewährleisten, dass Organisationen gesetzliche Anforderungen und Regularien einhalten. Dies ist insbesondere wichtig in Branchen mit strengen Vorschriften wie dem Gesundheitswesen, der Finanzbranche und dem Rechtswesen.

Digitale Zustellung von Dokumenten: Für welche Briefe kommt sie infrage?

Digitale Korrespondenzen

Der digitale Briefkasten ist für jede:n deiner Empfänger:innen geeignet: Kund:innen, Lieferant:innen, Partner:innen und Mitarbeiter:innen. Sofern keine:r auf die Zustellung in Papierform besteht, kannst du die gesamte ausgehende Post digital abwickeln. Der Online-Versand von Briefen geht allerdings auch in die andere Richtung. Mitarbeiter:innen haben etwa die Möglichkeit, verschlüsselt den Urlaubsantrag, oder die Krankschreibung einzureichen. Kund:innen können Reklamationen über den Online-Brief abwickeln.

Für jedes Endgerät geeignet

Der digitale Briefkasten kann auf jedem Endgerät installiert werden. Dadurch bekommen Mitarbeiter:innen etwa ihre Gehaltsabrechnung direkt auf ihr Smartphone. Und auch für die Zustellung der Krankschreibung ist nicht der Arbeitsplatz notwendig. Zusätzlich ist das digitale Postfach zeitlich unbegrenzt und ermöglicht die Registrierung mit einer privaten E-Mail-Adresse. Das Postfach gehört nicht dem Arbeitgeber, sondern den Mitarbeiter:innen. Wechselt ein/e Mitarbeiter:in den Arbeitgeber, kann sie/er trotzdem die empfangenen Dokumente abrufen.